Ký hợp đồng điện tử là phương thức giao dịch số hiện đại, được các doanh nghiệp ưu tiên sử dụng hiện nay nhằm tối ưu hiệu quả hoạt động kinh doanh. Bài viết này sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về ký hợp đồng điện tử là gì? Một số lưu ý khi ký hợp đồng điện tử.

1. Ký hợp đồng điện tử là gì?

Hợp đồng điện tử theo quy định tại Điều 34, Luật giao dịch điện tử 2023 là hợp đồng được giao kết hoặc thực hiện từ sự tương tác giữa một hệ thống thông tin tự động với người hoặc giữa các hệ thống thông tin tự động với nhau không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì không có sự kiểm tra hay can thiệp của con người vào từng hành động cụ thể do các hệ thống thông tin tự động thực hiện hay vào hợp đồng.

Tìm hiểu ký hợp đồng điện tử là gì.

Vậy ký hợp đồng điện tử là gì? Ký hợp đồng điện tử được hiểu là việc thực hiện giao kết hợp đồng điện tử thông qua việc ký trên văn bản điện tử. Nói cách khác, ký hợp đồng điện tử là việc sử dụng các công cụ điện tử để xác nhận sự đồng ý của mình với các điều khoản trong hợp đồng thay vì việc ký tên trực tiếp lên bản hợp đồng giấy.

Các hình thức ký hợp đồng điện tử phổ biến như: ký tên điện tử (ký bằng hình ảnh chữ ký); ký bằng mã OTP (nhập mã OTP gửi về điện thoại để xác nhận); ký bằng chữ ký số.

Hiện nay, sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng điện tử là một trong những phương thức an toàn, hiệu quả đảm bảo an toàn và giá trị pháp lý cho các giao dịch điện tử. Các bên tham gia giao kết hợp đồng điện tử phải tuân thủ Luật Giao dịch điện tử, Nghị định 30/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số và các văn bản pháp lý liên quan khác.

2. Lưu ý khi ký hợp đồng điện tử

Công nghệ phát triển kéo theo rất nhiều sự thay đổi lớn trong phương thức làm việc của cá nhân và doanh nghiệp. Một trong các thay đổi lớn phải kể đến là việc sử dụng hợp đồng điện tử thay thế cho hợp đồng giấy.

2.1 Lợi ích khi ký hợp đồng điện tử

Ký hợp đồng điện tử mang đến rất nhiều lợi ích không chỉ cho cá nhân, doanh nghiệp mà còn cho cả cơ quan nhà nước.

(1) Đối với cá nhân và doanh nghiệp

Đối với cá nhân và doanh nghiệp, ký hợp đồng điện tử giúp:

• Thực hiện giao kết hợp đồng nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi: Việc ký hợp đồng điện tử đã khắc phục được nhược điểm lớn của hợp đồng giấy. Người ký không cần phải gặp gỡ trực tiếp hoặc mất thời gian di chuyển để ký mà ngồi tại văn phòng, ngồi tại nhà hoặc đi công tác cũng có thể thực hiện ký thông qua các thiết bị điện tử.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Ký hợp đồng điện tử tiết kiệm chi phí đi lại, chi phí tổ chức lễ ký kết, văn phòng ký kết, tiết kiệm chi phí in ấn giấy tờ, chi phí đi lại… tất cả các thủ tục đều được thực hiện trực tuyến, nhanh chóng và tiện lợi.
• Giảm rủi ro giả mạo: Việc ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số đảm bảo an toàn sẽ giảm thiểu các rủi ro giả mạo chữ ký, các rủi ro liên quan đến tính pháp lý của hợp đồng.
• Bảo vệ sự toàn vẹn nội dung đã ký: Sau khi ký số, văn bản đã ký không thể sửa đổi hoặc thêm bớt thông tin. Mọi sự thay đổi đều sẽ bị phát hiện và ghi lại.
• Thuận lợi trong việc lưu trữ, tìm kiếm: Việc ký hợp đồng điện tử đảm bảo cho việc lưu trữ lượng lớn các hợp đồng, tìm kiếm nhanh chóng chỉ với vài thao tác nhấp chuột trên máy tính.

