Đối với kế toán, làm việc với một số hàm Excel cơ bản là việc rất thường xuyên. Công cụ này giúp kế toán tính toán dữ liệu nhanh và tiện lợi hơn. Việc sử dụng thành thạo các hàm trong Excel sẽ giúp công việc của kế toán dễ dàng, hiệu quả.

Giới thiệu một số hàm excel cơ bản kế toán nhất định phải biết

Tại sao kế toán nên thông thạo excel?

Theo các số liệu thống kê, 90% người sử dụng Excel được khảo sát đánh giá công thức Excel là một phần quan trọng nhất trong công việc, đặc biệt với những ngành nghề, lĩnh vực như kế toán, kiểm toán. Đây là những nghề làm việc nhiều với các con số, phép tính, sử dụng được một số hàm Excel cơ bản sẽ có lợi thế hơn rất nhiều so với việc tính toán bằng các phương pháp thủ công.

Rất nhiều doanh nghiệp sử dụng Excel để quản lý công việc như một phần mềm chính thức trong công ty. Công cụ này giúp kế toán hiểu rõ hơn về dữ liệu, bản chất và hoạt động của công thức.

Thành thạo Excel sẽ giúp công việc thuận tiện hơn.

Thông thạo Excel nghĩa là như thế nào? Các tiêu chuẩn cho Excel đòi hỏi người sử dụng cần có tư duy tổ chức dữ liệu, sắp xếp, tổng hợp và kết xuất dữ liệu:

• Định dạng dữ liệu: Cần nắm được đặc điểm của các dạng dữ liệu như kiểu số, kiểu text, kiểu ngày tháng,...
• Sắp xếp và trang trí bảng tính để thuận lợi cho quản lý dữ liệu.
• Sử dụng các công thức một số hàm Excel cơ bản để tham chiếu, tính toán dữ liệu.
• Sắp xếp, trình bày và thiết lập để in ra giấy.
• Gửi và nhận các tài liệu Excel.
• Bảo vệ bảng tính và dữ liệu khi chia sẻ cho người khác.

>> Tham khảo: Phương pháp quản lý lưu trữ tài liệu.

Một số hàm Excel cơ bản hữu ích đối với kế toán

Với một số hàm Excel cơ bản dưới đây, chỉ cần các cú pháp đơn giản, kế toán sẽ tạo ra những công cụ tính toán hiệu quả và hữu ích để phục vụ cho công việc:

1. Hàm SUM: Hàm tính tổng các đối số

Hàm SUM sử dụng trong Excel để tính tổng các đối số trên bảng tính. Sử dụng hàm SUM sẽ giúp kế toán tiết kiệm nhiều thời gian và tính toán chính xác hơn so với các phương pháp tính cộng thông thường.

Cú pháp = SUM (number1, number2,...)

2. Hàm COUNT/COUNTA: Hàm đếm dữ liệu hoặc đếm các ô không trống

Thay vì đếm thủ công với số lượng các ô trong bảng dữ liệu lớn, dễ xảy ra bỏ sót hoặc đếm sai, bạn có thể sử dụng hàm COUNT trong Excel để đếm các dữ liệu chính xác. Hoặc kế toán có thể sử dụng hàm COUNTA để đếm bất kỳ ô nào có chứa nội dung (số và text).

Cú pháp:

• COUNT (Vùng chọn để đếm).
• COUNTA (Value1, [Value2], [Value3],...). Trong đó, Value1 là đối số bắt buộc, là vùng dữ liệu cần đếm, [Value2], [Value3] là các tùy chọn và cần được đặt trong dấu [].

3. Hàm AVERAGE tính trung bình cộng

Hàm AVERAGE hỗ trợ cho kế toán tính toán tính trung bình cộng của một dãy số trong bảng tính Excel, giúp kế toán tính toán nhanh hơn, đặc biệt với các dãy số lớn và dài.

Cú pháp = AVERAGE(Number1, [Number2], [Number3],...)

Hàm AVERAGE tính trung bình cộng.

>>> Tìm hiểu về phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử Thái Sơn

4. Hàm TRIM loại bỏ khoảng trống văn bản

Hàm TRIM là hàm Excel giúp kế toán xử lý các khoảng trắng rải rác trong bảng tính khi thực hiện nhập dữ liệu hoặc paste từ một cơ sở dữ liệu khác.

Cú pháp = TRIM(text). Trong đó “text” là đoạn văn bản chứa khoảng trắng cần loại bỏ.

5. Hàm DAYS tính số ngày

Hàm DAYS cũng là hàm cơ bản và quan trọng mà kế toán thường sử dụng. Đặc biệt, trong một số trường hợp cần tính toán thâm niên của nhân viên, hàm DAYS sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực.

Cú pháp = DAYS(end_date, start_date).

6. Hàm LEN đếm chiều dài chuỗi ký tự

Hàm LEN sẽ giúp bạn đếm chiều dài của một chuỗi ký tự, kể cả các ký tự khoảng trống.

Cú pháp = LEN(text).

7. Hàm NOW hiển thị thời gian hiện tại

Nếu kế toán muốn hiển thị ngày và thời gian hiện tại trên trang tính hoặc muốn tính toán dựa trên thời gian hiện tại thì cần sử dụng hàm NOW.

Cú pháp = NOW().

8. Làm LEFT/RIGHT

Hàm LEFT và RIGHT giúp kế toán tách ra các ký tự nằm ở bên trái hoặc bên phải của chuỗi ký tự, sử dụng để thống kê hoặc tính toán. Công thức này đặc biệt hữu ích trong trường hợp kế toán muốn cắt ra mã nhân viên, mã hàng hóa, tên nhân viên,...

Hàm LEFT và RIGHT giúp kế toán tách chuỗi ký tự.

Cú pháp:

• LEFT (text, n): Cắt ra “n” ký tự phía bên trái của chuỗi ký tự “text”.
• RIGHT (text, n): Cắt ra “n” ký tự phía bên phải của chuỗi ký tự “text”.

9. Hàm MATCH

Hàm MATCH sử dụng để dò tìm số thứ tự của một giá trị cho trước trong một danh sách các giá trị.

Cú pháp = Match (Lookup_Value, Lookup_Range, Match_type). Trong đó:

• Lookup_Value: Giá trị cho trước.
• Lookup_Range: Vùng tìm kiếm.
• Match_type: Kiểu tìm kiếm.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

10. Hàm INDEX

Hàm INDEX sẽ trả về một giá trị hoặc tham chiếu tới một giá trị trong bảng hoặc phạm vi nào đó.

Cú pháp = INDEX(array, row_num, [column_num]). Trong đó:

• Array: Vùng ô hoặc một hằng số mảng.
• Row_num: Hàng trong mảng để từ đó trả về giá trị.
• Column_num: Cột trong mảng để từ đó trả về giá trị.

11. Hàm MIN

Hàm MIN sẽ trả về giá trị nhỏ nhất của tập giá trị trong phạm vi nhất định.

Công thức = MIN(Number1, number2,...).

12. Hàm MAX

Hàm MAX sẽ trả về giá trị lớn nhất của tập giá trị trong phạm vi nhất định.

Cú pháp = MAX(number1, number2,...).

Các tham số number1, number2,... chính là tập giá trị cần lấy giá trị lớn nhất.

Trên đây là một số hàm Excel cơ bản mà kế toán nhất định phải biết. Excel là công cụ làm việc hữu ích, kế toán cần nắm được các hàm này để áp dụng hỗ trợ tính toán, thực hiện các nghiệp vụ thuận lợi hơn.

Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử hiệu quả, xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://cloudoffice.com.vn/