Cần có hệ thống cơ sở vật chất chuyên dụng, sử dụng đội ngũ trình độ môn cao hay phải áp dụng/ tiếp nhận phần mềm quản lý phức tạp là ba trong số những quan điểm thường thấy tại các đơn vị khi có nhu cầu triển khai văn phòng điện tử. Đây đều là những đánh giá chưa chính xác, do vậy vẫn còn rất nhiều các doanh nghiệp còn e ngại khi triển khai văn phòng điện tử tại doanh nghiệp mình.

1. Quan điểm thứ nhất: Triển khai văn phòng điện tử cần phải đầu tư cơ sở vật chất, hạ tầng chuyên nghiệp

Trước khi bắt đầu đưa vào áp dụng mô hình văn phòng điện tử, đã có rất nhiều các đơn vị cho rằng sẽ phải thay đổi và đầu tư lại toàn hệ thống trang thiết bị của đơn vị mình. Lý do giải thích cho quan điểm này là bởi đây là một mô hình làm việc mới dựa trên nền tảng công nghệ thông tin hiện đại. Nhiều doanh nghiệp cho rằng, chỉ khi nào hạ tầng cơ sở đủ mạnh thì khi đó họ mới có thể áp dụng  chuyên nghiệp mô hình làm việc điện tử.

Với hệ thống máy tính đã có sẵn, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng văn phòng điện tử

Trên thực tế, đây là một quan điểm không chính xác. Để triển khai văn phòng điện tử, các doanh nghiệp chỉ cần sử dụng hệ thống cơ sở vật chất đã có sẵn đã tạo dựng. Những trang thiết bị này có thể kể đến bao gồm hệ thống máy tính, mạng internet và có thể là các thiết bị smart phone.

2. Quan điểm thứ hai: Sẽ phải cài đặt hệ thống công nghệ phức tạp khi triển khai văn phòng điện tử?

Bởi là một ứng dụng công nghệ thông tin, do vậy rất nhiều doanh nghiệp sẽ cho rằng để sử dụng hệ thống văn phòng điện tử sẽ cần phải cài đặt chương trình quản lý phức tạp. Tuy nhiên, đây cũng là một trong những nhận định chưa chính xác. Theo các chuyên gia công nghệ của Công ty phần mềm Thái Sơn – đơn vị đang cung cấp phần mềm quản lý văn phòng điện tử hàng đầu hiện nay là Cloudoffice thì việc cài đặt và sử dụng ứng dụng này hết sức đơn giản. Đây là phần mềm được đồng bộ và phù hợp với tất cả các mô hình làm việc. Chỉ cần hệ thống máy tính hoặc điện thoại có kết nối internet là người dùng hoàn toàn có thể triển khai áp dụng hình thức này vào quá trình làm việc.

Phần mềm văn phòng điện tử rất đơn giản và dễ sử dụng

3. Người sử dụng sẽ cần phải được đào tạo trình độ chuyên môn?

Tâm lý ngại thay đổi, ngại tiếp cận quy trình làm việc mới là nguyên nhân khiến nhiều người quản lý nghĩ rằng để sử dụng phần mềm văn phòng điện tử thì người tiếp nhận cần phải được đào tạo chuyên môn bài bản. Đối với vấn đề băn khoăn này, câu trả lời sẽ vẫn là người dùng không nhất thiết phải đào tạo hay tập huấn chuyên môn. Khi triển khai áp dụng mô hình văn phòng điện tử, chỉ cần gười dùng có những kỹ năng máy tính cơ bản, người dùng hoàn toàn có thể áp dụng linh hoạt phần mềm này chỉ sau một vài thao tác khởi động.

Văn phòng điện tử CloudOffice – Giải pháp văn phòng điện tử chuyên nghiệp

Phần mềm CloudOffice là hệ thống quản lý văn thư lưu trữ tài liệu, văn bản được thiết kế, xây dựng với mục tiêu triển khai cho các mô hình quản lý phân tầng đa cấp với khả năng xử lý dữ liệu quy mô lớn. Văn phòng điện tử  CloudOffice không chỉ giúp hỗ trợ hiệu quả công tác điều hành xử lý công việc như khởi tạo, phân công, quản lý theo dõi tiến độ việc làm mà còn tích hợp nhiều tiện ích có thể hỗ trợ, thay thế cho những hệ thống quản lý khác như gửi các thông báo, trao đổi thảo luận, lên lịch công việc, lấy ý kiến biểu quyết…

Nhờ những ưu điểm đó mà phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice hiện đã và đang được áp dụng trong hệ thống quản lý của nhiều cơ quan, Bộ, Ngành, doanh nghiệp như: Cục Thuế Tỉnh Nghệ An, Cục Thuế Tỉnh Bà Rịa –Vũng Tàu, Cục Hải quan Hải Phòng, Cục Hải quan Bình Dương, Cục Hải quan Đồng Nai, Cục Hải quan Vũng Tàu, Cục Hải quan Đà Nẵng, Công ty nước sạch VINACONEX, Công ty cổ phần CONECO Miền Trung, Học viện Thanh Thiếu Niên Việt Nam, Bưu điện Tỉnh Điện Biên,…