CloudOffce
HOTLINE: 1900 1286
|
Tin tức

Hóa đơn điện tử và những quy định doanh nghiệp cần nắm rõ

Hóa đơn điện tử và những điều cần biết doanh nghiệp không thể bỏ qua. Nghị định 119/2018/NĐ-CP bắt buộc mọi doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử hạn chót đến ngày 01/11/2020.

Hóa đơn điện tử là gì

Hóa đơn điện tử là gì?

1. Định nghĩa hóa đơn điện tử

Căn cứ vào Khoản 2, Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12/9/2018 hóa đơn điện tử được được định nghĩa như sau: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”

Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn được định nghĩa tại Khoản 1, Điều 3, Thông tư số 32/2011/TT-BTC ban hành  ngày 14/03/2011:

“Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử”

Như vậy, hóa đơn điện tử được thống nhất là các dữ liệu điện tử được lập và lưu trữ bởi các phương tiện điện tử.

2. Các loại hóa đơn điện tử

Căn cứ vào đặc điểm ngành hàng và phương thức quản lý hóa đơn điện tử được phân ra thành nhiều loại gồm có:

2.1 Phân theo đặc điểm ngành hàng

Hóa đơn điện tử được phân theo đặc điểm ngành hàng có: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng được lập trên các thiết bị điện tử…

2.2 Phân theo tiêu thức quản lý của các cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử được phân theo tiêu thức quản lý của cơ quan thuế gồm 2 loại là:

  • Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
  • Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

3. Nội dung của hóa đơn điện tử

Nội dung của hóa đơn điện tử bao gồm những tiêu thức bắt buộc và những tiêu thức không bắt buộc. Một số loại hóa đơn điện tử đặc biệt sẽ có những tiêu thức riêng biệt được quy định tại Khoản 3, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC ban hành ngày 30/9/2019.

Nội dung của hóa đơn điện tử

Nội dung của hóa đơn điện tử.

Nội dung chính của hóa đơn điện tử được quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP gồm có:

a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);

d) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

đ) Tổng số tiền thanh toán;

e) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

g) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

h) Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

i) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

k) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

4. Sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

Sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào cho đúng quy định của pháp luật? Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định chi tiết về sử dụng hóa đơn điện tử gồm:

4.1 Đối tượng buộc phải áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật

Đối tượng buộc phải áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật được quy định tại Điều 2, Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ bao gồm:

  • Tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
  • Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.
  • Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử bao gồm: Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử; tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử và các dịch vụ khác liên quan đến hóa đơn điện tử.
  • Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, đăng ký và sử dụng hóa đơn.

4.2 Thời gian buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ vào Khoản 2, Điều 35, Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Khoản 3, Điều 26, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định:

“Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020”

“Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này”.

Thời gian buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử

Thời gian buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử

Như vậy các doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức kinh doanh buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử trong việc mua bán trao đổi hàng hóa hạn chót tính đến ngày 01/11/2020.

Ngoài ra căn cứ vào  Nghị quyết số 01/NQ-CP được ban hành ngày 01/01/2019 đặt ra yêu cầu cấp bách “Mở rộng áp dụng hóa đơn điện tử, cơ bản hoàn thành trong năm 2019 ở Hà Nội TP Hồ Chí Minh và các thành phố lớn;” theo Nghị quyết những doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh cùng các thành phố lớn có đầy đủ cơ sở hạ tầng công nghệ sẽ phải hoàn thành chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1/1/2020.

4.3 Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử là một trong những bước quan trọng không thể thiếu đối với doanh nghiệp đơn vị kinh doanh muốn sử dụng hoặc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử.

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm những giấy tờ sau:

  • Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)
  • Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)
  • Hoá đơn mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp)

Trong hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn cần chuẩn bị: bản Scan quyết định sử dụng hóa đơn, thông báo phát hành hoá đơn điện tử và hoá đơn mẫu (được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word); bản Thông báo phát hành định dạng “ XML”; Chữ ký số (Token).

Các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh thực hiện nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng tại trang web “nhantokhai.gdt.gov.vn” của Tổng Cục thuế Việt Nam trên trình duyệt Internet Explorer.

