Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đem tới nhiều ứng dụng phục vụ hiệu quả cho cá nhân và tập thể. Văn phòng điện tử – một văn phòng không giấy tờ, được quản lý linh hoạt và tức thời là một giải pháp công nghệ thiết thực, góp phần tăng năng suất và chất lượng công việc.

Cách quản lý công việc theo cách thông thường

Thực tế cho thấy phần lớn các doanh nghiệp đều luôn phải quản lý nhân viên, đôn đốc, nhắc nhở nhân viên. Những người quản lý gần như là 24/24 giờ thường trực tại văn phòng để quản lý và giám sát nhân viên làm việc. Và họ cũng không thể túc trực mãi ở văn phòng như vậy. Có những ngày những người đứng đầu cơ quan doanh nghiệp như lãnh đạo, quản lý các phòng ban… phải ra ngoài gặp gỡ đối tác, khách hàng mà không có mặt ở văn phòng thì luôn lo lắng nhân viên làm việc không nghiêm túc. “Những ai đang làm việc, làm việc gì, làm thế nào, làm xong công việc được giao chưa?… là câu hỏi luôn thường trực của các quản lý doanh nghiệp.

Quản lý công việc dễ dàng, hiệu quả nếu có sự trợ giúp của công nghệ thông tin

Thêm vào đó, mỗi một ngày đều có rất nhiều công việc, giấy tờ, công văn cần giải quyết, khi có những việc phát sinh mọi người thường quen với việc trao đổi, thông báo cho nhau bằng miệng. Sau một thời gian, nhiều việc phát sinh, khối lượng việc ngày một lớn dẫn đến tình trạng chồng chéo công việc, người giao việc và người nhận việc đều không thể quản lý hết được công việc của mình dẫn đến năng suất và hiệu quả công việc thấp…

Với nhiều bất cập như vậy, không ít các doanh nghiệp đã đưa ra những kế hoạch để cải thiện tình hình hay thay đổi hệ thống văn phòng truyền thống bằng văn phòng điện tử hiện đại, quản lý công việc hiệu quả. Cũng bắt nguồn từ những khó khăn mà các đơn vị, doanh nghiệp đang gặp phải trong việc quản lý công việc của mình và của nhân viên, doanh nghiệp, cùng với nhu cầu tìm kiếm một giải pháp mới để quản lý công việc hiệu quả hơn nhiều nhà phát triển công nghệ đã xây dựng phần mềm văn phòng điện tử tiện ích giúp các doanh nhân, lãnh đạo quản trị doanh nghiệp của mình một cách dễ dàng.

Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice tích hợp nhiều tính năng giúp doanh nghiệp quản lý công việc hiệu quả.

Phần mềm quản lý công việc hiệu quả CloudOffice

Đã có nhiều phần mềm quản lý văn phòng điện tử ra đời, đi kèm với nhiều tiện ích khác nhau mang tính cạnh tranh cao. Nổi bật trong đó là CloudOffice - phần mềm văn phòng điện tử được phát triển bởi Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn thực sự đã chiếm được niềm tin của nhiều khách hàng lớn.

CloudOffice không chỉ là một hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu mà còn là một hệ thống điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiệp theo nhiều cấp quản lý. Phần mềm được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, quản lý, lưu trữ, điều hành công việc trực tuyến trên mạng máy tính.

Đặt trọng tâm tối ưu hóa công tác quản lý và điều hành lên hàng đầu, CloudOffice hỗ trợ nhà lãnh đạo kiểm soát và phân công nhiệm vụ một cách đơn giản, nhanh chóng, và chính xác tuyệt đối. Ngoài ra, các chức năng tương tác của CloudOffice giúp nâng cao sự phối hợp xử lí giữa các phòng ban khác nhau, tạo phong cách làm việc chuyên nghiệp trong toàn công ty, góp phần tăng năng suất làm việc, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí nội bộ.

Các bước thực hiện cài đặt phần mềm quản lý công việc CloudOffice

CloudOffice hỗ trợ người lãnh đạo lập kế hoạch làm việc và chỉ đạo công việc mà không cần dùng đến giấy tờ hay văn bản truyền thống. Thêm vào đó, CloudOffice còn cho phép giúp đánh giá tiến độ thực hiện công việc một cách khách quan, quản lý thông tin liên quan đến công việc chi tiết theo thời gian.

Phần mềm cho phép chia sẻ thông tin công việc giữa nhiều cá nhân/phòng ban một cách linh hoạt, giúp cho các bên liên quan có thể thực hiện các tác vụ như kiểm tra, tham khảo, xử lí công việc lẫn nhau… Người nhận việc có thể trao đổi trực tiếp và tức thì với người giao việc, đồng thời người nhận việc có thể chuyển giao công việc cho thành viên khác nhanh chóng và đơn giản nếu cần thiết.

Đặc biệt, khi đi công tác xa, thông qua thiết bị thông minh như smartphone hay tablet, người lãnh đạo có thể truy nhập ClouldOffice, từ đó có thể kiểm tra, nắm bắt được tiến độ công việc đang diễn ra, và đưa ra chỉ thị kịp thời khi cần thiết…