Quản lý tài liệu lưu trữ thời đại số đã trở nên dễ dàng và tiện lợi với sự hỗ trợ của các phần mềm văn phòng điện tử. Không còn cảnh tốn hàng giờ tìm kiếm tài liệu hay phải tiêu hủy tài liệu do quá tải.

Quản lý tài liệu lưu trữ kiểu mới trong kỷ nguyên số

Quản lý tài liệu lưu trữ là công việc đòi hỏi tính logic và hệ thống cao. Thông thường, các cơ quan, doanh nghiệp sẽ cần một người có nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ để quản lý các văn bản, lưu trữ tài liệu và tìm kiếm tài liệu khi cần thiết.

Tuy nhiên trên thực tế, rất nhiều đơn vị giao phần việc “khó nhằn” này cho nhân viên hành chính chung của cơ quan. Việc lưu trữ tài liệu văn bản cứng vốn cần được sắp xếp tựa như những thủ thư trong thư viện đã không theo một quy luật nào.

Thay vì chỉ một thủ thư quản lý, tìm tài liệu thì tất cả nhân viên của cơ quan, doanh nghiệp cùng gửi tài liệu, cùng tìm và khiến tình trạng thất lạc không thể tránh khỏi. Trong trường hợp tài liệu vẫn còn, quá trình để lục tìm cũng thật nan giải.

Trong thời đại số, rất nhiều đơn vị đã số hóa phần mềm để lưu vào ổ cứng máy tính của cơ quan doanh nghiệp nhưng lại khó tránh khỏi khả năng ổ cứng bị hỏng và không lấy lại được dữ liệu. Có những doanh nghiệp cấp tiến hơn lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ để số hóa toàn bộ thông tin. Với cách làm này, cơ quan, doanh nghiệp ở quy mô nhỏ đã có thể tạm hài lòng với chất lượng của hệ thống quản lý lưu trữ.

Với những cơ quan, doanh nghiệp có nhiều phòng ban, chi nhánh, dạng phần mềm nhỏ lẻ như vậy chưa đáp ứng được nhu cầu sử dụng thực tế. Khi các phòng ban, chi nhánh cần lấy dữ liệu vẫn phải di chuyển đến trụ sở chính để copy dữ liệu sao lưu vào usb hay ổ cứng di động rất bất tiện.

Đâu mới là giải pháp toàn diện cho việc quản lý tài liệu ở thời đại số?

Ở Việt Nam, khái niệm về văn phòng điện tử mới chỉ phổ biến trong khoảng 3 năm trở lại đây khi công cuộc cải cách hành chính được Chính phủ vận động các cơ quan nhà nước thực hiện cùng nhu cầu chuyển đổi phương thức làm việc ngày càng nhiều của doanh nghiệp. Không chỉ đơn thuần quản lý tài liệu lưu trữ, phần mềm văn phòng điện tử tích hợp toàn bộ những chức năng trao đổi thông tin, quản lý công việc và quản lý tài liệu lưu trữ.

Phần mềm văn phòng điện tử giúp biến văn phòng giấy tờ thu nhỏ lại bằng toàn bộ dữ liệu trên hệ thống. Việc cập nhật, tìm kiếm các tài liệu lưu trữ chỉ cần thao tác với vài cú nhấp chuột. Đặc biệt, lãnh đạo của các cơ quan, doanh nghiệp có thể điều hạnh, kiểm soát công việc tại bất cứ đâu với thiết bị thông minh như smartphone, máy tính bảng, máy tính cá nhân có nối mạng internet.

Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn đi tiên phong cung cấp phần mềm văn phòng điện tử

Với hơn 10 năm trong lĩnh vực cung ứng các phần mềm hệ thống, công ty phát triển công nghệ Thái Sơn là đơn vị đi đầu trong việc xây dựng phần mềm văn phòng điện tử. Phần mềm văn phòng điện tử Cloud Office được ra đời dựa trên những nghiên cứu thực tế về mô hình làm việc của các văn phòng giấy tờ từ đó ánh xạ một cách tương đồng nhất.

Dựa theo mô hình làm việc của văn phòng giấy tờ, công ty Thái Sơn xây dựng phần mềm Cloud Office với đặc tính phân quyền như tại các cơ quan nhà nước. Theo đó, phần mềm có thể ứng dụng rộng rãi với cả khối hành chính nhà nước và các doanh nghiệp.

Ngoài phần mềm CloudOffice, công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn còn triển khai phần mềm trong lĩnh vực khai hải quan điện tử, thuế điện tử, hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử, văn phòng điện tử và các giải pháp công nghệ khác. Công ty Thái Sơn đã 3 năm liên tiếp được trao giải thưởng Sao Khuê (2009,2010, 2011) do hiệp hội phần mềm Việt Nam và Bộ thông tin truyền thông tổ chức trao tặng cùng nhiều bằng khen khác.

Mọi thông tin chi tiết về hệ thống văn phòng điện tử CloudOffice xin liên hệ:

Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn

Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội

Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223

Tổng đài hỗ trợ: 1900 1286

Website: cloudoffice.com.vn