Văn phòng điện tử CloudOffice là một giải pháp phần mềm dùng chung để trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý công văn, văn bản, hồ sơ công việc trên mạng máy tính. Phần mềm này được thiết kế với giao diện hoàn toàn bằng tiếng Việt nên rất thân thiện với người sử dụng.

Khái quát chung về phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice

Văn phòng điện tử CloudOffice do công ty phát triển công nghệ Thái Sơn sáng tạo là một hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiệp.

Tiêu chí của Văn phòng điện tử CloudOffice là mang đến cho người sử dụng phần lớn những tiện ích của mạng máy tính nhưng với một cách tiếp cận tự nhiên nhất, giúp người sử dụng dần có một tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả, dễ dàng tiếp cận với các ứng dụng công nghệ thông tin hơn.

Văn phòng điện tử CloudOffice thay đổi cách phân phối công văn và cách giao việc truyền thống, cách điều hành quản lý công việc bằng một giải pháp hiện đại: Từ máy tính của mình, văn thư cập nhật và phân phối công văn đến các bộ phận. Lãnh đạo các bộ phận xem xét công văn và phân chia công việc đến các nhân viên. Tìm kiếm tổng hợp công văn một cách nhanh chóng theo loại, sổ, số văn bản, cơ quan ban hành…

Những mục tiêu chính của văn phòng điện tử CloudOffice

Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice được xây dựng hệ thống các kho công văn điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin. Cung cấp thông tin về văn bản và hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời.

Hệ thống quản lý, xử lý và phát hành công văn, văn bản, hỗ trợ khả năng phân luồng công việc, phân quyền cho từng cá nhân, đơn vị. Văn phòng điện tử CloudOffice cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, người sử dụng có thể truy cập tại bất kỳ địa điểm nào có kết nối Internet.

Xây dựng một văn phòng không giấy tờ, giúp lãnh đạo có thể trao đổi với nhân viên, phòng ban trong cơ quan nhanh chóng, kịp thời, giúp người sử dụng lên lịch làm việc, tự động nhắc nhở khi đến thời điểm diễn ra công việc thông qua máy tính. Đồng thời thông qua hệ thống này, lãnh đạo cơ quan có thể giao việc cho nhân viên và tiếp nhận phản hồi từ các công việc đó.

Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin điều hành giúp cán bộ, chuyên viên trong cơ quan có thể trao đổi thông tin trực tiếp. Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin. Mang đến cho người sử dụng hầu hết các tiện ích của mạng máy tính nhưng với cách tiếp cận tự nhiên nhất giúp giải quyết công việc tại cơ quan, nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo cơ quan, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ và chuyên viên trong cơ quan.

Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, tạo tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán bộ chuyên viên trong cơ quan, góp phần thực hiện cải cách hành chính.

Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần rất tích cực trong việc phát triển văn hóa doanh nghiệp. Mọi người sẽ giao tiếp với nhau, hiểu biết, gần gũi nhau hơn, lãnh đạo có thể truyền đạt được ý chí của mình cho các nhân viên dễ dàng hơn.

Các chức năng của phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice

Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice gồm các phân hệ chính là phân hệ Văn bản, phân hệ Công việc phân hệ Tài liệu. Các phân hệ này tương đương với các chức năng chính là quản lý văn bản một cách toàn diện; Quản lý hồ sơ sự kiện, lưu trữ tài liệu chuyên nghiệp; Quản lý công việc, theo dõi tiến độ xử lý công việc.

Bên cạnh đó, phần mềm còn tích hợp nhiều tiện ích văn phòng khác gọi chung là chức năng tiện ích. Chức năng này cho phép người dùng làm được những việc sau:

Thảo luận: Chức năng này cho phép những người đang đăng nhập CloudOffice chat qua mạng LAN, WAN, Internet với nhau; có thể trao đổi file tài liệu cho nhau một cách dễ dàng. Thông qua chức năng này các lãnh đạo có thể dùng để chỉ đạo công việc trực tiếp hoặc tổ chức họp trực tuyến khi các thành viên không ở gần nhau.

Biểu quyết, bầu cử, thăm dò ý kiến: tiện ích này cho phép tổ chức các cuộc biểu quyết qua mạng, lấy ý kiến nhận xét,… giống như các phần mềm tổ chức bầu cử hiện nay.

Lên lịch công tác cá nhân và lịch đơn vị: giống như phần mềm quản lý lịch công tác cá nhân, người dùng có thể sử dụng tiện ích này để đặt lịch công tác, ghi chú, ghi nhớ,… hay cài đặt hẹn giờ thông báo trước, trong hoặc sau khi sự kiện trên lịch xảy ra.

 Phiên bản CloudOffice chạy trên các thiết bị di động thông minh với đa dạng nền tảng di động khác nhau sẽ giúp lãnh đạo có thể theo dõi, phê duyệt văn bản từ xa, theo dõi tình hình xử lý công việc từ xa như đang làm việc ngay tại chính văn phòng của mình.

Có thể bạn quan tâm: Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử Thái Sơn