Với số lượng văn bản ngày một nhiều lên các doanh nghiệp đã tìm đến giải pháp khắc phục tình trạng này hiệu quả. Bằng việc sử dụng phần mềm văn phòng điện tử doanh nghiệp đã tiết kiệm được rất nhiều chi phí và việc quản lý, lưu trữ văn bản cũng thuận lợi, dễ dàng hơn trước rất nhiều.

Phần mềm quản lý văn bản giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tối đa

Tại thị trường Việt Nam, nhất là doanh nghiệp vừa và nhỏ phải đối mặt với nhiều thách thức liên quan đến hoạt động hàng ngày, một trong số đó là làm sao kiểm soát được chi phí hoạt động. Với hệ thống cơ quan, văn phòng thì đau đầu khi chưa biết làm sao để quản lý lượng văn bản, giấy tờ, công văn đi – đến ngày một nhiều lên. Nếu chưa cập nhật được ưu thế của công nghệ, khiến cho năng suất làm việc không cao, tiêu tốn thời gian và chi phí cho việc tiếp nhận, xử lý và bảo quản văn bản đồng bộ. Điều này gây ra nhiều cản trở trong công việc và sự phát triển của công ty, doanh nghiệp.

Quản lý văn bản bằng phần mềm: giải pháp tối ưu tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Thực tế, khi áp dụng văn phòng điện tử với hệ thống phần mềm quản lý văn bản, doanh nghiệp có thể khắc phục được hết những bất cập trước đó khi sử dụng cách quản lý văn bản truyền thống thông thường.

Trong hệ thống văn phòng điện tử tích hợp đầy đủ các phần mềm quản trị văn phòng, bao gồm cả phần mềm quản lý văn bản toàn diện. Mọi hoạt động của văn bản đi – đến đều được thực hiện trên môi trường điện tử có kết nối mạng internet.

Khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý văn bản có thể tiết kiệm chi phí in ấn văn bản, và chi phí vận chuyển văn bản đến các cơ quan, đơn vị hoặc trong hệ thống của mình. Bởi tất cả văn bản đều được soạn thảo trên máy tính và được gửi đi theo file mà không phải in ra rồi mới cử nhân viên đi gửi bưu điện hay mang đến gửi cho các đối tác, đơn vị khác…

Quản lý văn bản bằng phần mềm: giải pháp tối ưu tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Lựa chọn phần mềm nào cho việc quản lý văn bản toàn diện

Hiện nay, có không ít đơn vị phát triển phần mềm quản lý văn bản, trong đó công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn là đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm văn phòng điện tử - phần mềm quản lý văn bản chuyên nghiệp, hiện đại được rất nhiều doanh nghiệp trong nước áp dụng.

Phần mềm quản lý văn bản của Thái Sơn hay còn gọi là phần mềm văn phòng điện tử Cloud Office có những ưu việt riêng với lĩnh vực quản lý văn bản như sau:

Quản lý văn bản đến: Giống như một nhân viên làm công tác văn thư, phần mềm quản lý văn bản có chức năng nhập văn bản đến vào hệ thống. Những văn bản này sẽ được phân loại, phân công cũng như các công tác chuyển tiếp văn bản đến, phê duyệt hay tìm kiếm như mô hình làm truyền thống.

Quản lý văn bản đi: Tương tự như quản lý văn bản đến, chức năng quản lý văn bản đi giúp nhập vản bản đi vào hệ thống sau đó gửi đến các phòng ban có liên quan, nhận thông báo và tìm kiếm văn bản đi.

Văn bản nội bộ: Chức năng này giúp quản lý văn bản có tính chất nội bộ, chẳng hạn như: Đề xuất, thông báo, tờ trình, đề án…

Quản lý văn bản bằng phần mềm: giải pháp tối ưu tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Văn bản lưu: Với những văn bản không thuộc văn bản đi hay văn bản đến, phần mềm quản lý văn bản sẽ có chức năng lưu lại văn bản này.

Tạo liên kết văn bản: Nhằm giúp cho người dùng dễ tìm kiếm văn bản liên quan, phần phần quản lý văn bản có chức năng cập nhật, bổ sung mối quan hệ giữa các văn bản, xây dựng cấu trúc cây văn bản.

Thống kê báo cáo: Bên cạnh đó, phần mềm quản lý văn bản có chức năng thống kê các báo cáo theo đúng yêu cầu của công tác văn thư truyền thống.

Phần mềm quản lý văn bản là xu hướng sử dụng của các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp hiện nay khi mạng internet và máy tính đã trở nên phổ biến. Đối với khối xử lý công việc hành chính, phần mềm quản lý văn bản là công cụ “cứu cánh” giúp cải cách hành chính đắc lực.

Để tìm hiểu thêm về phầm mềm quản lý băn bản của Thái Sơn khách hàng có thể liên hệ địa chỉ:

Trụ sở chính tại Hà Nội

Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Viêt - Cầu Giấy - Hà Nội.

Điện thoại: 024.37545222, FAX: 024.37545223

Website: cloudoffice.com.vn