CloudOffce
HOTLINE: 1900 1286
|
Tin tức & sự kiện

Hướng dẫn doanh nghiệp cách xác định nhu cầu tuyển dụng

Trước khi đưa ra quyết định tuyển dụng chính thức, xác định nhu cầu tuyển dụng là bước đầu tiên mà doanh nghiệp cần thực hiện. Đây cũng là khâu quan trọng quyết định rất lớn hiệu quả của kế hoạch tuyển dụng. Vậy để xác định được nhu cầu tuyển dụng, doanh nghiệp cần làm những công việc gì? Doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết trong bài viết dưới đây.

Xác định nhu cầu tuyển dụng

Xác định nhu cầu tuyển dụng là bước quan trọng doanh nghiệp cần làm khi tuyển dụng nhân sự.

1. Xác định nhu cầu tuyển dụng là gì?

Xác định nhu cầu tuyển dụng là bước đầu tiên trong kế hoạch tuyển dụng của doanh nghiệp, bắt đầu bằng quá trình phân tích xem doanh nghiệp có thực sự cần tuyển dụng thêm nhân sự hay không, số lượng cần tuyển và các yêu cầu về công việc như thế nào? Nói ngắn gọn, xác định nhu cầu tuyển dụng chính là đánh giá mức độ cấp thiết và các yêu cầu chi tiết của tuyển dụng.

Việc xác định nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp được đánh giá dựa trên các vấn đề sau:

  • Khả năng phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
  • Tình hình nhân sự của doanh nghiệp hiện tại: Về số lượng và chất lượng nhân sự đã đáp ứng đủ cho công việc hay chưa? Những mảng nào, kỹ năng nào mà nhân lực hiện tại còn thiếu?
  • Tỷ lệ nhân viên thôi việc.
  • Chính sách lương và đãi ngộ.
  • Chi phí trung bình để tuyển dụng thành công số lượng nhân sự đạt yêu cầu.
  • Tình hình tuyển dụng nhân sự trên thị trường ở thời điểm hiện tại.

>> Tham khảo: Xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự trong doanh nghiệp.

2. Tầm quan trọng của việc xác định nhu cầu tuyển dụng

Làm thế nào để tuyển dụng đáp ứng nhu cầu về số lượng và chất lượng? Hiệu quả của việc tuyển dụng phụ thuộc rất lớn vào khâu đánh giá và xác định nhu cầu tuyển dụng - Khâu đầu tiên trong kế hoạch tuyển dụng và cũng quyết định rất lớn đến kết quả tuyển dụng.

Kê shoachj tuyển dụng tại doanh nghiệp

Xác định nhu cầu tuyển dụng là bước đầu tiên để lên kế hoạch tuyển dụng.

Xác định được nhu cầu tuyển dụng sẽ mang lại lợi ích rất lớn cho quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp:

  • Giúp quá trình tuyển dụng đi đúng hướng và hiệu quả.
  • Mang lại nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu cho doanh nghiệp.
  • Phân tích và đánh giá được tình hình nhân sự của doanh nghiệp.
  • Nắm bắt được tình hình tuyển dụng nhân sự và nguồn nhân lực trên thị trường.
  • Hạn chế các vấn đề về lãng phí nhân lực, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

3. Hướng dẫn doanh nghiệp xác định nhu cầu tuyển dụng

Để xác định nhu cầu tuyển dụng, bộ phận nhân sự cần đánh giá, phân tích xem doanh nghiệp có thực sự cần tuyển nhân viên hay không, số lượng cần tuyển là bao nhiêu, tuyển vào việc gì và cần tuyển người đáp ứng các tiêu chuẩn như thế nào?

