Sử dụng chữ ký số trở thành nhu cầu tất yếu của cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp hiện nay để đáp ứng nhu cầu giao dịch điện tử. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin, bài viết dưới đây sẽ cung cấp các thông tin lưu ý khi sử dụng chữ ký số và hướng dẫn người dùng lựa chọn chữ ký số phù hợp. 

1. Ứng dụng của chữ ký số trong công việc hiện nay

Chữ ký số là một trong những ứng dụng quan trọng trong lĩnh vực công nghệ số ứng dụng vào thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh và đời số hiện nay. Chữ ký số giúp đơn giản hóa thủ tục, tăng hiệu quả công việc và đảm bảo tính an toàn, bảo mật cho các giao dịch điện tử. 

Lưu ý khi sử dụng chữ ký số.

Những ứng dụng quan trọng của chữ ký số hiện nay như:

1. Ký kết hợp đồng điện tử: Việc tổ chức ký kết hợp đồng điện tử theo cách truyền thống sẽ khiến bạn mất rất nhiều thời gian, công sức và chi phí. Tuy nhiên, khi có chữ ký số (đóng vai trò như chữ ký tay hoặc con dấu) có thể ký hợp đồng online không giới hạn thời gian, địa điểm sẽ giúp tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí bên cạnh đó loại bỏ các quy trình đi lại, in ấn, lưu trữ thủ công.

2. Giao dịch ngân hàng trực tuyến: Chữ ký số ứng dụng trong việc thực hiện các giao dịch với ngân hàng như chuyển khoản, thanh toán hóa đơn, mở tài khoản trực tuyến an toàn, tiện lợi và nhanh chóng.

3. Ứng dụng lập hóa đơn điện tử: Hóa đơn được lập nhanh chóng, giảm thiểu các sai sót, rủi ro hay giả mạo nhờ có chữ ký số. Ngoài ra tạo thuận lợi cho việc quản lý hóa đơn, tránh việc mua bán hóa đơn bất hợp pháp.

4. Giao dịch với cơ quan Nhà nước: Việc sử dụng chữ ký số để thực hiện khai báo thuế điện tử; khai hải quan điện tử; khai bảo hiểm xã hội điện tử… thực hiện các giao dịch với cơ quan nhà nước trở nên phổ biến và được ứng dụng cao nhằm xây dựng một xã hội số phát triển.

5. Tham gia đấu thầu trực tuyến: Chữ ký số giúp các nhà thầu tham gia đấu thầu qua mạng một cách an toàn, minh bạch và tiết kiệm, góp phần thúc đẩy sự cạnh tranh công bằng.

6. Sử dụng dịch vụ công trực tuyến: bên cạnh các ứng dụng của đơn vị doanh nghiệp, các cá nhân còn sử dụng chữ ký số để truy cập và sử dụng các dịch vụ công trực tuyến như đăng ký khai sinh, kết hôn, cấp thẻ bảo hiểm y tế,...

7. Các ứng dụng khác của chữ ký số: Chữ ký số còn được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác như: Giáo dục: Ký kết văn bằng, bảng điểm điện tử; Y tế: Ký kết hồ sơ bệnh án điện tử; Bất động sản: Ký kết hợp đồng mua bán nhà đất trực tuyến.

Chữ ký số được ứng dụng rất nhiều và thường xuyên trong việc mua bán, trao đổi hàng hóa, hợp tác kinh doanh hiện nay. Việc áp dụng chữ ký số mang đến cho người dùng nhiều lợi ích thiết thực. 

2. Lưu ý khi sử dụng chữ ký số 

Việc các đơn vị, doanh nghiệp, cá nhân sử dụng chữ ký số cần đảm bảo theo quy định của Pháp luật về chữ ký số để giao dịch an toàn và có giá trị pháp lý cao. 

2.1 Lưu ý sử dụng chữ ký số 

Dưới đây là những lưu ý sử dụng chữ ký số mà người dùng cần lưu ý.