Sau khi nộp thành công tờ khai và hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử sau 02 ngày các bạn vào kiểm tra xem đã nhận được thông báo phát hành chưa, trước khi sử dụng. Nếu nhận được thông báo chấp thuận từ Tổng cục thuế thì bạn được phép sử dụng hóa đơn điện tử ngay sau đó. Nếu chưa có kết quả thì các bạn phải in bản cứng để lên nộp trực tiếp cho Cơ quan thuế, hoặc liên hệ phòng Ấn chỉ của Chi cục thuế để kiểm tra.

Nếu doanh nghiệp, đơn vị của bạn không được cấp hóa đơn điện tử không có mã số thuế thì buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã số thuế. Từ lần thứ 2 nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử trở đi nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu  mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn.

4.4 Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Thời điểm lập hóa đơn điện tử nhận được rất nhiều sự quan tâm của doanh nghiệp. Căn cứ vào Điều 7, Nghị định 119/2018/NĐ-CP thời điểm lập hóa đơn điện tử sẽ được tính như sau:

  • Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
  • Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Nếu người bán giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng. Thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp đặc biệt sẽ được Bộ tài chính căn cứ quy định của pháp luật để hướng dẫn cụ thể.

4.5 Hướng dẫn cách điều chỉnh hủy bỏ, lập lại hóa đơn điện tử

Khi thực hiện lập xuất hóa đơn điện tử không tránh khỏi những sai sót, hướng dẫn cách điều chỉnh hủy bỏ, lập lại hóa đơn điện tử sau đây sẽ giúp ích rất nhiều cho các bạn đặc biệt là các bạn kế toán mới sử dụng hóa đơn điện tử.

Hướng dẫn hủy bỏ và lập lại hóa đơn

Hướng dẫn hủy bỏ lập lại hóa đơn.

Hướng dẫn cách điều chỉnh hủy bỏ, lập lại hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế được quy định chi tiết tại Điều 17, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định.

Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng:

- Trường hợp hủy hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót: Nếu phát hiện sai sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác đúng thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số (04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP).

- Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới lập thay thế hóa đơn điện tử cũ phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn..., ngày... tháng... năm”.

- Trường hợp sau khi nhận dữ liệu hóa đơn điện tử, cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 (Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) để người bán kiểm tra sai sót. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 (Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) về việc hủy hóa đơn (nếu có) trong vòng 02 ngày khi nhận được thông báo của Cơ quan thuế.

  • Nếu người bán thông báo hủy hóa đơn điện tử đã lập thì người bán lập hóa đơn điện tử mới để gửi người mua và gửi lại dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
  • Nếu người bán không thông báo hủy/điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã lập để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

Phân biệt hủy bỏ hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn: Tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không thể bị truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử bị tiêu hủy là những hóa đơn quá thời hạn lưu trữ cho phép theo quy định của pháp luật và không làm ảnh hưởng đến các hóa đơn còn thời gian lưu trữ khác.

4.6 Tra cứu hóa đơn điện tử

Tra cứu hóa đơn điện tử được thực hiện khá nhanh và dễ dàng trên các thiết bị điện tử có cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử.

4.6.1 Thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng

Cách tra cứu hóa đơn điện tử được thực hiện từng bước như sau: 

  • Bước 1: Truy cập vào địa chỉ phần mềm hóa đơn điện tử (VD: truy cập https://einvoice.vn/tra-cuu để tra cứu hóa đơn của doanh nghiệp được lập trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice).
  •  Bước 2: Nhập số hóa đơn (bắt buộc).
  •  Bước 3: Nhập 5 ký tự đầu của  mã xác thực (bắt buộc) hoặc mã nhận hóa đơn.
  •   Bước 4: Nhập mã kiểm tra và click vào mục Tra cứu hóa đơn.

Màn hình sẽ hiển thị thông tin chi tiết về hóa đơn và hiển thị 2 tệp hóa đơn đính kèm định dạng .zip và .pdf, doanh nghiệp có thể tùy chọn tải hóa đơn về lưu trữ bằng cách nhấn vào nút “Tải về” hoặc chỉ xem hóa đơn.