Bước 1: Đánh giá mức độ cấp thiết của nhu cầu tuyển dụng

Việc tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp xuất phát từ nhiều lý do, điển hình như để thay thế nhân viên nghỉ việc, thuyên chuyển, cần tăng cường nhân sự cho dự án,... Tùy theo lý do xuất phát của nhu cầu tuyển dụng mà tính cấp thiết của việc tuyển dụng sẽ khác nhau, cụ thể như sau:

Tuyển dụng để thay thế

Nhu cầu tuyển dụng thay thế phát sinh khi có nhân viên bị thôi việc, sa thải, điều chuyển sang vị trí, bộ phận hoặc đơn vị khác,... Trường hợp này, hoạt động tuyển dụng phải được thực hiện nhanh chóng để có nhân sự thay thế, đảm bảo tính liên tục của công việc.

Vì tính cấp thiết của tuyển dụng thay thế rất cao nên dễ dẫn tới không đảm bảo chất lượng tuyển dụng. Bộ phận nhân sự có thể căn cứ vào một số nội dung sau để xác định nhu cầu tuyển dụng chính xác nhất:

  • Nhân sự thay thế tạm thời hay thay thế hoàn toàn: Nếu là thay thế hoàn toàn thì cần đảm bảo chất lượng nhân sự thực sự tốt để phục vụ cho công việc về lâu dài.
  • Nếu chưa tuyển dụng được nhân sự để bù đắp vào vị trí thiếu hụt, có thể sử dụng những nhân viên đang làm việc để hỗ trợ tạm thời cho vị trí đang trống hay không?
  • Hoặc nếu chưa tuyển được nhân sự, công việc của vị trí đang trống có thể thuê ngoài hay không, dự tính chi phí thuê ngoài.
  • Đối với nhân sự thăng chức, thuyên chuyển hoặc về hưu: Trước khi có sự thay đổi về nhân sự, cần có khoảng thời gian chuẩn bị, chuyển giao hoặc hỗ trợ nhân viên mới để tránh gián đoạn công việc.

Khi nào cần tuyển dụng thay thế nhân sự

Doanh nghiệp cần tuyển dụng thay thế khi có biến động gây thiếu hụt nhân sự.

Tuyển dụng ứng phó

Tuyển dụng ứng phó phát sinh khi doanh nghiệp đột ngột nhận được khối lượng công việc lớn trong một khoảng thời gian. Một ví dụ điển hình cho trường hợp này là khi công ty nhận dự án lớn, triển khai hợp đồng lớn,...

Để đảm bảo tiến độ công việc, doanh nghiệp cần bổ sung lao động trong khoảng thời gian đó. Hình thức này thường tồn tại nhiều vấn đề rủi ro khi tuyển dụng bởi công việc chỉ mang tính chất tạm thời, không ổn định và lâu dài.

Tuyển dụng ngẫu nhiên

Tuyển dụng ngẫu nhiên được hiểu là không bắt nguồn từ nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp mà thường xuất phát từ một yêu cầu tuyển dụng của ứng viên có tiềm năng lớn, của một ứng viên đang làm việc tại công ty đối thủ có năng lực giỏi, hoặc ứng viên của bên khách hàng nhà cung cấp,... Mục đích của tuyển dụng trong trường hợp này thường là để nâng cao khả năng cạnh tranh hoặc giữ mối quan hệ hợp tác tốt với khách hàng, đối tác. Tính cấp thiết của tuyển dụng ngẫu nhiên không cao như các hình thức bên trên.

Tuyển dụng thường niên

Tuyển dụng thường niên phụ thuộc vào chi phí và kế hoạch quản lý của doanh nghiệp. Hình thức tuyển dụng này thường gặp ở các doanh nghiệp lớn, các kế hoạch tuyển dụng thường được chuẩn bị trước để dự trù đủ nguồn nhân lực.

Kế hoạch tuyển dụng thường được thiết lập dựa trên hoạt động trong năm tiếp theo, ước tính số lượng nhân viên sẽ thôi việc,... Vì tuyển dụng thường niên chủ yếu để dự trù nguồn nhân lực nên tính cấp bách không cao, có nhiều thời gian để thực hiện.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

Bước 2: Định biên nhân sự

Định biên nhân sự được hiểu là quá trình phân tích, tính toán để xác định cơ cấu nguồn nhân sự, bao gồm cả số lượng và chất lượng nhân sự để đáp ứng yêu cầu công việc tại từng vị trí, bộ phận của doanh nghiệp nhằm đưa ra quyết định tuyển dụng. Mục đích của định biên nhân sự là nhằm hoạch định nguồn nhân lực phù hợp, tránh trường hợp bị dư thừa hay thiếu hụt nhân sự.

