Ưu điểm của văn phòng điện tử là vấn đề mà phần lớn các doanh nghiệp quan tâm khi áp dụng giải pháp làm việc kiểu mới trong thời đại công nghệ 4.0. Mang lại rất nhiều tiện ích, văn phòng điện tử ngày càng được đông đảo doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn.

Những ưu điểm của văn phòng điện tử doanh nghiệp nên biết.

1. Ưu điểm của văn phòng điện tử

Ưu điểm của văn phòng điện tử là gì mà ngày càng trở nên phổ biến trong doanh nghiệp?

1.1. Văn phòng điện tử - Kho lưu trữ dữ liệu thông minh, không giới hạn dung lượng

Trước đây, để lưu trữ các hồ sơ, tài liệu quan trọng, doanh nghiệp cần sử dụng các phương thức “cồng kềnh” như tủ tài liệu, ngăn tài liệu, thậm chí là kho đựng tài liệu. Các công cụ truyền thống này không những tốn nhiều chi phí, kém chuyên nghiệp mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro về việc hỏng, rách, cháy tài liệu,...

Văn phòng điện tử lưu trữ dữ liệu không giới hạn

Hiện nay, với các phần mềm văn phòng điện tử, doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ toàn bộ dữ liệu trên hệ thống an toàn, không cần sử dụng nhiều không gian lưu trữ. Đồng thời, người dùng dễ dàng quản lý hồ sơ, tài liệu và tra cứu, sử dụng dễ dàng bằng các thiết bị như máy tính, tablet, mobile,...

>> Có thể bạn quan tâm: Phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice.

1.2. Điều hành, quản lý và theo dõi tiến độ công việc hiệu quả trên nhiều nền tảng thông minh

Văn phòng điện tử được xem như mô hình hoạt động trực tuyến mà người sử dụng hoàn toàn có thể quản lý và làm việc chỉ cần thiết bị kết nối mạng. Đây là ưu điểm rất tiện ích cho bộ phận lãnh đạo trong doanh nghiệp nhằm phân công các công việc, nắm các đầu mối và theo dõi tiến trình hoàn thành chỉ tiêu.

Điều hành công việc từ xa, mọi lúc mọi nơi nhờ văn phòng điện tử

Một ưu điểm nổi bật khác là nhà lãnh đạo có thể theo dõi và kiểm soát tiến độ công việc mọi lúc, mọi nơi trên các thiết bị thông minh như máy tính bảng hoặc thiết bị di động. Nhờ vậy, tình trạng công việc tồn đọng, trì trệ hoặc kém hiệu quả cũng sẽ được hạn chế.

Về phía nhân viên, sử dụng văn phòng điện tử sẽ giúp giảm bớt nhiều công việc, thủ tục gây mất nhiều thời gian như báo cáo chi tiết về tiền độ làm việc. Các khâu báo cáo dễ dàng xem được trên phần mềm, vì vậy, đội ngũ nhân viên sẽ rút ngắn thời gian để tập trung cho các công việc quan trọng khác.

1.3. Văn phòng điện tử - Giải pháp tối ưu chi phí nhân sự

Ứng dụng công nghệ 4.0 vào hoạt động của doanh nghiệp là một trong các giải pháp giúp tối ưu, tiết kiệm đáng kể chi phí nhân sự. Đối với văn phòng điện tử, nếu áp dụng doanh nghiệp có thể quản lý nhiều công việc tự động mà không cần đến nhân sự, điển hình như một số đầu việc về văn thư.

Tất cả các văn bản đến và đi hoặc văn bản nội bộ đều sẽ được văn phòng điện tử cập nhật và sắp xếp, phân loại rõ ràng và khoa học. Đây là giải pháp tối ưu giải quyết triệt để tình trạng các công văn bị thất lạc và giúp doanh nghiệp giảm bớt chi phí nhân sự hiệu quả.

>> Tham khảo: Ứng dụng văn phòng điện tử mang lại lợi ích gì?

1.4. Tính năng bảo mật cao

Trong bối cảnh vấn đề an toàn bảo mật thông tin được đặt lên hàng đầu, doanh nghiệp cần thận trọng để tránh rò rỉ các thông tin nội bộ quan trọng. Văn phòng điện tử là một trong các giải pháp giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề này.

Tính năng bảo mật dữ liệu cao của văn phòng điện tử.

Các phần mềm văn phòng điện tử thông thường sẽ được trang bị bảo mật cao, bảo mật theo nhiều lớp để tránh bị xâm phạm, hạn chế tối đa những lo ngại về vấn đề bảo mật thông tin.

2. Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice - Quản lý văn phòng toàn diện cho doanh nghiệp

CloudOffice là một hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu và điều hành công việc toàn diện và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Được thiết kế với giao diện khoa học, thân thiện với người dùng, CloudOffice giúp doanh nghiệp dễ dàng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý, điều hành công việc trực tuyến, có khả năng theo dõi và xử lý văn bản từ xa:

• Đáp ứng đầy đủ tính năng cho công tác quản trị văn phòng: Phân hệ đa dạng, phục vụ cho đầy đủ các yêu cầu về công việc.
• Kho dữ liệu quy mô lớn với tốc độ xử lý cao mà không yêu cầu đầu tư hạ tầng kỹ thuật.
• Giao diện thân thiện với người dùng, tính năng có thể tùy biến phù hợp nhu cầu sử dụng.
• Đáp ứng mô hình quản lý nhiều cấp: Phù hợp với doanh nghiệp có khả năng mở rộng quy mô.
• Khả năng làm việc từ xa thuận tiện: Quản lý và điều hành công việc mọi lúc, mọi nơi qua các thiết bị thông minh.
• An toàn, tối đa bảo mật nhờ hệ thống bảo mật nhiều lớp, chống lại sự truy cập trái phép từ bên ngoài.

Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice - Quản lý văn phòng toàn diện cho doanh nghiệp.

Trên đây là các ưu điểm của văn phòng điện tử mà doanh nghiệp cần nắm được trước khi đưa vào triển khai. Văn phòng điện tử là giải pháp hiện đại để tối ưu hóa các công việc của doanh nghiệp, từng bước giúp doanh nghiệp bắt nhịp với xu hướng công nghệ số.

Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website:  Cloudoffice.com.vn