Với những doanh nghiệp chuẩn bị chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng như thế nào? Doanh nghiệp cần chuẩn bị những thủ tục gì quan trọng? Hướng dẫn chi tiết sẽ có trong bài viết dưới đây.

Hướng dẫn cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

1. Quy định về thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Tại Khoản 3, Điều 1 của Thông tư 37/2017/TT-BTC, thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được nộp lên cơ quan thuế chậm nhất là 2 ngày trước khi các tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Chỉ sau khi thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp mới được phép sử dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp doanh nghiệp tự ý thực hiện phát hành hóa đơn mà không đăng ký sử dụng bị coi là bất hợp pháp. Theo Thông tư 10/2014/TT-BTC, mức phạt áp dụng cho trường hợp này từ 20 triệu đồng - 50 triệu đồng.

Tuy nhiên, tại Thông tư 68/2019/NĐ-CP, doanh nghiệp chỉ cần gửi hồ sơ lên cơ quan thuế 01 ngày trước khi bắt đầu sử dụng. Sau 1 ngày kể từ khi nộp hồ sơ, cơ quan thuế sẽ thông báo kết quả chấp thuận hồ sơ hay không.

2. Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm những tài liệu nào?

Trước khi làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử, bạn cần chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm:

Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

• Sử dụng Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm Thông tư 32/2011/TT-BTC.
• Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử cần có chữ ký, đóng dấu của người nộp thuế.

Thông báo phát hành hóa đơn

• Sử dụng Mẫu số 2 Phụ lục ban hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.
• Các thông tin về doanh nghiệp, bao gồm tên, địa chỉ phát hành cần khớp với thông tin đã đăng ký thuế và khớp với Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.
• Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn không được trùng với các số hóa đơn đã phát hành.
• Mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn phải khớp với thông tin trên mẫu hóa đơn đính kèm.
• Ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn đúng quy định.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ trước khi thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Hóa đơn mẫu

Hóa đơn mẫu thường được lấy từ nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử nhưng phải đảm bảo:

• Đầy đủ các thông tin, chỉ tiêu bắt buộc của hóa đơn.
• Thông tin về tên, địa chỉ trên hóa đơn mẫu cần khớp với thông tin doanh nghiệp đã đăng ký thuế.

3. Hướng dẫn cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tạo thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bạn đăng nhập vào phần mềm HTKK, truy cập mục “Hóa đơn (1)” sau đó chọn “Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)”. Bạn điền đầy đủ các thông tin và kết xuất file dưới dạng XML.

Tạo thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử

• Để hạn chế lỗi xảy ra trong quá trình thực hiện, bạn nên sử dụng trình duyệt Internet Explorer để truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn.
• Sau đó, bạn đăng nhập bằng mã số thuế của doanh nghiệp, chọn “Tài khoản” sau đó “Đăng ký thêm tờ khai”.
• Tích chọn mục “Thông báo phát hành hóa đơn” sau đó ấn “Tiếp tục”.

Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Đăng ký thành công, bạn vào mục “Nộp tờ khai” để tải lên file thông báo định dạng XML mới tạo ở bước 1.

Bước 3: Nộp quyết định sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu

Ở bước này, bạn cần scan thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu lấy từ phía nhà cung cấp. Hai tài liệu này phải có định dạng word (.doc).

Bạn vào mục “Tra cứu”, tại dòng Tờ khai, bạn lựa chọn “TB01/AC - Thông báo phát hành hóa đơn”. Bạn lựa chọn file word đính kèm và ấn ký nộp để hoàn tất quy trình.

Nộp quyết định sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu.

Để kiểm tra xem thông báo phát hành hóa đơn của doanh nghiệp đã được cơ quan thuế chấp thuận hay chưa, bạn có thể tra cứu trên trang cổng thông tin điện tử: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html.

4. ThaisonSoft hỗ trợ 100% thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng - Sử dụng chỉ sau 2 ngày đăng ký

Với những doanh nghiệp lần đầu triển khai hóa đơn điện tử, việc lúng túng trong thực hiện các thủ tục, hồ sơ, giấy tờ là khó tránh khỏi.

Đồng hành cùng doanh nghiệp trong lộ trình triển khai hóa đơn điện tử, ThaisonSoft hỗ trợ doanh nghiệp 100% thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng, sử dụng chỉ sau 2 ngày đăng ký. Ngoài ra, doanh nghiệp được hỗ trợ miễn phí 100% phí thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản.

Trên đây là hướng dẫn cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng. Doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng.

Mọi thắc mắc, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo hotline:

• Miền Bắc: 1900 4767,
• Miền Nam/Trung: 1900 4768.