Văn phòng điện tử với phần mềm quản lý văn bản là giải pháp tối ưu nhất giúp lãnh đạo nhận văn bản và phê duyệt văn bản một cách nhanh nhất ngay cả khi đi công tác xa không có mặt ở văn phòng.

Cùng tìm hiểu những lợi ích mà văn phòng điện tử mang lại trong việc đẩy nhanh tốc độ phê duyệt văn bản cho lãnh đạo.

Văn phòng điện tử với phần mềm quản lý văn bản

Khái niệm văn phòng điện tử ra đời cùng với khái niệm văn phòng không giấy hay có thể hiểu văn phòng điện tử xuất hiện để thay thế cho văn phòng giấy.

Đây là một hệ thống văn phòng được tích hợp trên một phần mềm có đầy đủ các ứng dụng công nghệ hiện đại phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ, công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… để nhằm một mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.

Đẩy nhanh tốc độ phê duyệt văn bản cho lãnh đạo nhờ văn phòng điện tử

Vì vậy, phần mềm quản lý văn bản có thể hiểu là phần mềm có nguồn gốc từ hệ thống văn phòng điện tử. Phần mềm này có thể được tích hợp trong một hệ thống ở văn phòng điện tử như phần mềm văn phòng điện tử Cloud office hoặc cũng có thể được sáng lập đơn lập thành một phần mềm riêng biệt. Song, nhiệm vụ và chức năng chính của phần mềm quản lý văn bản là giúp người dùng, điều hành và quản lý văn bản thuận tiện, nhanh chóng dễ dàng thông qua các tính năng đã được cài đặt trên hệ thống website.

Những ưu điểm của phần mềm quản lý văn bản

Đa dạng các tính năng

Tìm hiểu về phần mềm quản lý văn bản Cloud office do công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn pát hành và cung cấp thì đây là có đầy đủ các chức năng nghiệp vụ quản lý văn bản như: Quản lý văn bản đi, văn bản đến, tờ trình, tạo liên kết văn bản, lưu văn bản, phân loại văn bản, phê duyệt văn bản, báo cáo tình hình xử lý văn bản, theo dõi thời hạn xử lý văn bản…

Ngoài ra, phần mềm còn có khả năng truy cập, điều hành từ xa thông qua ứng dụng cài đặt trên thiết bị di động thông minh, smartphone đảm bảo an toàn bảo mật thông tin. Những tính năng của phần mềm quản lý văn bản đã đáp ứng tốt yêu cầu làm việc của một cơ quan văn phòng. Đó vừa là điểm chung vừa là điểm khác biệt của phần mềm quản lý văn bản Cloud office so với các phần mềm quản lý văn bản khác bởi, nó đáp ứng yêu cầu làm việc từ xa của các lãnh đạo cơ quan, thủ trưởng đơn vị hiện nay.

Đẩy nhanh tốc độ phê duyệt văn bản cho lãnh đạo nhờ văn phòng điện tử

Tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp

Nhờ các tính năng được cài đặt sẳn và quản lý sử dụng trên hệ thống website, điện tử nên khi có công văn, văn bản giấy tờ đến người tiếp nhận có thể tiếp nhận được ngay và lãnh đạo có thể phê duyệt văn bản nhanh chóng mà không phải mất thời gian chờ đợi. Nhất là khi cán bộ, lãnh đạo không có mặt ở văn phòng hay đi công tác lâu ngày nhân viên phải chờ lãnh đạo trở về văn phòng mới trình văn bản và phê duyệt được văn bản.

Hơn nữa, phần mềm giúp doanh nghiệp tiết kiệm rối đa chi phí in ấn, vận chuyển cũng như chi phí lưu trữ bảo quản văn bản, công văn, giấy tờ bởi mọi tài liệu và văn bản đều được gửi và lưu trữ trên phần mềm.

Đẩy nhanh tốc độ phê duyệt văn bản cho lãnh đạo nhờ văn phòng điện tử

Cài đặt và sử dụng dễ dàng

Phần mềm quản lý văn bản điện tử rất dễ cài đặt và sử dụng. Khi mới đăng ký sử dụng với nhà cung cấp phần mềm văn phòng điện tử, các đơn vị, cá nhân, doanh nghiệp đều được tập huấn, hướng dẫn sử dụng và được hỗ trợ mọi lúc mọi nơi.

Mọi thông tin về phần mềm quản lý tài liệu Cloud Office xin vui lòng liên hệ:

Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn

Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội

Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223,

Trung tâm tư vấn hỗ trợ CloudOffice:  1900 1286

Website: http://cloudoffice.com.vn