(2) Đối với cơ quan nhà nước

Đối với cơ quan nhà nước việc ký hợp đồng điện tử mang ý nghĩa quan trọng.

• Nâng cao hiệu suất, hiệu quả làm việc: Giúp xử lý và giao dịch nhanh chóng các giao dịch.
• Quản lý hiệu quả: Nhà nước có thể quản lý hiệu quả hoạt động giao kết hợp đồng giữa các đơn vị, tổ chức với nhau và giữa cơ quan Nhà nước với các cá nhân, tổ chức ngoài nhà nước.
• Thúc đẩy xu hướng số hóa: Đáp ứng nhu cầu làm việc và giao dịch trực tuyến ngày càng tăng.
• Thân thiện với môi trường: Giảm thiểu việc sử dụng giấy và các tài nguyên khác.

2.2 Những lưu ý khi ký hợp đồng điện tử

Ký hợp đồng điện tử là một trong những phương thức giao kết hợp đồng nhanh, hiệu quả. Tuy nhiên, cá nhân, đơn vị kinh doanh ngoài việc hiểu rõ ký hợp đồng điện tử là gì thì cần nắm được những lưu ý khi ký hợp đồng điện tử.

Những lưu ý khi ký hợp đồng điện tử.

Cụ thể, các lưu ý như sau:

• Tuân thủ quy định của Luật Giao dịch điện tử, quy định của pháp luật về hợp đồng và quy định khác của pháp luật có liên quan.
• Các bên có quyền thỏa thuận sử dụng thông điệp dữ liệu, phương tiện điện tử một phần hoặc toàn bộ trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử.
• Các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.
• Đọc kỹ nội dung hợp đồng: Trước khi ký, hãy đọc kỹ tất cả các điều khoản để hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình.
• Khi ký hợp đồng điện tử thì thông báo dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như thông báo bằng văn bản giấy.
• Bảo mật thông tin cá nhân: Không chia sẻ thông tin cá nhân và mật khẩu cho người khác.
• Lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số uy tín: Chọn nhà cung cấp chữ ký số được Bộ thông tin truyền thông cấp giấy phép.
• Sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử hỗ trợ ký hợp đồng điện tử nhanh chóng, an toàn và chuyên nghiệp.

3. Phần mềm ký hợp đồng điện tử uy tín

Phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract được cung cấp bởi Công ty pháp triển công nghệ Thái Sơn - Một trong những đơn đơn vị đi đầu trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp số hỗ trợ doanh nghiệp.  iContract hỗ trợ doanh nghiệp ký kết hợp đồng qua môi trường internet, theo đó các bên không cần gặp mặt trực tiếp, đẩy mạnh quá trình chuyển đổi số toàn diện giúp doanh nghiệp bứt phá trong kinh doanh.

Phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract.

Những ưu thế của phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract:

• Có đầy đủ quy trình như: khởi tạo đến trình phê duyệt, ký số, gửi khách hàng ký, theo dõi;
• Hỗ trợ tạo hợp đồng mẫu chuyên nghiệp với đa dạng các ngành nghề khác nhau;
• Phần mềm tự động gửi thông báo cho khách hàng qua Email, SMS;
• Quản lý tài khoản truy cập thông minh, có thể phân quyền người dùng theo từng cấp;
• Hệ thống báo cáo chi tiết, trực quan và chính xác;
• Phê duyệt, ký số nhiều trang hợp đồng trong cùng thời điểm.

Để được tư vấn hỗ trợ về phần mềm hợp đồng điện tử iContract cá nhân và doanh nghiệp vui lòng liên hệ đường dây nóng 1900.4767 hoặc 1900.4768.

Ký hợp đồng điện tử là một hình thức giao kết hợp đồng hiện đại, tiện lợi và an toàn. Việc hiểu rõ về hợp đồng điện tử sẽ giúp cá nhân và doanh nghiệp thực hiện các giao dịch một cách nhanh chóng và hiệu quả. Tham khảo nhiều thông tin tại website https://cloudoffice.com.vn/