Phần mềm văn phòng điện tử với những tính năng hiện đại giúp lãnh đạo và nhân viên điều hành quản lý công việc của mình một cách dễ dàng, thuận tiện. Phần mềm văn phòng điện tử được là giải pháp mới trong thời đại công nghệ số ngày nay để các doanh nghiệp hướng đến “văn phòng không giấy”.

Những tính năng nổi bật của một phần mềm văn phòng điện tử

Phần mềm văn phòng điện tử hiện nay được nhiều nhà công nghệ sáng tạo nên nhắm đáp ứng yêu cầu của xã hội, của người dùng. Tuy nhiên, điều có thể dễ dàng nhận thấy trong các doanh nghiệp hiện nay là tình trạng quá tải về cơ sở vật chất, trang thiết bị để lưu trữ văn bản, giấy tờ, nhất là trong các phòng văn thư lưu trữ. Điều này làm tốn khá nhiều chi phí của doanh nghiệp. Chính vì vậy, phần mềm văn phòng điện tử ra đời được cài đặt hệ thống quản lý văn bản đi – đến, hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu để khắc phục tình trạng này.

Bên cạnh đó, phần mềm văn phòng điện tử còn được cài đặt hệ thống điều hành và quản lý công việc để giúp cho lãnh đạo có thể quản lý được công việc của mình cũng như công việc của các nhân viên. Bộ phận nhân viên thông qua hệ thống phần mềm quản lý công việc trong phần mềm văn phòng điện tử có thể tự điều phối, sắp xếp quản lý công việc của mình khoa học.

Ngoài ra, phần mềm văn phòng điện tử còn được tích hợp các tính năng tiện ích khác như lên lịch, bình luận, thảo luận trao đổi, biểu quyết, thăm dò ý kiến… để mọi người trong văn phòng có thể đưa ra ý kiến đánh giá của mình hay nắm bắt được thông tin cần thiết…

Tại sao các doanh nghiệp nên cài đặt phần mềm văn phòng điện tử

Trong thời đại công nghệ như hiện nay, hình thức văn phòng truyền thống dần sẽ được thay thế bằng văn phòng điện tử. Có nghĩa là hầu hết các hoạt động trong văn phòng đều sử dụng hệ thống máy tính để làm việc với các phần mềm tiện ích hỗ trợ. Phần mềm văn phòng điện mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

Quản lý công việc hiệu quả

Với hệ thống quản lý công việc được cài đặt trong phần mềm văn phòng điện tử, cán bộ và nhân viên có thể chủ động biết được công việc của mình và sắp xếp hoàn thành nó. Đặc biệt với khả năng điều hành công việc từ xa qua Internet các lãnh đạo thủ trưởng đơn vị dù có mặt ở cơ quan hay làm việc ở một địa điểm khác cũng có thể nhận văn bản, duyệt văn bản, điều hành công việc từ xa, đảm bảo hoạt động bình thường của tổ chức. Đây là ưu điểm, sư tiện ích mà bất kỳ người lãnh đạo nào cũng cần trong những trường hợp phải đi công tác hay vắng mặt tại cơ quan.

Quản lý văn bản, giấy tờ, tài liệu toàn diện chuyên nghiệp

Hệ thống phần mềm văn phòng điện tử cho phép người sử dụng quản lý công văn với đầy đủ các nghiệp vụ liên quan như cập nhật công văn đi, đến, phân loại công văn, phê duyệt công văn, xem công văn theo ngày, tuần, tháng; xem theo ngày cập nhật, ngày công văn đến, ngày hiệu lực, ngày hết hiệu lực...

Thêm nữa, trên hệ thống phần mềm văn phòng điện tử doanh nghiệp có thể quản lý thông tin chuyên nghiệp với chức năng quản lý hồ sơ người dùng có thể theo dõi, quản lý tài liệu, hồ sơ theo dạng sự kiện diễn tiến theo thời gian, hoặc áp dụng quản lý các phiên bản tài liệu theo từng thời kỳ (như quản lý các số báo phát hành, quản lý các phiên bản nâng cấp của 1 phần mềm,…) hoặc theo dõi những sự kiện thời sự đã và đang diễn ra chưa biết khi nào mới kết thúc.

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Từ những tính năng nổi bật trên có thể thấy phần mềm văn phòng điện tử hoàn toàn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cho việc quản lý công việc, hố sơ, giấy tờ, tài liệu. Bên cạnh đó, còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí văn phòng phẩm về giấy mực. Điều quan trọng là năng suất làm việc của các nhân viên tăng lên nâng cao hiệu quả trong công việc. Doanh nghiệp không chỉ trở nên chuyên nghiệp hơn, hiện đại hơn mà còn có cơ hội phát triển lên tầm cao hơn nhờ sự số hóa văn phòng.

Giới thiệu phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice

Cloudoffice được biết đến là phần mềm văn phòng điện tử thông minh, tiện ích trong thời đại hiện nay. Phần mềm này được phát triển bởi công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn – một công ty hoạt động trong lĩnh vực CNTT đã có trên 10 năm kinh nghiệm xây dựng, triển khai phần mềm trong lĩnh vực khai Hải quan điện tử, Thuế điện tử, Hóa đơn điện tử, Văn phòng điện tử và các giải pháp trong lĩnh vực quản lý  nhà nước, các đơn vị hành chính sự nghiệp và các doanh nghiệp.

Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice là một hệ thống phần mềm quản lý văn phòng toàn diện từ việc quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu đến việc điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiệp. Phần mềm được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, điều hành công việc trực tuyến trên mạng máy tính. Có khả năng theo dõi xử lý văn bản và điều hành công việc từ xa thông qua Internet.

Với những tính năng hiện đại, tiện ích phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice đáp ứng đầy đủ yêu cầu của các daonh nghiệp, phù hợp với tất cả các loại hình doanh nghiệp đặc biệt là những doanh nghiệp có hệ thống đại lý lớn phân bố rộng khắp trên cả nước.