HOTLINE: 1900 4767
Quản lý tài liệu trên Excel, trên hồ sơ giấy hay trên Google Drive hiệu quả nhất? Quản lý tài liệu là quy trình tưởng chừng đơn giản nhưng gây khó khăn và tiêu tốn khá nhiều thời gian, chi phí và nguồn lực của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Có nhiều phương thức để quản lý tài liệu, văn bản trong tổ chức được áp dụng. Vậy đặc trưng của từng phương pháp là gì và nên lựa chọn cách nào tối ưu nhất?
Các phương pháp quản lý tài liệu chuyên nghiệp và hiệu quả.
Đây là phương pháp được áp dụng phổ biến trước đây. Theo phương pháp quản trị thông tin tài liệu trên giấy, tất cả các tài liệu, văn bản sẽ được theo dõi, quản lý bằng cách thủ công, cụ thể là ghi chép.
Đặc trưng của phương pháp này như sau:
Quản lý tài liệu bằng sổ sách với nhiều vấn đề bất cập.
Ưu điểm của phương pháp quản lý tài liệu bằng sổ sách:
Nhược điểm:
Phương pháp quản lý tài liệu, văn bản bộc lộ các hạn chế khi khối lượng tài liệu của doanh nghiệp tăng nhanh, số lượng nhiều và tần suất liên tục, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn, trở ngại và công tác quản lý tồn tại nhiều bất cập:
>> Có thể bạn quan tâm: Tiện ích văn phòng hữu ích.
Sử dụng excel để quản lý tài liệu là phương thức được nhiều tổ chức, doanh nghiệp áp dụng bởi tính khoa học và tiện dụng. Không cần đầu tư nhiều các thiết bị, tổ chức có thể xây dựng hệ thống quản lý tài liệu bằng Excel với nhiều ưu điểm như:
Sử dụng Excel quản lý tài liệu chỉ phù hợp các tổ chức vừa và nhỏ.
Nhược điểm:
Cùng với sự ra đời và phát triển của hệ thống mạng máy tính, các phương thức lưu trữ và quản lý trên công cụ đám mây được ứng dụng rộng rãi. Trong đó, công cụ được sử dụng phổ biến nhất là sử dụng Microsoft Office và Google Drive.
Google Drive bị hạn chế về dung lượng và bảo mật.
Các cơ quan, tổ chức cho rằng chỉ cần đầu tư các thiết bị lưu trữ có dung lượng cao thì có thể đáp ứng được nhu cầu quản lý toàn bộ tài liệu. Tuy nhiên, lưu trữ chỉ là một phần nhỏ của quy trình lưu trữ. Ngoài ra, việc quản lý các loại công văn, chuyển giao, giải quyết, chia sẻ dữ liệu,... cũng đóng vai trò rất quan trọng.
Google Drive đáp ứng được các tiêu chí về chia sẻ thông tin nhưng lại có nhiều mặt hạn chế về dung lượng và mức độ bảo mật. Đặc biệt, các tài liệu của tổ chức đa phần liên quan đến thông tin về tài chính, nội bộ thì yêu cầu về bảo mật càng cần đáp ứng ở mức độ cao.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Sử dụng các phần mềm quản lý tài liệu là giải pháp hiện đại nhất hiện nay để “chuẩn hóa” quy trình quản lý tài liệu. Với nhiều phân hệ được thiết kế, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thể quản lý toàn diện các tài liệu, văn bản, khoa học.
Không những giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân sự, các phần mềm quản lý tài liệu còn đóng vai trò như “cánh tay đắc lực” giúp doanh nghiệp, hỗ trợ nâng cao hiệu suất làm việc và về lâu dài là tăng hiệu quả kinh doanh, năng lực cạnh tranh.
CloudOffice - Giải pháp quản lý tài liệu toàn diện, hiệu quả.
CloudOffice là giải pháp quản lý tài liệu do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) cung cấp. Không chỉ đáp ứng toàn diện các nghiệp vụ quản lý tài liệu, CloudOffice còn cung cấp nhiều tiện ích. Đặc biệt, CloudOffice vận hành và phát triển theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013 đảm bảo an toàn thông tin, tối đa bảo mật.
Trên đây là các phương pháp quản lý tài liệu chuyên nghiệp và hiệu quả. So với các phương thức truyền thống, áp dụng các giải pháp phần mềm quản lý tài liệu sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích và hiệu quả về lâu dài.
Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
