Quản lý văn bản 4.0 như thế nào trong thời đại công nghệ số? Để bắt kịp với xu hướng, việc quản lý văn bản theo phương thức truyền thống không còn phù hợp. Chuyển đổi sang các công cụ quản trị 4.0 là yêu cầu tất yếu của thời đại. Doanh nghiệp cần “số hóa” các phương thức quản lý văn bản nói riêng và quản trị doanh nghiệp nói chung như thế nào?

Quản lý văn bản 4.0: Giải pháp nào cho doanh nghiệp thời công nghệ số?

1. Hình thức quản lý văn bản bằng hồ sơ, sổ sách đã lỗi thời

Trước đây, hình thức quản lý văn bản truyền thống chủ yếu sử dụng các công cụ và phương pháp thủ công, tồn tại nhiều hạn chế bất cập:

• Hình thức quản lý: Chủ yếu trên sổ sách, giấy tờ, việc ghi chép, cập nhật rất mất thời gian và hay xảy ra sai sót.
• Tìm kiếm dữ liệu: Việc tra cứu các loại giấy tờ, văn bản thực hiện rất khó khăn.
• Lưu trữ: Lưu trữ bằng các công cụ thủ công như tủ hồ sơ, file tài liệu, ngăn kéo, kho,... rất tốn kém và tiềm ẩn nhiều rủi ro về mất, hỏng, cháy hồ sơ.
• Gửi - nhận hồ sơ: Thường thực hiện qua một đơn vị chuyển phát nhanh trung gian, doanh nghiệp thường mất ít nhất 3-5 ngày để nhận được, thậm chí là lâu hơn, ảnh hưởng khá lớn đến thời gian giải quyết công việc.

Quản lý văn bản theo phương thức truyền thống tốn nhiều thời gian.

Công tác quản lý văn bản gần như liên quan đến tất cả các bộ phận, ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động chung của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần có giải pháp để cải tiến hình thức quản lý văn bản truyền thống.

2. Quản lý văn bản 4.0 - Xu hướng tất yếu trong thời đại công nghệ số

Quản lý văn bản kiểu mới ứng dụng công nghệ 4.0 là xu hướng tất yếu của thời đại. Công nghệ số đang bùng nổ mạnh mẽ và “phủ sóng” tất cả các ngành nghề, lĩnh vực.

Cụ thể, doanh nghiệp sẽ sử dụng các phần mềm văn phòng điện tử để quản lý toàn bộ các giấy tờ, hồ sơ, tài liệu. Không khó để doanh nghiệp xây dựng các mô hình văn phòng điện tử, chỉ cần có thiết bị kết nối mạng và được cài đặt phần mềm.

Xu hướng quản lý văn bản ứng dụng công nghệ số trở nên phổ biến.

3. Lợi ích của giải pháp văn phòng điện tử

Không chỉ mang tính “bắt nhịp” xu hướng thời đại, các giải pháp văn phòng điện tử thực sự là công cụ hỗ trợ đắc lực, giải quyết nhiều vấn đề bất cập và tồn đọng trước đây:

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Văn phòng điện tử tích hợp nhiều tiện ích trên cùng một mô hình. Mọi nghiệp vụ có thể được thực hiện chỉ với một chiếc máy tính, điện thoại hoặc tablet có kết nối mạng. Doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí đi lại, giảm thời gian xử lý công việc.

Văn phòng điện tử còn giúp việc quản lý hồ sơ, tài liệu được đồng bộ trên hệ thống, tiết kiệm nhiều khoản chi phí văn phòng như: chi phí thuê kho, chi phí văn phòng phẩm, giấy in, mực in, chi phí vận chuyển tài liệu,... Đây là khoản chi phí gây tốn kém với khá nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp quy mô lớn.

>> Có thể bạn quan tâm: Phần mềm hóa đơn điện tử.

Tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại

Văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp phân công, phân cấp và hệ thống rõ ràng công việc, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban và cá nhân. Với việc áp dụng văn phòng điện tử, bộ phận lãnh đạo dễ dàng điều hành công việc từ xa, thực hiện mọi lúc, mọi nơi, tạo ra một hệ thống tập trung, khoa học và chuyên nghiệp.

Văn phòng điện tử giúp tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Trên hệ thống của văn phòng điện tử, nhân viên dễ dàng tra cứu, quản lý, theo dõi tình trạng công việc để nắm bắt thông tin và có phương hướng xử lý kịp thời. Công việc được theo sát sẽ được giải quyết triệt để, tránh tình trạng bỏ sót, tồn đọng, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.

Thúc đẩy quá trình “số hóa” doanh nghiệp

Đưa mọi hoạt động của doanh nghiệp lên “nền tảng số” là xu hướng tất yếu của doanh nghiệp hiện nay. Bắt kịp xu hướng của thời đại sẽ giúp doanh nghiệp cập nhật các công cụ hỗ trợ đắc lực để nâng cao năng lực cạnh tranh, hiệu quả kinh doanh.

Trong đó, áp dụng văn phòng điện tử là một trong những “bước đà” quan trọng để doanh nghiệp thực hiện “số hóa” doanh nghiệp toàn diện.

4. CloudOffice - Giải pháp văn phòng điện tử chuyên nghiệp

CloudOffice là phần mềm văn phòng điện tử được cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft). Không chỉ là một hệ thống phần mềm quản lý văn bản, CloudOffice còn đóng vai trò hệ thống điều hành và quản trị công việc chuyên nghiệp và toàn diện theo nhiều cấp quản lý.

CloudOffice - Giải pháp văn phòng điện tử chuyên nghiệp.

Được thiết kế khoa học, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị, CloudOffice giúp doanh nghiệp điều hành tác nghiệp, trao đổi thông tin, quản lý, lưu trữ, thực hiện công việc trực tuyến thuận tiện trên các thiết bị kết nối mạng như: Máy tính, mobile, tablet,...

Trên đây là giải pháp quản lý văn bản 4.0. Trước những hạn chế, bất cập của phương thức quản lý văn bản truyền thống, việc ứng dụng văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để các vấn đề phát sinh.

Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft, vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://cloudoffice.com.vn/