Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử dù ở cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp nào cũng đóng vai trò quan trọng, cung cấp các thông tin, dữ liệu phục vụ hoạt động quản lý đồng thời phục vụ cho các mục đích kinh tế, mục tiêu kinh doanh. Đặc biệt, trong thời đại công nghệ số, tài liệu lưu trữ sẽ dần thay thế hoàn toàn hồ sơ giấy, việc quản lý các tài liệu này càng cần được chú trọng. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP đã hướng dẫn chi tiết về vấn đề này.

Hướng dẫn quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo theo Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP.

1. Tài liệu lưu trữ điện tử là gì?

Tài liệu lưu trữ điện tử tài tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và được lựa chọn, bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và các kỹ thuật công nghệ thông tin hiện đại. Tài liệu lưu trữ điện tử được lưu trữ trên hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

Tài liệu lưu trữ điện tử có ý nghĩa quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào. Tài liệu này gắn liền với hoạt động của các tổ chức nên cần được quản lý chặt chẽ. Việc tổ chức, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử một cách khoa học sẽ phục vụ tốt cho các nhu cầu và mục tiêu của tổ chức.

2. Quản lý tài liệu lưu trữ theo Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính Phủ

Để hướng dẫn chi tiết cho công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, Chính Phủ đã ban hành Nghị định số 01/2013/NĐ-CP cụ thể hóa một số vấn đề quan trọng.

Xác định giá trị của tài liệu lưu trữ điện tử

Khâu đầu tiên và đóng vai trò quan trọng đối với nghiệp vụ quản lý tài liệu lưu trữ là xác định giá trị của tài liệu. Căn cứ theo Điều 3, Chương II của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, tài liệu lưu trữ điện tử được xác định dựa theo nguyên tắc và tiêu chuẩn:

• Đảm bảo tính tin cậy, xác thực và toàn vẹn thông tin khi lưu trữ tài liệu điện tử.
• Đảm bảo truy cập và sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ dưới dạng hoàn chỉnh.
• Tài liệu lưu trữ điện tử phải có giá trị như bản gốc.

>> Tham khảo: Phương pháp quản lý tài liệu hiệu quả.

Yêu cầu trong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

Với tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân:

• Cần được bảo quản và lưu trữ theo công nghệ, kỹ thuật thông tin trong hệ thống quản lý điện tử.
• Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải đảm bảo các yêu cầu về kỹ thuật để tài liệu có tính xác thực, toàn vẹn và nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập được ngay.

Với tài liệu được số hóa từ các vật mang tin:

• Đáp ứng các yêu cầu về tiêu chuẩn dữ liệu của thông tin đầu vào. Sau khi đã được số hóa, tài liệu không được phép hủy và có giá trị lưu trữ vĩnh viễn.
• Các cơ quan, tổ chức sử dụng chữ ký số đối với tài liệu được số hóa.
• Chữ ký số cần tuân thủ các quy định về giao dịch điện tử.

Các yêu cầu đối với tài liệu được số hóa.

Thu thập các tài liệu lưu trữ điện tử

Việc thu thập các tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan, tổ chức cần đáp ứng các yêu cầu:

• Nếu tài liệu giấy và điện tử cùng nội dung thì thực hiện thu thập cả hai loại.
• Kiểm tra tính xác thực, toàn vẹn thông tin và khả năng truy cập, sử dụng tài liệu điện tử để đảm bảo nội dung, cấu trúc của tài liệu được bảo vệ.
• Thu thập tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan và vào lưu trữ lịch sử cần thực hiện theo quy trình quy định tại Khoản 3, Khoản 4, Điều 7 của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP.
• Chỉ được hủy tài liệu lưu trữ điện tử sau khi đã hoàn thành việc giao nộp hồ sơ, tài liệu.
• Các tiêu chuẩn kỹ thuật về thu thập và lưu tài liệu lưu trữ điện tử giữa lưu trữ cơ quan với lưu trữ điện tử cần tuân thủ quy định của pháp luật.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử

Việc bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử cần đảm bảo:

• An toàn thông tin và chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.
• Lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử phải đảm bảo an toàn, toàn vẹn, khả năng truy cập và có các biện pháp kỹ thuật để phân loại, lưu trữ phù hợp và không ảnh hưởng đến nội dung.
• Các phương tiện lưu trữ cần được bảo quản trong môi trường thích hợp.

Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

Sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử

Việc sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử cần:

• Thẩm quyền cho phép đọc, sao lưu và chứng thực lưu trữ.
• Đăng tải các thông tin về quy trình, thủ tục và chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang thông tin của cơ quan, tổ chức.
• Khuyến khích sử dụng tài liệu điện tử trực tuyến.
• Các phương tiện lưu trữ điện tử thuộc danh mục hạn chế không được kết nối và sử dụng trên diện rộng.

3. Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice - Quản lý tài liệu toàn diện, hiệu quả

Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice được cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn. CloudOffice là giải pháp quản lý tài liệu có tính ứng dụng cao trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, phù hợp với mọi mô hình.

Quản lý tài liệu lưu trữ đơn giản với CloudOffice.

CloudOffice giúp việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử dễ dàng, thuận tiện và khoa học hơn. CloudOffice dễ dàng sử dụng trên các thiết  bị di động thông minh, người dùng có thể sử dụng và theo dõi việc quản lý tài liệu điện tử mọi lúc, mọi nơi.

Trên đây là hướng dẫn quản lý tài liệu lưu trữ theo Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP. Các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp có thể tham khảo để áp dụng nhằm tổ chức, sắp xếp chặt chẽ và khoa học hệ thống tài liệu điện tử.

Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://cloudoffice.com.vn/