Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp 2019

Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định lộ trình chuyển đổi việc sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử không còn nhiều. Bởi vậy, các doanh nghiệp đang gặp vướng mắc khi chuyển sang dùng hóa đơn điện tử phải làm thủ tục như thế nào? Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử như thế nào?

1. Vì sao phải thông báo phát hành hóa đơn điện tử?

Theo quy định tại Điều 9, Thông tư số 39/2014/TT-BTC, các doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa đơn điện tử cần phải lập và gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi lên cho Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp mình.

Nếu như trước đây mẫu thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 05 ngày trước khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành. Thì từ ngày 12/06/2017, theo Khoản 3, Điều 1, Thông tư 37/2017/TT-BTC các doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử chậm nhất 02 ngày gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng nếu không có phản hồi của Cơ quan Thuế.

Thông báo phát hành hóa đơn 2019 gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý Thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

2. Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử như sau:

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Theo Mẫu số 1, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).

Mẫu quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử.

- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Theo Mẫu số 2, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).

Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

- Hóa đơn mẫu (Do nhà phân phối giải pháp cung cấp)

Lưu ý:

• Quyết định sử dụng hóa đơn và hóa đơn mẫu phải là bản Scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc)
• Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “XML”
• Chữ ký số để ký điện tử (Token)

Để tạo Thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML, doanh nghiệp cần đăng nhập vào phần mềm HTKK và thực hiện các bước sau:

• Chọn mục “Hóa đơn”

Chọn mục “Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)”.

Màn hình hiển thị “Thông báo phát hành hóa đơn”.

• Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành
• Chọn “Kết xuất XML”

Điền các trường thông tin cần thiết vào “Thông báo phát hành hóa đơn”.

Bước 2. Nộp File thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML

Doanh nghiệp truy cập vào địa chỉ nhantokhai.gdt.gov.vn bằng trình duyệt Internet Explorer. Sau đó, đăng nhập vào hệ thống bằng mã số thuế đơn vị. Tích chọn mục “Tài khoản”. Chọn “Đăng ký thêm tờ khai”.

Chọn “Thông báo phát hành hóa đơn” rồi nhấn “Tiếp tục”.

Sau khi đã đăng ký xong, doanh nghiệp nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử bằng cách chọn mục Tờ khai/Tải lên và chọn File thông báo định dạng XML.

Bước 3: Nộp quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu bản Word

Sau khi đã tải lên Thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thực hiện “Tra cứu” tờ khai thông báo phát hành hóa đơn.

Chọn File Word (File gộp cả bản Scan quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu) đính kèm và ký nộp.

Doanh nghiệp thực hiện tra cứu tờ khai thông báo phát hành hóa đơn sau đó tích chọn mục “Gửi phụ lục” để đính kèm File Word và cắm chữ ký số để gửi tờ khai.

Bước 4: Kiểm tra thông tin phát hành hóa đơn

Sau 02 ngày kể từ ngày đăng ký phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp phải thực hiện kiểm tra tình trạng phát hành. Truy cập trang tracuuhoadon.gdt.gov.vn, nếu hiện đầy đủ thông tin hóa đơn nghĩa là doanh nghiệp đã được phép sử dụng hóa đơn đó. Nếu không hiện đầy đủ các thông tin trên hóa đơn thì doanh nghiệp phải in bản cứng để nộp trực tiếp với Cơ quan Thuế.

Nếu không có thay đổi về nội dung và hình thức phát hành thì kể từ lần thứ 2 trở đi, doanh nghiệp không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm Thông báo phát hành hóa đơn. Cần lưu ý, doanh nghiệp không được phép sử dụng hóa đơn trước khi hoàn tất Thông báo phát hành hóa đơn để tránh bị xử phạt hành chính.

Trường hợp các doanh nghiệp mới thành lập hoặc đã thành lập một thời gian nhưng chưa phát hành hóa đơn thì Chi cục Thuế sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp đã từng sử dụng hóa đơn giấy hoặc tự in sẽ không cần qua bước này.

Để sử dụng hóa đơn điện tử dễ dàng, nhanh chóng doanh nghiệp cần tìm đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để được giải đáp, hỗ trợ thắc mắc một cách kịp thời. Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn tự hào là nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, được Tổng cục Thuế thẩm định và chứng nhận đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cần thiết liên quan, đưa ra giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp.

Mọi chi tiết về phần mềm E-invoice cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn