Các văn phòng ngày nay sẽ không cần đến những công việc ngập đầu vì giấy nữa mà thay vào đó là việc làm “nhàn” hơn khi sử dụng một số công nghệ hiện đại, phần mềm quản lý văn phòng thông minh với việc sử dụng máy tính tiếp cận và xử lý các văn bản bằng các nút bấm hay một cú click chuột.

Ngày nay, một nửa giấc mơ về văn phòng không giấy tới lúc này đã trở thành hiện thực. Với vô số máy tính được nối mạng, một số công cụ thiết bị hỗ trợ và hàng loạt phần mềm hiện đại, các nhân viên văn phòng có thể tạo, đọc, copy và chia sẻ các văn bản kỹ thuật số. Tuy nhiên, tất cả những công nghệ đó vẫn chưa đủ để giúp họ không còn cần tới giấy in nữa. Vẫn còn in các văn bản, vẫn còn trao tay bằng những bản giấy copy…Với tình hình phát triển Công nghệ thông (CNTT) hiện nay đủ điều kiện để chúng ta bước tiếp một nữa “giấc mơ” còn lại.

Tiến hành “Cải cách hành chính” là mục tiêu phấn đấu của tất cả các công ty. Thực hiện mục tiêu ấy: Văn phòng không giấy, họp không bàn ghế, nói chuyện từ xa không qua điện thoại, hội nghị qua truyền hình... là mô hình làm việc hỗ trợ tích cực đi đến đích của mục tiêu. Với ý tưởng đó Công ty phát triển Công nghệ Thái Sơn có thể nói đã từng bước đi vào lãnh địa “Văn phòng không giấy” nhờ ứng dụng hệ thống mới được xây dựng - hệ thống Văn phòng điện tử - Quản lý công văn - điều hành công việc tiến tới quản lý văn phòng toàn diện. Đây là hệ thống phần mềm mới do công ty nghiên cứu xây dựng, Sau khi áp dụng thử nghiệm tại công ty đã thể hiện những hiệu quả cao trong điều hành công việc, quản lý văn phòng tại đơn vị.

Đặc điểm chính của hệ thống phần mềm văn phòng điện tử

Cloudoffice - phần mềm văn phòng điện tử của công ty phát triển công nghệ Thái Sơn là phần mềm thân thiện dễ sử dụng, các thông tin được đồng bộ hóa và hiển thị theo thời gian thực.

Cloudoffice bao gồm hệ thống phần mềm quản lý văn thư lưu trữ, tài liệu, văn bản. Sản phẩm được xây dựng với mục tiêu triển khai cho các mô hình quản lý phân tầng đa cấp với khả năng xử lý dữ liệu quy mô lớn.

 Phầm mềm hỗ trợ hiệu quả công tác điều hành xử lý công việc, giúp lãnh đạo có thể khởi tạo công việc, phân công và theo dõi tiến độ công việc. Sự phân quyền cụ thể giúp lãnh đạo và nhân viên nắm bắt xử lý công việc thông suốt. Đặc biệt, phần mềm Cloudoffice còn hỗ trợ kênh trao đổi thông tin, xin ý kiến chỉ đạo, hay phê duyệt.

Cloudoffice cũng được thiết kế cho mô hình văn phòng hiện đại, có thể quản lý điều hành công việc mọi lúc mọi nơi thông qua internet trên các thiết bị thông minh như Smartphone, máy tính bảng… với các nền tảng Android, iOS, Windows phone.

Ngoài các chức năng chính, phần mềm Cloudoffice cũng hỗ trợ việc: gửi thông báo, gửi tin nhắn, trao đổi thảo luận, lịch đơn vị, lịch cá nhân, danh bạ điện thoại, quản lý chấm công, chưng cầu ý kiến, lấy ý kiến, biểu quyết.

Thay đổi hoàn toàn bộ mặt công ty

Ứng dụng phần mềm Cloudoffice hướng đến “Văn phòng không giấy”  tạo ra cho Công ty một môi trường làm việc hiện đại thống nhất và chuyên nghiệp trong việc chuẩn hóa thông tin, chuẩn hóa quy trình làm việc, cơ cấu tổ chức. Hệ thống hỗ trợ đáp ứng nhanh các yêu cầu cập nhật và truy cập thông tin, đảm bảo tính nhất quán của thông tin và kiểm soát thông tin - tránh trùng lặp và giảm thiểu việc sử dụng và quản lý giấy tờ, tài liệu, tiết kiệm thời gian lưu trữ, tìm kiếm và chi phí in ấn; Cung cấp đúng thông tin, tài liệu cho đúng và chia sẻ cho nhiều người cần, tại đúng thời điểm và đúng chỗ, từ đó hiệu quả công việc được nâng lên gấp bội phần so với hình thức làm việc theo mô hình văn phòng truyền thống.

Xa hơn thế, công ty phát triển công nghệ Thái Sơn hướng tiến đến “Văn phòng trực tuyến”.  Từ “Văn phòng không giấy” tiến đến “Văn phòng trực tuyến” chỉ là công việc chuyển đổi đơn giản, cho phép người dùng truy cập hệ thống mọi lúc, mọi nơi không phụ thuộc vào vị trí địa lý.

Thông qua việc sử dụng văn phòng trực tuyến, giá trị của dữ liệu, thông tin, tri thức và kinh nghiệm tạo ra trong quá khứ được ghi nhận đầy đủ và lưu trữ một cách tổ chức, sẵn sàng cho mọi thành viên trong tổ chức khai thác một cách dễ dàng và tiện lợi, hỗ trợ cho quá trình ra quyết định một cách nhanh chóng, chính xác mà ở đó có sự tham gia từ người quản lý cao nhất đến nhân viên mà không phụ thuộc vào không gian và thời gian. Đặc trưng của Hệ thống được thiết kế trên giao diện Web cho phép truy cập thông tin từ xa không phụ thuộc vào vị trí địa lý thông qua hệ thống Internet.

Những lợi ích thiết thực của hệ thống văn phòng không giấy đã góp phần không nhỏ trong mục tiêu cải cách hành chính của toàn công ty. Không chỉ dành riêng cho công ty Thái Sơn, rất nhiều các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp khi biết đến những ưu điểm của phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice đã liên hệ với công ty để được sử dụng phần mềm nhằm thay đổi cách làm việc vì mục tiêu hiện đại hóa văn phòng, nâng cao hiệu quả trong công việc, đưa doanh nghiệp của mình lên một tầm cao mới.