Nguyên tắc khi biên nhận nhân sự

Áp dụng 3 nguyên tắc khi định biên nhân sự để xác định cơ cấu nguồn nhân sự.

Để định biên nhân sự, nhà tuyển dụng có thể căn cứ vào 3 nhóm nguyên tắc phổ biến sau:

Nhóm nguyên tắc tỷ tương quan

Các nguyên tắc về tỷ lệ tương quan thường được sử dụng bao gồm:

  • Tỷ lệ tăng (giảm) so với năm trước tương ứng với tỷ lệ tăng (giảm) của doanh thu.

Ví dụ: Năm 2019, doanh thu công ty tăng 30% thì định biên nhân sự tăng 20%.

  • Tỷ lệ tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp với vị trí gián tiếp.

Ví dụ: Tỷ lệ tương quan giữa vị trí quản lý và nhân viên là 15% và 85%.

  • Tỷ lệ tương quan giữa chi phí cho nhóm quản lý và nhân viên, nhóm vị trí trực tiếp và vị trí gián tiếp.

Ví dụ tương quan giữa quỹ lương của bộ phận quản lý và nhân viên là 22%/78%.

Nhóm nguyên tắc về định mức lao động

Nguyên tắc về định mức lao động chủ yếu nhằm xác định khối lượng, tính chất công việc của lao động từ đó xác định số lượng nhân sự.

  • Căn cứ theo khối lượng công việc

Ví dụ: Yêu cầu về khối lượng của một số doanh nghiệp sản xuất như sau:

  • 35 sản phẩm/ca/lao động.
  • 100 sản phẩm/ca/dây chuyền (nhóm).
  • 15 khách hàng phục vụ/ngày.
  • Căn cứ theo thông lệ thao tác nghề nghiệp

Ví dụ: Số lượng giao dịch thực hiện/ngày, số hóa đơn/chứng từ hoàn thành trong năm.

  • Căn cứ theo đối tượng phục vụ

Ví dụ: Một nhân viên nhân sự tương ứng với 50 nhân viên.

>> Có thể bạn quan tâm: 9 nhóm nhân sự theo lý thuyết của Belbin.

Nhóm nguyên tắc về tần suất và thời lượng

Nhân sự dựa vào cơ cấu chức danh, tần suất và thời lượng thực hiện công việc của nhân viên. Ví dụ đối với kế toán, các công việc bao gồm:

  • Lập và quản lý hóa đơn, chứng từ, hạch toán - thanh toán hàng ngày: 100 hóa đơn, chứng từ/ngày.
  • Lập các loại báo báo: Báo cáo hóa đơn, thuế, doanh thu, công nợ,... 1 báo cáo/ngày.
  • Làm việc với cơ quan thuế: Cuối mỗi quý.

Bước 3: Xác định nội dung công việc và yêu cầu đối với ứng viên

Việc xây dựng các bản mô tả công việc và bản mô tả công việc trong khi xác định nhu cầu nhân sự rất quan trọng để tuyển dụng hiệu quả. Đây là căn cứ để bộ phận nhân sự thực hiện thông báo tuyển dụng, quảng cáo tuyển dụng.

Bản mô tả tuyển dụng phản ánh tình trạng tổng thể về chức năng công việc, danh sách những nhiệm vụ cần thực hiện của công ty. Đồng thời, bản mô tả công việc thể hiện yêu cầu đối với ứng viên:

  • Yêu cầu về chuyên môn, trình độ học vấn, bằng cấp.
  • Yêu cầu về năng lực chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm làm việc.
  • Yêu cầu về kỹ năng: Giao tiếp, làm việc nhóm, lập kế hoạch, phân tích,...
  • Yêu cầu về bằng cấp nâng cao: Chứng chỉ ngoại ngữ, Excel, bằng cấp chuyên môn phục vụ công việc,...
  • Yêu cầu về năng lực cá nhân đặc biệt: Khéo tay, có giọng nói hay, có thể nói tự tin trước đám đông,...
  • Yêu cầu về hình thức: Đặc biệt quan trọng với các vị trí thường xuyên giao dịch với khách hàng, hoặc các nhân viên làm công việc tiếp thị sản phẩm mỹ phẩm, thời trang,...
  • Yêu cầu khác:  Phương tiện di chuyển, chưa lập gia đình,...

