Quản lý văn bản theo ISO được coi là một trong các yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức hiện nay. Các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng (ISO) đang được áp dụng rộng rãi, trong đó có lĩnh vực hành chính, điển hình là công tác văn thư, lưu trữ. Cụ thể, quản lý văn bản theo tiêu chuẩn ISO áp dụng trong doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức như thế nào?

Quản lý văn bản theo tiêu chuẩn ISO áp dụng trong doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức như thế nào?

1. Quản lý văn bản theo ISO là gì?

ISO là cụm từ viết tắt của International Organization for Standardization, tạm dịch là tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế độc lập. Tiêu chuẩn ISO có chức năng làm cho mọi thứ tuân thủ theo các chuẩn mực, được cụ thể hóa bởi các thông số kỹ thuật nhằm đảm bảo cho các sản phẩm, dịch vụ, hệ thống đảm bảo chất lượng, an toàn và hiệu quả.

Quản lý văn bản theo tiêu chuẩn ISO là gì?

Quản lý văn bản theo tiêu chuẩn ISO nghĩa là xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý văn bản trong đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp theo chất lượng dựa trên nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản. Mục đích là nhằm tạo ra các quy trình, phương thức làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng của các nghiệp vụ, công tác văn thư và cải cách mảng hành chính.

2. Tại sao nên quản lý văn bản theo tiêu chuẩn ISO

Quản lý văn bản theo tiêu chuẩn ISO hiện nay được coi là yêu cầu cần thiết đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp. Áp dụng ISO trong công tác văn thư nói chung và quản lý tài liệu nói riêng mang lại nhiều lợi ích:

• Tạo cho cơ quan, tổ chức có một phương pháp làm việc khoa học, chuyên nghiệp, hiệu quả,
• Đảm bảo tính trách nhiệm cá nhân cao, khắc phục được sự chồng chéo về trách nhiệm, sự rườm rà trong các bước thực hiện công việc.

Quản lý văn bản theo ISO để tăng trách nhiệm cá nhân.

• Làm cơ sở để việc tổng hợp, báo cáo, thống kê dữ liệu văn bản dễ dàng và chuẩn mực hơn.
• Dễ dàng đánh giá hiệu quả của công tác quản lý tài liệu và các nghiệp vụ liên quan để xem xét, đánh giá xu hướng phát triển mới của doanh nghiệp.
• Đảm bảo an toàn và bảo mật cho hệ thống cơ sở dữ liệu, tài sản dữ liệu của tổ chức.
• Góp phần quan trọng cải cách công việc văn thư của tổ chức và công cuộc cải cách hành chính nhà nước.
• Tăng mức độ chuyên nghiệp, sự uy tín và nâng cao khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp.

>> Tham khảo: Hướng dẫn sử dụng Excel để quản lý tài liệu doanh nghiệp.

3. Phạm vi áp dụng của tiêu chuẩn ISO trong quản lý tài liệu

Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong công tác quản lý tài liệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố, tùy quy mô doanh nghiệp, sự đầy đủ các hệ thống văn bản, nhu cầu của doanh nghiệp. Trong đó, ISO được áp dụng phổ biến vào các quy trình sau:

Các quy trình liên quan đến công tác quản lý văn bản:

• Soạn thảo văn bản, ban hành và xử lý, giải quyết văn bản.
• Quản lý văn bản đến và văn bản đi.
• Quy trình lập và quản lý văn bản, hồ sơ nộp vào nơi lưu trữ, xác định giá trị và thời hạn bảo quản tài liệu.

Các quy trình liên quan đến công tác lưu trữ văn bản:

• Thu thập và bổ sung tài liệu để lưu trữ.
• Phân loại tài liệu để tạo các danh mục lưu trữ.
• Xác định giá trị của hồ sơ, tài liệu.
• Xử lý, chỉnh lý tài liệu đáp ứng yêu cầu.
• Tu bổ và sao kê tài liệu lưu trữ.

Áp dụng ISO cho các quy trình lưu trữ văn bản.

4. CloudOffice - Giải pháp quản lý văn bản hiệu quả, toàn diện

Phần mềm quản lý văn bản CloudOffice đáp ứng đầy đủ các chức năng nghiệp vụ về quản lý văn bản, bao gồm: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, tờ trình,... Ngoài ra, các ứng dụng tiện ích như điều hành từ xa đáp ứng nhu cầu làm việc mọi lúc, mọi nơi của bộ phận lãnh đạo cơ quan, thủ trưởng, chủ doanh nghiệp.

Các chức năng chính của CloudOffice bao gồm:

• Chức năng văn bản đến: Quản lý toàn bộ các văn bản gửi đến cho tổ chức, thực hiện nhập dữ liệu, phân loại, chuyển giao, phê duyệt.
• Chức năng văn bản đi: Xử lý các nghiệp vụ liên quan đến văn bản mà đơn vị gửi đi, bao gồm soạn thảo, gửi văn bản đi, theo dõi tình trạng, báo cáo, tìm kiếm văn bản.
• Chức năng văn bản nội bộ: Quản lý các văn bản thuộc phạm vi lưu hành nội bộ của đơn vị.
• Chức năng văn bản lưu: Xử lý và quản lý các văn bản không thuộc văn bản đến và văn bản đi.
• Chức năng tạo mối liên kết: Hệ thống cho phép xây dựng cây cấu trúc giữa các văn bản, người dùng dễ dàng tìm được các văn bản liên quan dễ dàng hơn.
• Chức năng thống kê, báo cáo: CloudOffice cung cấp các mẫu thống kê, báo cáo theo yêu cầu nghiệp vụ theo chuẩn mực của nghiệp vụ văn thư.

CloudOffice vận hành theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013.

Đặc biệt, CloudOffice vận hành theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013 - Tiêu chuẩn hàng đầu về hệ thống quản lý an ninh thông tin, bảo mật dữ liệu. Nhờ vậy, hệ thống cơ sở dữ liệu của các tổ chức, đơn vị và doanh nghiệp sẽ được tối đa bảo mật.

Trên đây là các thông tin về quản lý văn bản theo ISO. Áp dụng các tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng không chỉ mang lại nhiều lợi ích, giúp “chuẩn hóa” công tác văn thư mà còn góp phần cải cách nhiều thủ tục hành chính chung.