Phần mềm CloudOffice là hệ thống văn phòng điện tử thông minh dành cho các đơn vị, tổ chức và các doanh nghiệp với mục tiêu quản lý các hoạt động hành chính văn phòng chuyên nghiệp, hiện đại nhưng vẫn đảm bảo tính đơn giản và linh hoạt. Được sử dụng trên đa nền tảng cùng với những tính năng hiện đại, tiện ích, phần mềm Cloudoffice đã làm hài lòng tất cả mọi người từ nhân viên đến lãnh đạo.

1. Tìm hiểu rõ hơn về phần mềm CloudOfice

Phần mềm CloudOffice là một hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện, chuyên nghiệp. Phần mềm được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, điều hành công việc trực tuyến trên mạng máy tính.

Hệ thống văn phòng điện tử CloudOffice

Các phân hệ chính của phần mềm CloudOffice bao gồm:

- Phân hệ văn bản cho phép tạo lập, quản lý văn bản đến, tờ trình, văn bản đi, phân loại văn bản, giao cấp dưới xử lý và theo dõi tiến độ xử lý, đánh giá kết quả xử lý...

- Phân hệ công việc cho phép tạo công việc, giao xử lý công việc, đánh giá tiến độ thực hiện công việc, theo dõi tận cùng kết quả công việc.

- Phân hệ tài liệu cho phép quản lý các tài liệu dùng chung như hồ sơ, sự kiện, hợp đồng, các văn bản liên quan theo chủ đề, lưu trữ một cách khoa học, dễ dàng tra cứu và tìm kiếm, chia sẻ nội bộ.

- Phân hệ tiện tích cung cấp đầy đủ các tính năng tiện ích văn phòng giúp người dùng có thể trao đổi thông tin nội bộ nhanh chóng, chính xác và chính thống như: Hệ thống trao đổi thảo luận, chat, tin nhắn, thông báo, danh bạ, ghi chép, ghi chú, nhắc việc...

- Phân hệ quản trị giúp quản lý phân quyền, quản lý người dùng, quản lý ủy nhiệm, triển khai mô hình tập trung nhiều cấp....

- Phân hệ cá nhân giúp người dùng tùy biến sử dụng, tạo lập các tính năng cho riêng cá nhân sử dụng...

- Phần mềm CloudOffice có phiên bản chạy trên trên thiết bị di động thông minh (Máy tính bảng, điện thoại smartphone, IPhone, Ipad…) với các nền tảng Android, iOS, Windows Phone giúp người dùng dễ dàng truy cập, xử lý văn bản, điều hành công việc từ xa thông qua Internet.

Phần mềm ClodOffice với nhiều tiện ích văn phòng hiện đại

2. Những mục tiêu của phần mềm CloudOffice

Phần mềm CloudOffice được mở ra nhằm xây dựng hệ thống các kho công văn điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin. Cung cấp thông tin về văn bản và hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời. Xây dựng hệ thống quản lý, xử lý và phát hành công văn, văn bản, hỗ trợ khả năng phân luồng công việc, phân quyền cho từng cá nhân, đơn vị.

Sử dụng phần mềm CloudOffice để hướng đến một văn phòng không giấy tờ, tiết kiệm thời gian, chi phí giúp lãnh đạo có thể trao đổi với nhân viên, phòng ban trong cơ quan nhanh chóng, kịp thời. Giúp người sử dụng lên lịch làm việc, tự động nhắc nhở khi đến thời điểm diễn ra công việc đó thông qua máy tính. Đồng thời thông qua hệ thống này, lãnh đạo cơ quan có thể giao việc cho nhân viên và tiếp nhận phản hồi từ các công việc đó. Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin điều hành giúp cán bộ, chuyên viên trong cơ quan có thể trao đổi thông tin trực tiếp. Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin. Mang đến cho người sử dụng hầu hết các tiện ích của mạng máy tính nhưng với cách tiếp cận tự nhiên nhất giúp giải quyết công việc tại cơ quan, nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo cơ quan, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ và chuyên viên trong cơ quan.

Không chỉ vậy, phần mềm còn giúp người dùng nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ thông tin, tạo tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán bộ chuyên viên trong cơ quan, góp phần thực hiện cải cách hành chính. Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần rất tích cực trong việc phát triển văn hóa doanh nghiệp. Mọi người sẽ giao tiếp với nhau, hiểu biết, gần gũi nhau hơn, lãnh đạo có thể truyền đạt được ý chí của mình cho các nhân viên dễ dàng hơn.

Với phần mềm CloudOffice lãnh đạo có thể điều hành công việc từ xa

Những lợi ích phần mềm CloudOffice mang lại

Phần mềm CloudOffice với những tính năng hiện đại và tiện dụng đã mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, làm hài lòng tất cả mọi người từ nhân viên đến lãnh đạo:

Đối với lãnh đạo:

• Điều hành và quản lý từ xa, mọi lúc mọi nơi
• Quản lý các công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch
• Nắm bắt đầy đủ thông tin, đưa ra quyết định chính xác
• Tạo môi trường công việc dân chủ, trao đổi công khai...

Đặc biệt, với thời gian tiết kiệm được khi sử dụng văn phòng điện tử, giám đốc điều hành có thể dành thời gian của mình hiệu quả hơn để phát triển doanh nghiệp. Theo khảo sát của YouGov, 30% các nhà quản lý doanh nghiệp và giám đốc sẽ dành thời gian họ tiết kiệm được để phát triển kinh doanh.

Đối với nhân viên:

• Dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công  việc đang xử lý
• Nắm bắt nhanh chóng các công việc của lãnh đạo giao
• Báo cáo công việc kịp thời
• Dễ dàng sắp xếp lịch công việc cá nhân...

Quản lý công việc, hồ sơ, tài liệu chuyên nghiệp, toàn diện

Với bộ phận văn thư:

• Phân phối văn bản đơn giản
• Dễ dàng quản lý, tra cứu thông tin khi cần tìm kiếm bản gốc nhanh chóng
• Hỗ trợ in báo cáo văn bản, lập sổ văn bản
• Truyền đạt các thông báo, chỉ thị của lãnh đạo đến các bộ phận nhanh chóng, kịp thời...

Phần mềm CloudOffice với hàng loạt những ưu điểm: thân thận, dễ sử dụng, linh hoạt hơn với các gói cước theo nhu cầu sử dụng, tiết kiệm chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng, vận hành và bảo trì hệ thống, đảm bảo an toàn, bảo mật… Chính vì thế, phần mềm CloudOffice đang được sử dụng phổ biến mang lại hiệu quả quản lý cho rất nhiều tổ chức nhà nước, doanh nghiệp và cá nhân sử dụng.