Đối với tất cả các yêu cầu, nhân sự có thể phân chia thành 3 nhóm chính bao gồm:

  • Nhóm 1 - Kiến thức và kỹ năng: Là yêu cầu căn bản, đóng vai trò nền tảng để ứng viên đảm nhận công việc. Kiến thức bao gồm học thức, hiểu biết, kiến thức xã hội của ứng viên; kỹ năng bao gồm những tố chất, khả năng của ứng viên để đáp ứng công việc.
  • Nhóm 2 - Trình độ và kinh nghiệm: Trình độ, cấp bậc và kinh nghiệm làm việc của ứng viên đáp ứng công việc.
  • Nhóm 3 - Các yếu tố cá nhân: Ứng viên cần có những đặc điểm, tố chất như thế nào thì phù hợp với công việc và môi trường làm việc của công ty. Ví dụ nhân viên truyền thông nội bộ cần năng động, hòa đồng, hoạt bát; nhân viên kế toán cần tỉ mỉ, cẩn thận,...

Lưu ý: Trong bản mô tả công việc và yêu cầu công việc cần phân chia rõ ràng những mục “Bắt buộc” và “Khuyến khích/ưu tiên”. Nghĩa là có những yêu cầu là bắt buộc và có những yêu cầu không nhất thiết phải có nhưng nếu có thì ứng viên sẽ có khả năng trúng tuyển cao hơn.

Ngoài ra, để xây dựng được bản mô tả công việc và yêu cầu công việc, bộ phận nhân sự còn cần căn cứ vào tình hình chung của doanh nghiệp. Với tình trạng hiện tại của doanh nghiệp, mức chi phí và yêu cầu công việc thì các yêu cầu đối với ứng viên như thế nào là hợp lý? Trả lời được những vấn đề này, nhân sự sẽ xây dựng được bản yêu cầu tuyển dụng hoàn chỉnh.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách xác định nhu cầu tuyển dụng cho doanh nghiệp. Trong bản kế hoạch tuyển dụng, xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự là bước quan trọng đầu tiên để định hướng và ảnh hưởng lớn đến kết quả tuyển dụng. Doanh nghiệp có thể tham khảo các gợi ý này để xây dựng quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, hiệu quả nhằm chiêu mộ nhân tài.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://cloudoffice.com.vn/
Phần mềm hải quan điện tử Phần mềm khai thuế điện tử chuyên nghiệp Phần mềm hóa đơn điện tử Phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử
Trụ sở Hà Nội
Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Viêt - Cầu Giấy - Hà Nội.
Điện thoại: 024.37545222, FAX: 024.37545223
Chi nhánh TP.HCM
33A - Cửu Long - F.2 -Tân Bình - TP.HCM.
Điện thoại: 028.35470355. FAX: 028.35470356
Chi nhánh Đồng Nai
93/75 Đồng Khởi - Tân Phong - TP.Biên Hoà - Đồng Nai.
Điện thoại : 02518.871868, Fax: 02518.871866
Chi nhánh Đà Nẵng
36 Đào Duy Từ - Thanh Khê - TP.ĐÀ NẴNG.
Điện thoại : 0236.3868363, Fax: 0236.3868364
Chi nhánh Bình Dương
B4-08 Cao ốc BICONSI, Yersin - Thủ Dầu Một - Bình Dương.
Điện thoại : 0274.3848886, Fax: 0274.3848882
Tư vấn, hỗ trợ 24/7
1900 1286
2021 © Xây dựng bởi Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn