Quản lý văn bản điện tử như thế nào tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật? Văn bản điện tử được coi là phương tiện ghi thông tin rất phổ biến trong thời đại “chuyển đổi số”. Tính ứng dụng của loại văn bản này ngày càng trở nên rộng rãi ở nhiều lĩnh vực. Tuy nhiên, cách thức quản lý văn bản điện tử như thế nào thì không phải đơn vị nào cũng nắm được quy định.

Hướng dẫn quy trình quản lý văn bản điện tử theo Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ.

1. Văn bản điện tử và quản lý văn bản điện tử là gì?

Căn cứ theo Điều 3, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính Phủ quy định về công tác văn thư, văn bản điện tử là loại văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc số hóa từ văn bản giấy, được trình bày theo đúng thể thức, định dạng và kỹ thuật như quy định.

Căn cứ theo Điều 3, Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ, quản lý văn bản và hồ sơ điện tử là việc thực hiện kiểm soát, theo dõi trong suốt vòng đời của hồ sơ điện tử, bao gồm các nghiệp vụ: Tạo lập, chuyển giao, giải quyết, bảo quản và lưu trữ, sử dụng và hủy văn bản điện tử.

Quản lý văn bản điện tử là nghiệp vụ quan trọng với hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị.

2. Quản lý văn bản điện tử như thế nào?

Theo Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ, quy trình quản lý văn bản điện tử được phân chia thành mục văn bản đến và văn bản đi.

2.1. Quản lý văn bản điện tử đến

Theo Chương II của Thông tư 01/2019/TT-BNV, quy trình quản lý văn bản đến gồm:

Bước 1: Tiếp nhận văn bản điện tử đến

Khâu tiếp nhận văn bản điện tử đến cần phải:

• Kiểm tra chữ ký số: Đáp ứng quy định sử dụng chữ ký số tại Thông tư 41/2017/TT-BTTTT của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.
• Thông báo đã nhận văn bản.

Bước 2: Đăng ký, số hóa văn bản điện tử đến.

Đăng ký văn bản điện tử đến:

• Nhận văn bản đến theo hình thức kết nối, liên thông giữa bên gửi và bên nhận.
• Cấu trúc và định dạng các trường thông tin của văn bản cần tuân thủ quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và văn bản dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
• Số văn bản và thời gian đến cần được lưu trong hệ thống.

Số hóa văn bản điện tử đến từ văn bản giấy: Tiêu chuẩn số hóa văn bản, tài liệu:

• Định dạng Portable Document Format (.pdf), để ở phiên bản 1.4 trở lên;
• Ảnh phải là ảnh màu;
• Độ phân giải tối thiểu phải đảm bảo là 200 dpi;
• Tỷ lệ số hóa: 100%.

Bước 3: Trình và chuyển giao văn bản điện tử đến trong hệ thống nội bộ

Sau khi xử lý các khâu bước đầu, bộ phận văn thư cần trình văn bản hoặc chuyển giao đến bộ phận có trách nhiệm xử lý, giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị thì người có thẩm quyền cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân phối hợp để xử lý văn bản.

Bước 4: Giải quyết, xử lý văn bản điện tử đến trong hệ thống

Khi nhận được văn bản điện tử đến, đơn vị hoặc cá nhân cần có trách nhiệm:

• Tổ chức giải quyết, xử lý văn bản.
• Xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản điện tử đến theo danh mục của đơn vị để cập nhật thông tin vào hệ thống.
• Lưu trữ văn bản đến theo quy định.

Tổ chức xử lý văn bản điện tử đến.

2.2. Quản lý văn bản điện tử đi

Các bước để quản lý văn bản điện tử đi như sau:

Bước 1: Tạo lập, soạn thảo văn bản điện tử đi

Cá nhân phụ trách soạn thảo văn bản cần phải:

• Dự thảo văn bản và đưa vào hệ thống, xác định mức độ khẩn của văn bản, trình lãnh đạo đơn vị để duyệt và xem xét.
• Cập nhật các trường thông tin của văn bản vào hệ thống.

Soạn thảo văn bản điện tử để gửi đi.

Lãnh đạo của đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản cần:

• Xem xét và cho ý kiến, phê duyệt về nội dung của văn bản.
• Chuyển đến người có trách nhiệm kiểm tra thể thức, cách trình bày của văn bản.

Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản:

• Kiểm tra tất cả các tiêu chí và trình bày, thể thức văn bản và cho ý kiến.
• Chịu trách nhiệm về nội dung kiểm tra.
• Chuyển văn bản cho văn thư cơ quan để trình người có thẩm quyền ký văn bản.