4.6.2 Tra cứu hóa đơn trên trang xác minh hóa đơn của Tổng cục Thuế

Ngoài ra doanh nghiệp còn có thể tra cứu thông tin hóa đơn trên trang tra cứu của Tổng cục thuế. Các bước thực hiện như sau:

  • Bước 1: Truy cập vào website tra cứu hóa đơn của Tổng cục thuế  http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn
  • Bước 2: Chọn mục Thông tin hóa đơn, biên lai → Nhấp vào mục Tra cứu một hoặc nhiều hóa đơn
  • Bước 3: Nhập đầy đủ 5 trường thông tin Mã số thuế, Mẫu số, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn và Mã xác thực → Nhấn nút Tìm kiếm. Trong một vài trường hợp thì chúng ta không cần nhập đủ hết các tiêu thức này, khi đó kết quả trả về sẽ tương ứng với các tiêu thức tìm kiếm có thể có 1 hoặc nhiều hóa đơn điện tử có chung tiêu thức.
  • Bước 4: Kiểm tra kết quả thông tin hóa đơn trả về

5. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử phản ánh đầy đủ, trọn vẹn nội dung, hình thức của hóa đơn điện tử được chuyển đổi và phải có dòng chữ ghi “Bản thể hiện của đơn điện tử”.

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ được lập khi hóa đơn điện tử gốc đảm bảo hợp pháp hay có giá trị pháp lý. Để có giá trị pháp lý bản thể hiện của hóa đơn điện tử  cần có chữ ký và đóng dấu của người chịu trách nhiệm Pháp lý bên bán.

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, hoặc sử dụng để đảm bảo việc lưu thông hàng hóa được thuận lợi khi có các cơ quan chức năng thanh tra kiểm soát.

6. Phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử uy tín được các doanh nghiệp lớn đặc biệt là các doanh nghiệp FDI tin tưởng lựa chọn như: Honda, Samsung, Toyota, Lotte, Golden Gate, Big C; CJ CGV, Grab, Goviet, Starbucks…

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

Phần mềm hóa đơn điện tử uy tín.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được cung cấp bởi Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn một trong những đơn vị đi đầu trong lĩnh vực cung cấp phần mềm và các giải pháp công nghệ thông tin phục vụ quản lý cho doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ công như: Hóa đơn điện tử, Thuế điện tử, Hải quan điện tử, Bảo hiểm xã hội điện tử,...

Ưu việt nổi bật của hóa đơn điện tử E-invoice:

  • Sử dụng công nghệ bảo mật Blockchain, mật mật tối đa dữ liệu.
  • Ứng dụng được với đa dạng loại hình doanh nghiệp, quản lý tập trung hoặc phân tán hiệu quả​.
  • Dễ dàng tích hợp với các phần mềm có sẵn của doanh nghiệp như phần mềm SAP, ERP, CRM…
  • Có nhiều gói cho doanh nghiệp lựa chọn tiết kiệm chi phí quản lý hóa đơn chứng từ tối đa.
  • Tra cứu hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi.
  • Tự động nâng cấp và cập nhật phiên bản mới.
  • Tự động sao lưu dữ liệu, gửi SMS, email…
  • Hỗ trợ tận tình 24/7 nhiệt tình, chuyên nghiệp.

Với những thông tin về hóa đơn điện tử được chia sẻ trong bài viết ngày hôm nay hy vọng sẽ giúp các bạn có cái nhìn tổng quan nhất về hóa đơn điện tử. Để được tư vấn và sử dụng phần mềm hóa điện tử tốt nhất quý khách hàng vui lòng liên hệ cho chúng tôi theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/
Phần mềm hải quan điện tử Phần mềm khai thuế điện tử chuyên nghiệp Phần mềm hóa đơn điện tử Phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử
Trụ sở Hà Nội
Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Viêt - Cầu Giấy - Hà Nội.
Điện thoại: 024.37545222, FAX: 024.37545223
Chi nhánh TP.HCM
33A - Cửu Long - F.2 -Tân Bình - TP.HCM.
Điện thoại: 028.35470355. FAX: 028.35470356
Chi nhánh Đồng Nai
93/75 Đồng Khởi - Tân Phong - TP.Biên Hoà - Đồng Nai.
Điện thoại : 02518.871868, Fax: 02518.871866
Chi nhánh Đà Nẵng
36 Đào Duy Từ - Thanh Khê - TP.ĐÀ NẴNG.
Điện thoại : 0236.3868363, Fax: 0236.3868364
Chi nhánh Bình Dương
B4-08 Cao ốc BICONSI, Yersin - Thủ Dầu Một - Bình Dương.
Điện thoại : 0274.3848886, Fax: 0274.3848882
Tư vấn, hỗ trợ 24/7
1900 1286
2020 © Xây dựng bởi Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn