CloudOffce
HOTLINE: 1900 1286
|
Tin tức

Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng và hợp lệ

Cách in hóa đơn điện tử như thế nào đơn giản mà vẫn đảm bảo tính hợp lệ? Mặc dù khi sử dụng hóa đơn điện tử, các nghiệp vụ được thực hiện trên phần mềm nhưng nhiều trường hợp Kế toán cần in hóa đơn điện tử để phục vụ cho một số công việc khác. Dưới đây là hướng dẫn để Kế toán thực hiện in hóa đơn điện tử nhanh chóng, thuận tiện.

Hóa đơn điện tử

Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử theo đúng quy định.

1. Mục đích của in hóa đơn điện tử

Việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử đã được quy định trong các Thông tư, Nghị định của Chính Phủ và Bộ Tài Chính. Hóa đơn điện tử hỗ trợ cho nhiều công việc của Kế toán, giảm tải giấy tờ, chứng từ, các nghiệp vụ được thực hiện trên phần mềm đơn giản và nhanh chóng.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, Kế toán vẫn cần sử dụng hóa đơn giấy để phục vụ cho một số công việc:

  • Chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, sản phẩm hữu hình trong lưu thông.
  • In hóa đơn điện tử để phục vụ theo yêu cầu của khách hàng.
  • Để lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán.

In hóa đơn điện tử theo đúng quy định

In hóa đơn điện tử để lưu trữ chứng từ theo quy định của Luật Kế toán.

  • Để phục vụ cho các công việc thanh toán nội bộ.
  • Khi cần chứng từ để phục vụ công tác điều tra.

2. Lưu ý khi in hóa đơn điện tử

Khi thực hiện in hóa đơn điện tử, Kế toán cần lưu ý những điều sau:

  • Việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy chỉ được thực hiện duy nhất 1 lần.
  • Bản in của hóa đơn điện tử cần phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc để đảm bảo có tính pháp lý.
  • Bản in hóa đơn điện tử cần ghi rõ dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”. Trên hóa đơn chuyển đổi cần có chữ ký, họ tên đầy đủ của người thực hiện chuyển đổi.
  • Người có trách nhiệm pháp lý của bên bán phải ký tên và đóng dấu lên hóa đơn chuyển đổi.

3. In hóa đơn điện tử đơn giản, dễ dàng với E-invoice

Tùy vào mục đích sử dụng mà doanh nghiệp có thể lựa chọn cách in hóa đơn điện tử như dưới đây:

3.1. Cách in hóa đơn điện tử bản chuyển đổi

Ví bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử chỉ được in một lần duy nhất nên Kế toán cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi in. Sau khi bên bán thực hiện ký số hóa đơn điện tử, Kế toán đặt lệnh in chuyển đổi.

Bản chuyển đổi hóa đơn điện tử

Bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử chỉ được thực hiện in một lần duy nhất.

Đối với doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của THAISONSOFT, Kế toán chỉ cần chọn ô “In hóa đơn” ở góc cuối cùng bên trái của giao diện phần mềm sau khi ký số. Bên cạnh nút in là nút xem trước để Kế toán có thể kiểm tra lại toàn bộ thông tin.

Khi lựa chọn in hóa đơn, bạn sẽ có 2 lựa chọn là in chuyển đổi lưu trữ và in chuyển đổi vận chuyển. Nếu hóa đơn điện tử đầy đủ thông tin, hợp lệ theo quy định thì nút in chuyển đổi mới được kích hoạt.

Cách in bản chuyển đổi hóa đơn điện tử trên Einvoice

Cách in bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử trên E-invoice của THAISONSOFT.

Bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử chỉ có một bản duy nhất. Trên hóa đơn chuyển đổi sẽ có ghi chú rõ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” kèm theo thời gian chuyển đổi.

Phần cuối cùng của bản in hóa đơn điện tử sẽ có chữ ký của người mua, người bán và người thực hiện chuyển đổi. Theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC, hóa đơn chuyển đổi có tính pháp lý khi có chữ ký của người đại diện pháp luật, và đóng dấu đỏ của bên bán.

3.2. Cách in hóa đơn điện tử bản thể hiện

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử hay còn được gọi là bản sao được sử dụng trong một số trường hợp. Kế toán chỉ cần truy cập mục quản lý hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, tìm hóa đơn cần in. Sau đó, bạn ấn vào phần chỉnh sửa, giao diện kê khai hóa đơn sẽ được hiện ra, bạn chọn “In hóa đơn” ở bên trái phía dưới cùng để in bản thể hiện.

Bản thể hiện hóa đơn điện tử có thể in với số lượng không giời hạn

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử có thể in với số lượng không giới hạn.

Khác với bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử, bản thể hiện không giới hạn số lần in. Kế toán có thể in tùy ý số hóa đơn mong muốn để phục vụ cho các mục đích công việc khác nhau.

3.3. Xử lý như thế nào khi bị mất bản in của hóa đơn điện tử?

Đối với bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử, vì doanh nghiệp chỉ có 1 bản duy nhất nên nếu bị mất sẽ không in lại được. Ngược lại, bản thể hiện của hóa đơn điện tử có thể in lại nếu doanh nghiệp cần sử dụng.

Trường hợp doanh nghiệp cần phải trình bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử nhưng không may bị mất thì có thể cung cấp hóa đơn gốc theo đường link trực tuyến. Đây là một trong những điểm ưu việt khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, các bên liên quan đều có thể xem được hóa đơn gốc, không lo lắng bị mất hóa đơn như khi dùng hóa đơn giấy.

Trên đây là một số hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng và hợp lệ để Kế toán có thể tham khảo và thực hiện. Nếu cần tư vấn thêm, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo hotline 24/7: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam/Trung: 1900 4768.

Phần mềm hải quan điện tử Phần mềm khai thuế điện tử chuyên nghiệp Phần mềm hóa đơn điện tử Phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử
Trụ sở Hà Nội
Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Viêt - Cầu Giấy - Hà Nội.
Điện thoại: 024.37545222, FAX: 024.37545223
Chi nhánh TP.HCM
33A - Cửu Long - F.2 -Tân Bình - TP.HCM.
Điện thoại: 028.35470355. FAX: 028.35470356
Chi nhánh Đồng Nai
93/75 Đồng Khởi - Tân Phong - TP.Biên Hoà - Đồng Nai.
Điện thoại : 02518.871868, Fax: 02518.871866
Chi nhánh Đà Nẵng
36 Đào Duy Từ - Thanh Khê - TP.ĐÀ NẴNG.
Điện thoại : 0236.3868363, Fax: 0236.3868364
Chi nhánh Bình Dương
B4-08 Cao ốc BICONSI, Yersin - Thủ Dầu Một - Bình Dương.
Điện thoại : 0274.3848886, Fax: 0274.3848882
Tư vấn, hỗ trợ 24/7
1900 1286
2020 © Xây dựng bởi Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn