Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số đã trở thành một phương thức phổ biến và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Thay vì những thủ tục rườm rà của hợp đồng giấy, việc ký kết điện tử giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng tính bảo mật.

Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số - An toàn, nhanh chóng.

1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một trong những công cụ không thể thiếu hiện nay để có thể giao kết ký hợp đồng điện tử thuận lợi. Vậy chữ ký số là gì? Theo Khoản 12, Điều 3, Luật giao dịch điện tử 2023 quy định chữ ký số như sau:

“12. Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.”

Như vậy, chữ ký số được hiểu đơn giản là một loại chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách biến đổi một thông điệp dữ liệu thông qua hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó xác định chính xác chủ thể ký (tính xác thực và tính chống chối bỏ) đồng thời bảo đảm thông điệp dữ liệu toàn vẹn (tính toàn vẹn).

2. Tại sao nên ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số?

Tại sao nên ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số? Có rất nhiều ý kiến khác nhau tuy nhiên có 2 lý do chính, tiên quyết để người dùng lựa chọn chữ ký số ký hợp đồng điện tử.

2.1 Ký hợp đồng bằng chữ ký số đảm bảo an toàn

Trên thực tế có rất nhiều chữ ký số, tuy nhiên chữ ký số được dùng để ký hợp đồng điện tử được nhắc đến là chữ ký số an toàn theo quy định của pháp luật. Cụ thể căn cứ theo Điều 9, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:

1. Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

2. Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp: 

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định này.

3. Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số ECA đảm bảo an toàn cho mọi giao dịch.

Chữ ký số đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và chống chối bỏ cho hợp đồng điện tử, ngăn chặn việc giả mạo hoặc sửa đổi. Khi hợp đồng điện tử được ký bằng chữ ký số an toàn sẽ đáp ứng quy định của Pháp luật về giao dịch điện tử, theo đó hợp đồng có giá trị pháp lý cao nhất, đảm bảo an toàn trong trường hợp xảy ra tranh chấp.

2.2 Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số đảm bảo nhanh, thuận tiện 

Chữ ký số có các đặc thù riêng, được cung cấp phục vụ cho việc đảm bảo pháp lý cho giao dịch điện tử. Khi ký số người dùng chỉ cần thực hiện một vài thao tác đơn giản trên máy tính là đã có thể ký số thành công. 

Việc sử dụng chữ ký số sẽ giúp chủ thể ký không còn lo lắng trở ngại về không gian và thời gian. Cụ thể:

• Thực hiện ký hợp đồng ngay tại văn phòng, khi đi công tác, khi đi du lịch… chỉ cần có máy tính được kết nối internet.
• Thực hiện ký hợp đồng với bất cứ đối tác nào dù ở xa hay gần, trong nước hay nước ngoài.

Từ việc ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số, doanh nghiệp đơn vị sẽ tiết kiệm thời gian chuẩn bị và chi phí đi lại, tìm kiếm các phương thức ký khác. Bên cạnh đó, ký hợp động điện tử bằng chữ ký số là phương thức được khuyến khích áp dụng nhằm bảo vệ môi trường, giảm thiểu việc sử dụng giấy và các phương tiện trung gian khác.

3. Quy trình ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số

Để việc ký hợp đồng được diễn ra thuận lợi, tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử thì các cá nhân, đơn vị cần nắm rõ quy trình ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số, theo đó tránh các rủi ro liên quan đến tính pháp lý. 

Quy trình ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số.

Quy trình ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số như sau:

• Bước 1: Các bên tham gia ký kết cần chuẩn bị chữ ký số cá nhân hoặc của tổ chức đáp ứng các điều kiện về chữ ký số an toàn.
• Bước 2: Một trong các bên soạn thảo hợp đồng điện tử và lưu trữ dưới dạng file PDF hoặc các định dạng hỗ trợ.
• Bước 3: Người soạn hợp đồng thực hiện ký chữ ký số của mình, sau đó gửi cho các chủ thể tham gia giao kết khác ký trên hợp đồng.
• Bước 4: Hệ thống sẽ xác thực chữ ký số của các bên và tạo ra một bản sao hợp đồng đã được ký kết.
• Bước 5: Bản sao hợp đồng đã ký sẽ được tự động xuất và lưu trữ trên hệ thống của các bên tham gia hoặc trên nền tảng ký hợp đồng điện tử. Khi này chủ thể ký có thể nhân ra nhiều bản khác nhau để lưu trữ.

Hiện nay, có nhiều đơn vị cung cấp phần mềm ký hợp đồng điện tử và các phần mềm chữ ký số. Một trong số các đơn vị uy tín được các doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn đó là Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft).

ThaisonSoft cung cấp sản phẩm:

• Phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract: tích hợp nhiều tính năng hiện đại, cung cấp nhiều hợp đồng mẫu đa dạng, cho khách hàng trải nghiệm ký hợp đồng hiện đại, chuyên nghiệp.
• Chữ ký số ECA - USB Token: có khả năng ký số nhanh, có thể ký cùng lúc nhiều hợp đồng khác nhau. Chữ ký số đảm bảo an toàn được Bộ thông tin và truyền thông cấp giấy phép.

Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số là một xu hướng tất yếu trong thời đại số. Việc áp dụng công nghệ này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Để được tư vấn và hỗ trợ cài đặt phần mềm hợp đồng điện tử và chữ ký số vui lòng liên hệ đường dây nóng 19004767 hoặc 19004768. Tham khảo thêm nhiều thông tin tại https://cloudoffice.com.vn/