1. Lựa chọn nhà cung cấp uy tín: người dùng nên lựa chọn trực tiếp các nhà cung cấp được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép hoạt động dịch vụ chứng thực chữ ký số. Bên cạnh đó kiểm thời hạn tra kỹ thông tin về thời hạn nhà cung cấp được cấp phép, lựa chọn nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ tốt được nhiều người tin dùng.

2. Bảo mật thông tin chữ ký số: Chữ ký số là tài sản quan trọng của đơn vị, doanh nghiệp, cá nhân do đó cần bảo vệ chữ ký số an toàn. Giữ bí mật mật khẩu và mã PIN của chữ ký số và cất giữ chữ ký số (USB Token) cẩn thận ở tử có khóa, nơi không bị ảnh hưởng bởi các tác nhân bên ngoài.

3. Cài đặt phần mềm diệt virus và bảo mật trên máy tính sử dụng chữ ký số: việc làm này sẽ hạn chế nguy cơ đánh cắp thông tin và lợi dụng trục lợi của kẻ gian.

4. Sử dụng chữ ký số theo đúng phạm vi được quy định: Sử dụng chữ ký số theo đúng phạm vi được quy định tại quy chế chứng thực của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số của mình.

5. Sử dụng chữ ký số đúng cách: Chỉ sử dụng chữ ký số cho các giao dịch hợp pháp và uy tín; Kiểm tra kỹ thông tin chữ ký số, thời hạn sử dụng của chữ ký số và lưu lại lịch sử giao dịch; Sau khi dùng xong USB Token không cắm lưu trên máy.

6. Thường xuyên cập nhật thông tin và phần mềm: Cập nhật thường xuyên phần mềm chữ ký số theo hướng dẫn của nhà cung cấp. Cập nhật các bản vá bảo mật để đảm bảo an toàn cho hệ thống. 

Sử dụng chữ ký số theo đúng phạm vi được quy định.

2.2 Lưu ý khi gặp sự cố với chữ ký số 

Chữ ký số có thể gặp sự cố hoặc không thể thực hiện được giao dịch do đó người dùng cần hỗ trợ trong quá trình sử dụng chữ ký số. Người dùng cần liên hệ ngay với nhà cung cấp dịch vụ nếu không thể khắc phục được ngay nhằm đảm bảo công việc được thuận lợi và trơi chảy.

3. Hướng dẫn lựa chọn chữ ký số phù hợp 

Các đối tượng sử dụng khác nhau và nhu cầu sử dụng chữ ký số khác nhau sẽ có các loại chữ ký số khác nhau để người dùng lựa chọn. Hiện nay có 4 loại chữ ký số chính gồm:  Chữ ký số USB Token; Chữ ký số Smartcard; Chữ ký số HSM; Chữ ký số từ xa (Remote Signature).

Dưới đây là ưu nhược điểm và gợi ý lựa chọn chữ ký số phù hợp tối ưu được 

 

 

Chữ ký số ECA hiện được phát triển dưới dạng chữ ký số USB Token, là chữ ký số thế hệ mới với nhiều ưu điểm và tính năng vượt trợi được phát triển và phân phối bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, được đônng đảo các doanh nghiệp, đơn vị, cá nhân tin tưởng lựa chọn.

• Chữ ký ký số có khả năng bảo mật cao, đáp ứng được mọi tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật về chữ ký số an toàn;
• Tốc độ xử lý dữ liệu nhanh, ít xảy ra lỗi;
• Thường xuyên được nâng cấp để gia tăng các tính năng vượt trội và nâng cấp hàng dào bảo mật;
• Giao diệc sử dụng thông minh, dễ dàng sử dụng
• Có thể thực hiện ký số trên tất cả các hợp đồng điện tử và dùng giao dịch với cơ quan nhà nước…
• Dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng, kịp thời

Trên đây CloudOffice là một vài lưu ý khi sử dụng chữ ký số và hướng dẫn lựa chọn chữ ký số phù hợp. Chữ ký số là công cụ hữu ích nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro nếu không được sử dụng đúng cách, do đó người dùng cần lưu ý trên để đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin trong quá trình sử dụng chữ ký số.