HOTLINE: 1900 4767
Email là kênh liên hệ, giao tiếp thông dụng và quan trọng trong toàn bộ quy trình tuyển dụng. Hầu hết các thông tin đều được truyền đạt qua email, từ những bước đơn giản như sắp xếp lịch phỏng vấn, thông báo kết quả đến tiếp nhận ứng viên. Vì vậy, một hệ thống email chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng để “xây dựng thương hiệu” trong mắt ứng viên. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ một số bí quyết giúp doanh nghiệp cải thiện kênh email trong quá trình tuyển dụng.
Chiến lược email tuyển dụng thu hút ứng viên.
Người quản lý tuyển dụng hay nhân viên tuyển dụng là đối tượng gửi email cho ứng viên? Trên thực tế, cả hai đối tượng này đều có thể gửi email tuyển dụng cho ứng viên, miễn là email được thiết kế và lên nội dung phù hợp, mang lại hiệu quả.
Để thực hiện việc này, người quản lý và nhân viên tuyển dụng cần có sự phối hợp để biên soạn nội dung, bởi mỗi bộ phận có cách nhìn và khả năng đánh giá khác nhau, việc phối hợp sẽ giúp email được xây dựng tốt nhất.
>> Tham khảo: Kênh tuyển dụng nhân sự hiệu quả.
Nhà tuyển dụng nên phản hồi email của ứng viên trong thời gian bao lâu? Đây là vấn đề tuy nhỏ nhưng ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của email tuyển dụng. Tùy theo mục đích và hạng mục email tuyển dụng mà doanh nghiệp cần có cách phân chia thời gian khác nhau:
Lưu ý về thời gian trả lời email ứng viên.
Tùy theo số lượng cần tuyển và vị trí tuyển dụng, nhà tuyển dụng cần có phương án gửi hàng loạt hay gửi email chọn lọc. Với những vị trí ít yêu cầu, số lượng lớn, nhà tuyển dụng có thể gửi email cho hàng loạt ứng viên để đáp ứng yêu cầu.
Ngược lại, đối với các vị trí đặc thù, khó tuyển như quản lý cấp cao, trưởng nhóm,... nhà tuyển dụng cần tập trung vào chất lượng email. Thay vì gửi hàng loạt với nội dung email giống nhau, nhà tuyển dụng nên cá nhân hóa nội dung email, bằng cách phân chia ra hai hoặc ba dạng email hướng tới từng nhóm đối tượng ứng viên có tiềm năng.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.
Để có thể đánh giá, đo lường hiệu quả của email tuyển dụng, nhà tuyển dụng có thể sử dụng các chỉ số sau:
Các chỉ số đo lường hiệu quả của email tuyển dụng.
Nội dung email tuyển dụng quyết định phần lớn hiệu quả của chiến dịch email tuyển dụng. Để có nội dung email tuyển dụng thu hút ứng viên, nhà tuyển dụng cần lưu ý:
Với mỗi email gửi đến ứng viên, tiêu đề là nội dung đầu tiên ứng viên đọc và quyết định có mở email hay không. Vì vậy, muốn thu hút ứng viên, nhà tuyển dụng cần thật chú ý khi viết tiêu đề email.
Tiêu đề email cần đảm bảo có nội dung rõ ràng, đầy đủ, ngắn gọn và súc tích. Một tiêu đề quá dài dòng, thiếu sự tập trung sẽ khiến ứng viên dễ bỏ qua và không tiếp tục đọc nội dung của email.
Một bí quyết nhỏ khi đặt tiêu đề email là nhà tuyển dụng hãy nhấn mạnh vào những vấn đề mà ứng viên đang quan tâm như: Công việc hấp dẫn, mức lương cao, cơ hội nghề nghiệp, ví dụ:
>> Tham khảo: Doanh nghiệp nên tuyển dụng nội bộ hay tuyển dụng bên ngoài.
Nội dung email dù hay và hấp dẫn nhưng không có hành động kêu gọi ứng viên ứng tuyển thì hiệu quả của email chắc chắn sẽ không cao. Việc kêu gọi và đưa ra cách thức ứng tuyển sẽ thôi thúc ứng viên ứng tuyển vào vị trí tuyển dụng nhanh nhất, đạt hiệu quả tối ưu nhất.
Một email quá dài dòng, lan man sẽ khiến ứng viên ngại đọc. Đặc biệt là hiện nay nhiều ứng viên có thói quen check email trên điện thoại thì nội dung email dài sẽ làm giảm đáng kể tỷ lệ đọc email.
Vì vậy, nhà tuyển dụng cần viết email thật ngắn gọn, súc tích, chỉ nêu ra các nội dung quan trọng. Phần nội dung của email cần được trình bày rõ ràng, liệt kê theo đầu mục để ứng viên dễ đọc và nắm bắt thông tin.
Một ngày ứng viên có thể nhận hàng loạt email khác nhau, với những nội dung tương tự nhau. Để ứng viên chú ý đến email của bạn thì cách tốt nhất là nên cá nhân hóa email.
Nhà tuyển dụng cần thể hiện sự quan tâm, hướng đến ứng viên và thấu hiểu nguyện vọng của ứng viên. Một số bí quyết đơn giản để cá nhân hóa nội dung email:
Cá nhân hóa email tuyển dụng để tăng hiệu quả tuyển dụng.
Một email hướng đến cá nhân ứng viên chắc chắn sẽ “ghi điểm” hơn các email chung chung. Vì vậy, cá nhân hóa ứng viên là bí quyết quan trọng để tăng hiệu quả của email tuyển dụng.
Trên đây là một số bí quyết giúp doanh nghiệp xây dựng email tuyển dụng hiệu quả. Email tuyển dụng không chỉ là kênh liên hệ mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp, quyết định hiệu quả tuyển dụng. Đầu tư vào email cũng là một cách thức để doanh nghiệp gia tăng cơ hội tiếp cận và chiêu mộ nhiều tài năng cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
