Quản lý tài liệu lưu trữ là công việc đòi hỏi cần có tư duy logic, sự sắp xếp ngăn nắp, khoa học, ghi chú cẩn thận. Tuy nhiên không nhiều đơn vị có thể làm tốt công việc này dẫn đến tình trạng rối thông tin, thất lạc hồ sơ... Những bất tiện này sẽ được giải quyết triệt để khi sử dụng văn phòng điện tử.

Quản lý tài liệu lưu trữ kiểu mới với văn phòng điện tử

Nếu như một nhân viên văn thư phải mất tối thiểu 2 năm học trung cấp ngành văn thư lưu trữ mới có thể đảm nhận việc phân loại, lưu trữ hồ sơ thì với phần mềm văn phòng điện tử, một nhân viên văn phòng bất kỳ cũng có thể thực hiện dễ dàng.

Phần mềm văn phòng điện tử là mô hình văn phòng kiểu mới thay thế văn phòng giấy tờ với mô hình tương tự. Thay vì làm việc với bộ máy hành chính văn phòng cồng kềnh, văn phòng điện tử đưa cả bộ máy làm việc lên hệ thống phần mềm để toàn bộ lãnh đạo, nhân viên làm việc 100% trên máy tính.

Văn phòng cồng kềnh sẽ được thu nhỏ lại trê hệ thống phần mềm văn phòng điện tử.

Quản lý tài liệu lưu trữ là một ứng dụng nhỏ bên trong văn phòng điện tử. Nếu coi phần mềm văn phòng điện tử là cả một cây đại thụ thì quản lý tài liệu lưu trữ là một cành cây có chức năng lưu trữ, quản lý thông tin.

Bất cứ ai trong hệ thống cũng có thể dễ dàng cập nhật và xử lý tài liệu trên hệ thống của văn phòng điện tử. Riêng với phần mềm văn phòng điện tử có tính phân quyền, các thông tin, tài liệu có thể sẽ có sự phân cấp để bảo mật thông tin cần thiết.

Với văn phòng giấy tờ, khi cán bộ, nhân viên cần tìm tài liệu sẽ phải nhờ đến nhân viên văn thư hoặc tự tìm kiếm rất mất thời gian và công sức. Việc thất lạc hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan là chuyện khó tránh khỏi.

Tìm hiểu về ứng dụng quản lý tài liệu lưu trữ trên phần mềm văn phòng điện tử Cloud Office

Để chuyển đổi từ văn phòng giấy tờ sang văn phòng kiểu mới doanh nghiệp cần có phần mềm văn phòng điện tử. Đáp ứng nhu cầu thiết thực của doanh nghiệp, nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực công nghệ thông tin đã xây dựng nên những phần mềm văn phòng điện tử.

Mỗi phần mềm sẽ có giao diện và mức độ hỗ trợ khác nhau cho việc quản lý tài liệu lưu trữ. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng phần mềm hệ thống, công ty phát triển công nghệ Thái Sơn là đơn vị đi đầu trong việc cung ứng phần mềm văn phòng điện tử với phần mềm Cloud Office.

Phần mềm văn phòng điện tử Cloud Office tích hợp tính năng quản lý hồ sơ sự kiện, lưu trữ tài liệu, lưu trữ vă bản toàn diện. Do vậy, cán bộ, nhân viên trong hệ thống hay nhân viên văn thư có thể cập nhật công văn đi, đến, phân loại công văn theo trình tự thời gian như trên văn phòng giấy tờ. Bên cạnh đó, phần mềm văn phòng điện tử Cloud Office cũng cho phép quản lý thông tin theo dạng sự kiện diễn tiến như quản lý tiến độ dự án, quản lý hồ sơ bệnh án, hồ sơ các vụ kiện…

Phần mềm văn phòng điện tử Cloud Office tích hợp các ứng dụng tiện ích cho công việc văn phòng.

Khi cần tìm kiếm hồ sơ, tài liệu, người dùng chỉ cần tra tên tài liệu cần tìm một cách đầy đủ hay không đầy đủ và nhận ngay kết quả chỉ trong vài giây. Việc quản lý tài liệu lưu trữ ngay trên hệ thống phần mềm cũng được thao tác đơn giản với giao diện thân thiện dễ sử dung.

Ngoài chức năng quản lý tài liệu lưu trữ, phần mềm văn phòng điện tử còn có vai trò như một phần mềm quản lý công việc từ xa hiệu quả. Cán bộ của cơ quan, doanh nghiệp có thể giao việc trên hệ thống và kiểm soát tiến độ thực hiện trên hệ thống hiệu quả ngay cả khi đang công tác xa.

Tính năng quản lý công việc được các doanh nghiệp đánh giá cao khi có thể tương tác nhiều hơn giữa người giao việc và người được giao việc. Sự trao đổi thường xuyên là một trong những yếu tố giúp công việc được thực hiện đúng ý của lãnh đạo đồng thời đẩy nhanh tiến độ công việc.

Phần mềm CloudOffice đặc biệt thích hợp với những đơn vị có tính phân quyền cao như khối hành chính nhà nước. Ngoài phần mềm CloudOffice, công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn còn triển khai phần mềm trong lĩnh vực khai hải quan điện tử, thuế điện tử, hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử, văn phòng điện tử và các giải pháp công nghệ khác. Công ty Thái Sơn đã 3 năm liên tiếp được trao giải thưởng Sao Khuê (2009,2010, 2011) do hiệp hội phần mềm Việt Nam và Bộ thông tin truyền thông tổ chức trao tặng cùng nhiều bằng khen khác.

Mọi thông tin chi tiết về hệ thống văn phòng điện tử CloudOffice xin liên hệ:

Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn

Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội

Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223

Tổng đài hỗ trợ: 1900 1286

website: cloudoffice.com.vn