Phần mềm lưu trữ văn bản sẽ là lựa chọn tuyệt vời khi bạn muốn lưu lại những giấy tờ, công văn cần thiết một cách nhanh chóng, gọn gàng và bảo mật.

Tầm quan trọng của phần mềm lưu trữ văn bản

Có thể khẳng định, việc lưu trữ dạng cứng – tức là hệ thống lại văn bản và đưa vào nhà kho quản lý dường như đã “lỗi thời”. Thực tế, chẳng doanh nghiệp nào muốn bỏ ra cả một khoảng diện tích vài chục mét vuông, đầu tư hệ thống giá đỡ, bảo vệ và trả lương cho nhân viên trông coi quản lý một nơi khó sinh lợi nhuận.

Lưu trữ văn bản theo cách thủ công được xem là "lỗi thời"

Vậy nếu như hệ thống trên “lỗi thời” thì phương pháp quản lý nào sẽ là “hợp mốt”? Với câu hỏi này thì có thể khăng định ngay rằng, xu thế điện tử hoá, quản lý bằng hệ thống công nghệ thông tin mới chính là điều mà các doanh nghiệp, đơn vị cần xây dựng và áp dụng thực hiện. Lý do của điều này là bởi, sự phát triển của các ngành, các lĩnh vực; sự linh động trong các giao dịch, hoạt động thương mại… sẽ không thể “chờ” để bạn tìm lại các bản lưu trữ tới vài tiếng, thậm chí là cả ngày. Hơn nữa, với những lợi ích thiết thực, những giá trị kinh tế to lớn mà phương pháp này mang lại thì… “chẳng tội gì” mà các doanh nghiệp không dùng.

Những lợi thế khi sử dụng phần mềm lưu trữ văn bản

Hiệu quả làm việc cao

Thông qua phần mềm lưu trữ văn bản, chỉ cần một cú click chuột thì các dữ liệu bạn cần sẽ ngay lập tức hiện ra trước mắt. Điều này trái ngược hoàn toàn với việc một người đang rất cần sổ sách để xử lý thì lại phải chờ một người đi tìm kiếm lại. Nhờ việc xử lý nhanh chóng, đơn giản mà các công đoạn, công việc sau đó cũng đơn giản hơn rất nhiều.

Tiết kiệm chi phí

Một ưu điểm nữa của phương pháp này chính là số tiền doanh nghiệp phải bỏ ra rất ít. Xét về mặt nhân lực nhân công thì cách quản lý này, doanh nghiệp chỉ phải trả lương cho 1 người. Xét về mặt hệ thống vật tư thì lại càng đơn giản, doanh nghiệp chỉ phải đầu tư bạn đầu hệ thống và máy tính quản lý.

Sử dụng hệ thống lưu trữ văn bản hiện đại

An toàn, bảo mật

Với hệ thống được mã hoá và chỉ duy nhất người quản lý biết thì chắc chắn rằng, phần mềm lưu trữ văn bản là hoàn toàn bảo mật và an toàn. Đặc biệt, nhờ có hệ thống này mà những vấn đề liên quan tới cháy nổ, mất cắp… sẽ không thể gây ảnh hưởng tới giấy tờ, sổ sách của doanh nghiệp bạn.

Nên sử dụng phần mềm lưu trữ văn bản nào?

Trên thị trường hiện nay có nhiều đơn vị cung cấp giải pháp lưu trữ văn bản cho các doanh nghiệp. Trong số đó, phần mềm lưu trữ văn bản – quản lý công văn giấy tờ, quản lý công việc Cloudoffice nổi lên như một lời giải ưu việt.

Cloudoffice là phần mềm bản quyền của công ty phát triển công nghệ Thái Sơn với nhiều ưu điểm như: cung cấp cho người dùng chức năng quản lý điều hành công việc, đây là một chức năng hỗ trợ rất mạnh cho lãnh đạo và những người có trách nhiệm điều hành công việc, có thể tạo lập công việc từ văn bản đến hoặc tạo lập công việc phi giấy tờ, tạo lập tiến độ thực hiện và theo dõi, đánh giá tiến độ thực hiện cho phép quản lý thông tin theo dạng sự kiện.

Phần mềm CloudOffice còn cung cấp chức năng quản lý hồ sơ, tài liệu, lưu trữ một cách đầy đủ và khoa học. Ngoài ra, phần mềm CloudOffice còn có các tiện ích khác hỗ trợ hữu ích cho việc quản lý văn phòng như: Tiện ích thảo luận nội bộ, trưng cầu ý kiến, quản lý danh bạ, quản lý nhân sự, quản lý chấm công, lịch công tác cá nhân, lịch công tác lãnh đạo ...

Phần mềm CloudOffice được thiết kế cho việc triển khai cho mô hình tổ chức có nhiều cấp sử dụng, quản lý dữ liệu tập trung hoặc phân tán. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ khả năng xem và duyệt văn bản từ xa sử dụng các thiết bị cầm tay như điện thoại di động thông minh, máy tính bảng thông qua kết nối Internet.

Thêm nữa, phần mềm CloudOffice còn được thiết kế theo mô hình “Điện toán đám mây”, để tạo một văn phòng ảo, kết nối các văn phòng và tạo một kênh truyền thông nội bộ giúp cho công tác quản lý và điều hành đơn vị tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả điều hành công việc.