Người lãnh đạo luôn muốn nhân viên làm việc chăm chỉ mang lại hiệu quả cao cho công việc. Nhưng điều khó khăn nhất của các lãnh đạo là việc quản lý đội ngũ nhân viên, nhất là với các công ty đang áp dụng hình thức làm việc từ xa, nhân viên không phài đến văn phòng. Vậy làm thế nào để kiểm soát chất lượng công việc khi làm việc từ xa?

Đặc thù của hình thức làm việc từ xa

Làm việc từ xa là chủ đề được đưa ra bàn luận nhiều hơn trong thời gian gần đây khi một bài báo “Nhật Bản làm việc từ xa, còn chúng ta” được đưa ra.

Thực tế, người nhân viên nào cũng muốn được làm việc trong một môi trường thoải mãi, tự do, không bị gò bó, còn các ông chủ, người lãnh đạo thì luôn mong muốn tăng năng suất lao động, tăng hiệu quả công việc và làm sao để quản lý công việc hiệu quả.

Hình thức làm việc từ xa, hay làm việc ở nhà được nước Nhật áp dụng phù hợp với tình hình của nước đó nên rất được lòng người và nhận được sự hưởng ứng lớn từ các nhân viên. Tuy vậy, để chuẩn bị, thực hiện cũng như duy trì được hình thức làm viêc này có rất nhiều điều cần phải bàn đến. Ví như việc đồng lòng giữ nhân viên và lãnh đạo, ý thức của người lao động được đánh giá rất cao. Hơn nữa, phương pháp làm việc này chỉ phù hợp với môt ngành nghề đặc thù không đòi hỏi sự tiếp xúc giữa người với người quá nhiều. Những mô hình công việc có thể giao khoán khối lượng chứ không tính toán trên thời gian như kế toán, sổ sách hay dịch thuật, văn bản...

Hình thức làm việc từ xa được nhiều nhân viên hưởng ứng

Phương pháp làm việc từ xa ở Nhật và một số nước trên thế giới đã nhận được sự hưởng úng của các nhân viên và lãnh đạo, bởi nó có lợi cho cả nhân viên và lãnh đạo. Làm việc ở xa nhân viên và lãnh đạo có thể cân bằng công việc và cuộc sống cá nhân của mình. Nhiều người còn cho rằng với phương pháp làm việc này họ có thể làm việc hiệu quả hơn, làm được nhiều việc hơn bởi không phải mất nhiều thời gian di chuyển đến nơi làm việc…

Quản lý và kiểm soát chất lượng công việc khi làm việc từ xa với phần mềm quản lý công việc Cloudoffice

Có một điều rất quan trọng, được các nhà quản lý và lãnh đạo đặt là làm sao để quản lý, đánh giá được chất lượng công việc của nhân viên khi họ không đến công ty? Thực ra vấn đề này không phải là quá khó. Tiến hành áp dụng phương pháp làm việc từ xa trong thời buổi công nghệ 4.0 không quá phức tạp thay vì lo lắng có giám sát được tình hình và kết quả làm việc của nhân viên hay thì các doanh nghiệp nên chú trọng thay đổi những chính sách mới, hấp dẫn mang hơi hướng khích lệ, tạo điều kiện cho nhân viên để họ có động lực làm việc hiệu quả hơn nữa.

Chính vì vậy, rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đã áp dụng các phần mềm quản lý cồn việc trong hệ thống văn phòng của mình để qua đó thấy được các hoạt động, tình hình làm việc và báo cáo công việc hàng ngày của từng người.

Giải pháp của các doanh nghiệp hiện đại ngày nay và các doanh nghiệp đang thực hiện phương pháp làm việc từ xa là áp dụng hình thức văn phòng điện tử. Mọi hoạt động trong công việc đều được hiện, giám sát, quản lý, báo cáo trên hệ thống điện tử.

Công nghệ hiện đại giúp lãnh đạo kiểm soát chất lượng công việc của nhân viên khi làm từ xa

Rất nhiều nhà cung cấp phần mềm đã phát minh ra nhiều phần mềm hữu ích cho doanh nghiệp. Chẳng hạn như công ty phát triển công nghệ Thái Sơn đã sáng tạo và đưa ra ứng dụng thành công phần mềm văn phòng điện tử.

Phần mềm văn phòng điện tử của Thái Sơn là một hệ thống các phần mềm tích hợp gồm phần mềm quản lý công việc, quản lý tài liệu, văn bản, công văn, giấy tờ hồ sơ… Trong phần mềm có đầy đủ các tính năng tiện ích phục vụ cho việc theo dõi, quản lý, tiếp nhận hay báo cáo công việc… Ngoài ra, phần mềm còn có chức năng trao đổi ý kiến, bình luận, lên lịch… không khác gì một cuộc họp kín nhưng trên môi trường điện tử chứ không phải họp bàn tròn như trước đây. Điểm mạnh nữa của phần mềm này là khả năng kết nối đa phương tiện với các thiết bị smarphone hiện đại.

Sử dụng công nghệ có các chức năng thông minh, hiện đại, lãnh đạo sẽ không phải lo lắng trong việc quản lý nhân viên và kết quả công việc hàng ngày của họ. Ví như công ty của bạn áp dụng phần mềm văn phòng điện tử của Thái Sơn sẽ có được những hiệu quả như sau:

Phần mềm quản lý công việc của công ty Thái Sơn là công cụ hữu hiệu trong phương pháp làm việc từ xa

Việc xử lý công việc nhanh chóng nhờ phần mềm quản lý công việc, quản lý văn bản, công văn, tài liệu. Khi lãnh đạo giao việc nhân viên ngay lúc đó có thể nhận được thông báo rằng mình có những việc gì và sắp xếp vào lịch của mình luôn. Một văn vản được đưa đến nhân viên sẽ được hệ thống phần mềm thông báo và tiếp nhận được ngay. Trường hợp cần sự chỉ đạo, hay ý kiến của lãnh đạo thì công văn đó sẽ được gửi đến lãnh đạo ngay lập tức kể cả khi lãnh đạo không có mặt ở văn phòng.

Việc tìm tài liệu, hay chia sẻ tài liệu cho các nhân viên khác cũng rất dễ dàng. Thay vì phải copy vào đĩa cứng của các nhân viên thì nay tất cả các dữ liệu sẽ được lưu trữ ở một nguồn duy nhất, những người cần tìm kiếm thông tin có thể vào đó là tìm được ngay…

Suy cho cùng, kiểm soát công việc của nhân viên làm việc từ xa là để đánh giá hiệu suất chứ không phải hoạt động. Nhờ vào các công cụ phần mềm để bạn đánh giá chuẩn xác hiệu quả công việc của nhân viên chứ không phải là việc đánh giá họ có chăm chỉ, có chấp hành đúng giờ giấc làm việc hay không...

Doanh nghiệp tham khảo thêm về phần mềm quản lý công việc của Thái Sơn qua địa chỉ sau:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Trụ sở chính tại Hà Nội

Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Viêt - Cầu Giấy - Hà Nội.

Điện thoại: 024.37545222, FAX: 024.37545223

Website: cloudoffice.com.vn