Đối với những người làm công việc hành chính văn phòng, cách quản lý tài liệu hiệu quả đóng vai trò quan trọng quyết định chất lượng công việc. Giấy tờ, tài liệu được sắp xếp, lưu trữ khoa học sẽ giúp công việc thuận lợi hơn. Có nhiều phương pháp quản lý tài liệu, hồ sơ đang được nhiều người áp dụng để tạo ra tính chuyên nghiệp, hiệu quả, bạn có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây.
Cách quản lý tài liệu hiệu quả, chuyên nghiệp.
Quản lý tài liệu và hồ sơ bao gồm các khâu sắp xếp, thiết kế và lưu trữ lại các văn bản, hồ sơ, tài liệu trong tổ chức, doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý hồ sơ khoa học và hiệu quả để:
Dễ dàng tìm kiếm hồ sơ khi cần sử dụng.
Để xây dựng cách quản lý tài liệu hiệu quả, đơn giản, doanh nghiệp có thể tham khảo các phương pháp dưới đây:
Lựa chọn phương tiện và công cụ lưu trữ, doanh nghiệp cần lưu ý về khả năng lưu trữ và tính thuận tiện mỗi khi cần tìm kiếm hồ sơ:
Việc sắp xếp hồ sơ khoa học sẽ giúp doanh nghiệp tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Một số cách sắp xếp thường được sử dụng bao gồm:
Sắp xếp theo mẫu tự: Hồ sơ sẽ được sắp xếp theo thứ tự của mẫu hồ sơ (A, B, C).
Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự chữ cái.
>> Có thể bạn quan tâm: Xử lý công việc từ xa với phần mềm quản lý văn phòng điện tử.
Danh mục hồ sơ sẽ là tên liệt kê một cách có hệ thống của các bộ, các nhóm hồ sơ. Dựa vào danh mục, doanh nghiệp sẽ lưu trữ và tìm kiếm hồ sơ nhanh chóng và khoa học nhất:
Sau khi đã phân loại và lập danh mục hồ sơ, bạn có thể lưu trữ các hồ sơ tại các vị trí đã ấn định. Vị trí này cần đảm bảo dễ tìm hồ sơ nhất khi cần sử dụng.
Với các bảng tính quản lý danh mục hồ sơ, bạn nên có chú thích về từng vị trí và sử dụng tính năng liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh. Như vậy, khi tìm kiếm, bạn sẽ dễ dàng tìm ra vị trí của hồ sơ đang lưu trữ.
Việc quản lý hồ sơ, tài liệu theo phương thức truyền thống tồn tại nhiều rủi ro, bất cập: Tốn kém chi phí, thời gian, kém hiệu quả và tiềm ẩn nhiều nguy cơ bị mất, hỏng hồ sơ.
Văn phòng điện tử CloudOffice là giải pháp quản lý văn bản, hồ sơ và tài liệu hiệu quả.
Văn phòng điện tử CloudOffice là giải pháp quản lý tài liệu hiệu quả, chuyên nghiệp, khoa học của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn. Phần mềm được thiết kế khoa học, đầy đủ chức năng nhằm trao đổi thông tin, điều hành tác vụ và quản lý văn bản, thực hiện trực tiếp trên máy tính.
Với CloudOffice, doanh nghiệp có thể:
Trên đây là một số hướng dẫn cách quản lý tài liệu hiệu quả, chuyên nghiệp cho nhân viên hành chính văn phòng. Quản bằng các phương tiện hiện đại như văn phòng điện tử CloudOffice sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian và nâng cao hiệu quả.