Lưu trữ văn bản theo phương pháp truyền thống với giấy tờ đến nay vẫn còn rất phổ biến tại nhiều cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên, cách làm này đang dần trở nên lạc hậu khi các phần việc liên quan đã dần được số hóa cho hợp với thời đại.

Lưu trữ văn bản theo phương pháp truyền thống: Rào cản của sự phát triển Chính phủ điện tử

Xây dựng Chính phủ điện tử là một trong những nhiệm vụ đường dài của các bộ, ngành, địa phương đã được Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc yêu cầu tại Hội nghị trực tuyến toàn quốc triển khai kế hoạch 2016 – 2020 vào cuối tháng 8/2016.

Tại nhiều cơ quan, ban ngành, Chính phủ điện tử đã được xây dựng từ việc thực hiện từng bước cải cách hành chính. Bảo hiểm xã hội là ngành đi tiên phong trong cải cách hành chính với công cuộc vận động khai bảo hiểm xã hội điện tử đồng thời thực hiện giảm thiểu các thủ tục hành chính qua từng năm.

Về khối kinh tế, cơ quan Thuế đã có lộ trình chuyển đổi từ nay đến 2020 sẽ có từ 80 – 90% doanh nghiệp trên cả nước giao dịch bằng hóa đơn điện tử. Tính đến cuối 2016, cả nước đã có tới 800 doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử tính từ cuối năm 2011.

Bên cạnh đó, hàng trăm doanh nghiệp, cơ quan hành chính đã và đang chuyển đổi từ văn phòng giấy tờ sang văn phòng điện tử góp phần vào công cuộc số hóa xây dựng Chính phủ điện tử. Quá trình chuyển đổi của mỗi khối, ngành đều cần có một khoảng thời gian để làm quen và thích nghi. Tuy nhiên, sau khi sử dụng thành thạo, cán bộ, nhân viên đều cho những phản hồi tích cực trong nâng cao năng suất và cải thiện môi trường làm việc.

Như vậy, trong bối cảnh các lĩnh vực đời sống đang dần chuyển đổi sang hình thức điện tử hóa hay số hóa, việc lưu trữ văn bản theo phương pháp truyền thống tại các cơ quan, doanh nghiệp được ví như rào cản xây dựng nên Chính phủ điện tử.

Khi vẫn giữ cách làm truyền thống, các cơ quan, doanh nghiệp ấy cũng gặp không ít khó khăn khi lội ngược dòng với xu hướng chung của thời đại. Việc trao đổi thông tin, giao dịch giữa một đơn vị lưu trữ văn bản giấy tờ với một đơn vị làm việc hoàn toàn online sẽ có những khoảng lặng bế tắc.

Nếu một doanh nghiệp quen giao dịch điện tử, họ sẽ ưu tiên hợp tác với đơn vị tương tự thay vì làm việc với một bên chỉ làm việc theo cách truyền thống rườm rà, mất nhiều thời gian của cả đôi bên.

Phần mềm văn phòng điện tử: Giải pháp tích hợp lưu trữ văn bản điện tử

Không ít doanh nghiệp băn khoăn về cách lưu trữ văn bản kiểu mới: Cách lưu trữ văn bản kiểu mới đó là gì? Cần bắt đầu như thế nào?

Trên thị trường hiện nay tồn tại hai sự lựa chọn cho cơ quan, doanh nghiệp khi muốn lưu trữ văn bản bằng phần mềm chuyên biệt hoặc phần mềm hệ thống tích hợp tính năng lưu trữ văn bản.

Đối với loại phần mềm chuyên biệt lưu trữ văn bản sẽ phù hợp với mô hình cơ quan, doanh nghiệp quy mô nhỏ, việc liên kết sử dụng chung nguồn tài liệu không nhiều.

Tuy nhiên, với đơn vị có nhiều chi nhánh hay một cơ sở những có đông nhân viên, phần mềm hệ thống được tích hợp tính năng lưu trữ văn bản là sự lựa chọn thích hợp hơn cả. Cơ quan, doanh nghiệp có thể cùng lúc số hóa toàn bộ dữ liệu công việc đưa lên hệ thống để bắt đầu với mô hình làm việc không giấy tờ.

Phần mềm hệ thống này còn được gọi là phần mềm văn phòng điện tử hay văn phòng không giấy tờ. Tất cả những gì doanh nghiệp cần để bắt đầu là máy tính, thiết bị thông minh có nối mạng internet và phần mềm văn phòng điện tử.

Một trong những phần mềm văn phòng điện tử phổ biến nhất hiện nay phải kể đến phần mềm văn phòng điện tử Cloud Office do công ty phát triển công nghệ Thái Sơn xây dựng. Hệ thống của phần mềm Cloud Office đặc biệt phù hợp với các đơn vị có tính phân quyền cao như khối hành chính nhà nước.

Phần mềm Cloud Office là giúp doanh nghiệp ánh xạ toàn bộ nội dung, thông tin liên quan đến cơ quan, doanh nghiệp lên hệ thống riêng của đơn vị mình trên internet. Thông qua hệ thống này, cán bộ, nhân viên có thể làm việc hoàn toàn online với thiết bị thông minh nối mạng hay máy tính.

Không chỉ là lưu trữ văn bản, phần mềm Cloud Office cho phép quản lý công việc, quản lý hồ sơ, tài liệu… Lãnh đạo của cơ quan, doanh nghiệp đặc biệt yêu thích phần mềm Cloud Office bởi có thể theo sát tiến độ công việc mọi lúc, mọi nơi.

Ngồi làm việc tại bất cứ đâu có thể khiến năng suất công việc tăng lên đáng kể. Trong những thời điểm cần làm thêm giờ đuổi kịp tiến độ dự án, doanh nghiệp dùng phần mềm Cloud Office có thể cho nhân viên ngồi ngay tại nhà để làm việc online.

Hàng trăm cơ quan, doanh nghiệp trên cả nước đã tin dùng phần mềm văn phòng điện tử Cloud Office và hài lòng, tiêu biểu như: Bưu điện tỉnh Điện Biên, Hải quan Hải Phòng, Hải quan Vũng Tàu, Hải quan Đồng Nai, Cục thuế tỉnh Nghệ An, cục Hải quan Bình Dương…

Ngoài phần mềm CloudOffice, công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn còn triển khai phần mềm trong lĩnh vực khai hải quan điện tử, thuế điện tử, hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử, văn phòng điện tử và các giải pháp công nghệ khác. Công ty Thái Sơn đã 3 năm liên tiếp được trao giải thưởng Sao Khuê (2009,2010, 2011) do hiệp hội phần mềm Việt Nam và Bộ thông tin truyền thông tổ chức trao tặng cùng nhiều bằng khen khác.

Mọi thông tin chi tiết về hệ thống văn phòng điện tử CloudOffice xin liên hệ:

Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn

Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội

Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223

Tổng đài hỗ trợ: 1900 1286

Website: cloudoffice.com.vn