Cách sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử như thế nào?

Trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử, cách sử dụng chữ ký số như thế nào là điều mà nhiều doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Một trong các điều kiện đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn điện tử là cần được xác nhận bằng chữ k ý số của người bán. Vậy chữ ký số là gì và cách sử dụng để ký số trên hóa đơn điện tử như thế nào?

Cách sử dụng chữ ký số như thế nào?

1. Chữ ký số là gì?

Căn cứ theo Khoản 6, Điều 3 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng phương thức biến đổi các thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng.

Chữ ký số là gì?

Trong đó, người sở hữu thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký số sẽ được xác định chính xác, cụ thể. Bản chất của chữ ký số được hiểu như sau:

• Việc biến đổi thông điệp được tạo ra bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa.
• Sự biến đổi thông điệp đảm bảo toàn vẹn về nội dung dữ liệu.

Chữ ký số không được tích hợp trực tiếp với máy tính mà được lưu trữ qua USB token có dạng như một chiếc usb thông thường. Mỗi chữ ký số doanh nghiệp được cung cấp đều chứa một cặp khóa bao gồm:

• Khóa bí mật (Private Key): Ẩn chứa thông tin bảo mật của người dùng để tạo chữ ký số.
• Khóa công khai (Public Key): Được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa, dùng để kiểm tra chữ ký số.

Hai khóa trên nằm trong cặp khóa được mã hóa không đối xứng để nâng cao tính bảo mật, rất khó bẻ khóa và chống giả mạo tốt. Điều này giúp doanh nghiệp an tâm hơn khi sử dụng chữ ký số để xác nhận các văn bản điện tử.

2. Cách sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Chữ ký số là công cụ không thể thiếu khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, vậy cách sử dụng chữ ký số như thế nào?

2.1. Chuẩn bị các điều kiện để ký số

Để thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Phần mềm hóa đơn điện tử.
• Chữ ký số của doanh nghiệp vẫn còn hiệu lực.
• Máy tính có kết nối mạng internet, đảm bảo đã cài đặt phần mềm đọc thông tin token chuyên dụng.
• Doanh nghiệp đã thực hiện phát hành hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các điều kiện cần thiết để thực hiện ký số.

2.2. Cách sử dụng chữ ký số

Khi doanh nghiệp đảm bảo đủ các điều kiện trên thì có thể sử dụng chữ ký số để ký số trên hóa đơn điện tử. Nếu doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice thì thực hiện theo các bước:

• Bước 1: Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice bằng các thông tin: Mã số thuế doanh nghiệp, tên đăng nhập, mật khẩu.
• Bước 2: Lập hóa đơn điện tử trên giao diện phần mềm bằng cách chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”, chọn loại hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần lập. Màn hình sẽ hiện các thông tin cần thiết của hóa đơn điện tử, bạn nhập đầy đủ các dữ liệu và ấn “Ghi”.
• Bước 3: Kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu sau đó chọn “Xuất hóa đơn”, bấm “Yes” để xác nhận.
• Bước 4: Sau khi bạn chọn “Yes”, hệ thống sẽ hỏi bạn có muốn ký số hay không? Bạn cắm token chữ ký số vào cổng usb của máy tính để thực hiện ký số.

Trong giai đoạn các giao dịch điện tử ngày càng phổ biến tại doanh nghiệp, chữ ký số được coi là công cụ quan trọng hỗ trợ cho công việc thuận tiện hơn. Vậy lựa chọn chữ ký số nào uy tín?

Dịch vụ chứng thực chữ ký số THAISON-CA của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn có thể sử dụng ở nhiều lĩnh vực như: Thương mại điện tử, hành chính công điện tử, hải quan, Bảo hiểm xã hội điện tử, kê khai và nộp thuế điện tử, hóa đơn điện tử,...

Chữ ký số THAISON-CA đáp ứng đầy đủ yêu cầu và quy định về chữ ký số.

THAISON-CA của THAISONSOFT đảm bảo các tiêu chuẩn:

• Đáp ứng đầy đủ yêu cầu và quy định về chữ ký số theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP, Thông tư số 133/2017/TT-BTC, Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11.
• Xác định danh tính cá nhân, đơn vị, tổ chức, đảm bảo tính toàn vẹn thông tin và giá trị pháp lý của các giao dịch điện tử.
• Cho phép ký điện tử từ xa và tại mọi thời điểm.
• Đáp ứng các tiêu chuẩn về an toàn, bảo mật.
• Được hỗ trợ tận tình, chuyên nghiệp 24/7.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp đang băn khoăn chưa biết sử dụng chữ ký số của đơn vị nào thì hãy tham khảo THAISON-CA của THAISONSOFT. Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo số hotline 24/7: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam/Trung: 1900 4768 để được tư vấn cụ thể.

Trên đây là hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Thời đại “số hóa” doanh nghiệp, các giao dịch điện tử ngày càng phổ biến, doanh nghiệp cần cập nhật kịp thời để sớm sử dụng thành thạo các công cụ hỗ trợ hữu ích như chữ ký số.