Tài liệu quản lý là công cụ quan trọng trong bất cứ doanh nghiệp nào. Để xây dựng một hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện, chuyên nghiệp và hiệu quả, tài liệu quản lý sẽ hỗ trợ đắc lực để điều hành mọi hoạt động.

Những vấn đề quan trọng về tài liệu quản lý doanh nghiệp nhất định phải biết.

1. Tài liệu quản lý là gì?

Tài liệu quản lý là toàn bộ những tài liệu sử dụng trong quá trình quản trị doanh nghiệp. Tài liệu quản trị dùng để ban hành, thông báo và điều hành các hoạt động chung hoặc các công việc đặc thù của tổ chức.

Trong doanh nghiệp, quản trị là hoạt động tất yếu khi đội ngũ nhân viên làm việc với nhau và hợp thành tập thể. Tài liệu quản lý là công cụ quan trọng để điều phối tập thể này.

>> Tham khảo: Quy trình quản lý tài liệu.

2. Vai trò của tài liệu quản lý

Trong thực tiễn, tài liệu quản lý là công cụ không thể thiếu với hoạt động quản trị doanh nghiệp. Cụ thể, tài liệu quản lý có vai trò:

Vai trò đối với con người:

• Vai trò đại diện: Tài liệu quản lý đại diện cho con người trong ký kết văn bản, hợp đồng với khách hàng, đối tác.
• Vai trò điều hành: Điều phối các công việc và phân công nhiệm vụ cho đội ngũ nhân viên.
• Vai trò theo dõi: Giám sát tiến trình thực hiện công việc.

Tài liệu quản lý là công cụ quản trị của doanh nghiệp.

Vai trò thông tin:

• Tài liệu quản lý giúp thu nhập và tiếp nhận các thông tin để làm cơ sở phân tích thực trạng của doanh nghiệp để đưa ra các phương án triển khai phù hợp.
• Phổ biến thông tin: Tài liệu quản lý đóng vai trò truyền đạt chính xác và đầy đủ thông tin từ người lãnh đạo đến những người có liên quan.
• Vai trò đối ngoại: Tài liệu quản lý cung cấp thông tin cho các đơn vị ngoài phạm vi doanh nghiệp để phục vụ cho công việc hoặc các mục đích hợp tác.

Vai trò quyết định

• Ra quyết định: Tài liệu quản lý chính là công cụ để nhà quản trị ra quyết định và truyền đạt cho các bộ phận liên quan để thực hiện.
• Vai trò trong thương thuyết, đàm phán: Tài liệu quản lý thay mặt cho các cơ quan hoặc bộ phận để giải quyết trong thương thuyết, đàm phán.

Vai trò lưu trữ: Tài liệu quản lý sẽ lưu trữ toàn bộ dữ liệu về hoạt động quản trị của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Đây chính là căn cứ thể hiện khung quản trị và điều hành của doanh nghiệp.

3. Các loại tài liệu quản lý thường gặp

Mỗi một bộ phận, hạng mục công việc sẽ có một dạng tài liệu quản lý riêng để phục vụ cho việc quản trị hoạt động cụ thể. Một số loại tài liệu quản lý thường gặp trong doanh nghiệp bao gồm:

Tài liệu quản lý nguồn nhân lực

Nhắc đến nguồn nhân lực là nhắc đến con người và các nguồn lực của doanh nghiệp. Công tác quản trị nguồn nhân lực đóng vai trò chiến lược. Vì vậy, các tài liệu phục vụ cho mảng hoạt động này cũng cần được chú trọng.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

Các tài liệu quản trị nguồn nhân lực thường bao gồm:

• Tài liệu quản lý tuyển dụng đầu vào.
• Tài liệu quản lý hệ thống đào tạo nhân viên.
• Tài liệu quản lý hệ thống đánh giá nhân sự.
• Tài liệu quản lý các chế độ đãi ngộ, phúc lợi xã hội.

Tài liệu quản lý dự án

Tài liệu quản lý dự án sẽ bao gồm các dữ liệu quan trọng và gắn với từng dự án cụ thể. Mỗi dự án sẽ được cung cấp các dữ liệu về: tiến độ, chất lượng, quản lý chi phí, quản lý rủi ro, quản lý kết quả thực hiện,... Tài liệu quản lý dự án rất thông dụng trong các doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ, đặc biệt là phổ biến với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, kỹ thuật,...

Tài liệu quản lý chiến lược kinh doanh

Hoạch định chiến lược kinh doanh là khâu đóng vai trò quyết định lớn đối với kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Các tài liệu quản lý chiến lược kinh doanh sẽ cung cấp các nội dung về:

• Phân tích cơ hội và thách thức đặt ra đối với doanh nghiệp.
• Phân tích khả năng cạnh tranh và tiềm lực.
• Đưa ra phương hướng và kế hoạch kinh doanh.
• Đánh giá việc thực hiện kế hoạch.

Tài liệu quản lý doanh nghiệp 4.0

“Doanh nghiệp số” là khái niệm không còn xa lạ trong thời đại “số hóa” hiện nay. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số, doanh nghiệp đứng trước nhiều cơ hội và thách thức. Các tài liệu quản trị doanh nghiệp thời công nghệ số sẽ giúp doanh nghiệp có phương hướng “bắt nhịp” phù hợp để phát triển bền vững.

Tài liệu quản lý doanh nghiệp 4.0.

4. Làm thế nào để “hệ thống hóa” các tài liệu quản lý?

Quản lý tài liệu bằng sổ sách hay excel là phương pháp được áp dụng phổ biến trước kia. Tuy nhiên, trong bối cảnh công nghệ số, các phương thức này không còn hiệu quả tối ưu.

Sử dụng các giải pháp phần mềm như phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice được coi là tối ưu để quản lý toàn diện các loại văn bản của doanh nghiệp. Không chỉ giúp “chuẩn hóa” các quy trình tổ chức quản lý văn bản, CloudOffice còn cung cấp nhiều tiện ích cho người dùng.

Trên đây là các thông tin quan trọng về tài liệu quản lý mà doanh nghiệp nên nắm được. Nếu doanh nghiệp cần tham khảo thêm thông tin về giải pháp quản lý tài liệu CloudOffice, vui lòng liên hệ theo thông tin sau:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://cloudoffice.com.vn/