Bộ phận văn thư tiếp nhận:

• Kiểm tra lại một lần nữa về kỹ thuật trình bày văn bản.
• Chuyển dự thảo văn bản về định dạng .pdf (phiên bản 1.4 trở lên).
• Cập nhật số văn bản, thời gian, tên cơ quan, tổ chức ban hành, số trang và mã định danh của đơn vị.

Bước 2. Ban hành và phát hành văn bản

Ban hành văn bản điện tử đi

Để thực hiện ban hành văn bản điện tử đi, người có thẩm quyền của đơn vị cần ký duyệt ban hành để chuyển văn thư cơ quan làm thủ tục. Bộ phận văn thư sẽ thực hiện tiếp như sau:

• Cấp số văn bản, thời gian vào dự thảo văn bản.
• In và đóng dấu của đơn vị/cơ quan.
• Tổ chức lưu trữ tại văn thư đơn vị 1 bản.
• Ký số của cơ quan, tổ chức để phát hành văn bản điện tử.
• Cập nhật thông tin của văn bản vào hệ thống các trường thông tin của tổ chức.

Phát hành văn bản được số hóa từ văn bản giấy

Trường hợp tổ chức/đơn vị thực hiện phát hành văn bản giấy và cần số hóa văn bản giấy cần căn cứ theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 6 Thông tư này. Sau đó, tổ chức ký số và phát hành văn bản số hóa. Sau khi gửi văn bản giấy cho các tổ chức nhận, đơn vị cần lưu văn bản điện tử trong hệ thống.

>> Có thể bạn quan tâm: Quản lý văn bản theo tiêu chuẩn ISO.

3. CloudOffice - Quản lý văn bản hiệu quả, khoa học, chuyên nghiệp

CloudOffice là giải pháp cải tiến các quy trình tác nghiệp truyền thống, hướng đến một văn phòng điện tử “không giấy tờ” do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) cung cấp. CloudOffice cung cấp đầy đủ các chức năng như: Quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến, tờ trình, phân loại, phê duyệt văn bản, báo cáo tình hình xử lý văn bản,...

Quản lý văn bản điện tử toàn diện, chuyên nghiệp với CloudOffice.

Sử dụng CloudOffice, người dùng có thể truy cập và điều hành từ xa thông qua các ứng dụng cài trên smartphone, máy tính bảng. Nhờ vậy, CloudOffice đáp ứng đầy đủ các yêu cầu làm việc từ xa của lãnh đạo cơ quan, thủ trưởng đơn vị.

Những chức năng ưu việt của CloudOffice trong quản lý văn bản:

• Chức năng văn bản đi: Xử lý đầy đủ các nghiệp vụ văn thư với văn bản mà đơn vị ban hành, phát hành như tạo lập và nhập văn bản đi, gửi văn bản đi đến đơn vị trực thuộc, theo dõi và tra cứu.
• Chức năng văn bản đến: Nhập thông tin văn bản đến vào hệ thống, phân loại, phân công, chuyển giao văn bản đến, phê duyệt văn bản đến, tìm kiếm và tra cứu văn bản đến.
• Chức năng văn bản nội bộ: Quản lý các văn bản lưu hành nội bộ như tờ trình, đề án, đề xuất, thông báo,...
• Chức năng văn bản lưu: Quản lý các văn bản không thuộc mục văn bản đến và văn bản đi của đơn vị.
• Chức năng tạo liên kết văn bản: Cập nhật và bổ sung mối quan hệ giữa các văn bản, xây dựng cấu trúc văn bản, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm được các văn bản có liên quan.
• Báo cáo, thống kê: Chức năng này dùng để báo cáo tình hình quản lý văn bản theo nghiệp vụ và chuẩn mực của công tác văn thư.

CloudOffice như “cánh tay đắc lực” hỗ trợ cho công tác văn thư của các tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp được cải tiến và thu gọn, thực hiện dễ dàng và thuận tiện, hiệu quả hơn. Bộ phận văn thư không cần quá nhiều thời gian và công cụ thủ công, các nghiệp vụ được thực hiện nhanh chóng trên hệ thống của CloudOffice chỉ với thiết bị kết nối mạng.

Trên đây là hướng dẫn quy trình quản lý văn bản điện tử theo Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ. Quản lý văn bản điện tử đóng vai trò quan trọng trong thời đại “số hóa”. Để cải tiến và chuyên nghiệp hóa công tác văn thư, doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị có thể tham khảo giải pháp quản lý văn bản CloudOffice.

Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: Cloudoffice.com.vn