Quản lý văn bản là việc làm thường xuyên và quan trọng ở trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp.  Và để làm tốt được việc quản lý văn bản, các văn bản này cần được phân loại và tổ chức sắp xếp một cách khoa học, ngăn nắp, theo thứ tự, để dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm, đồng thời tránh được những rủi ro mất mát thiếu sót văn bản của đơn vị.

1. Lợi ích của việc quản lý văn bản

• Thiết lập được quy trình quản lý văn bản chặt chẽ, thông suốt, các văn bản đến, đi được kịp thời, nhanh chóng chuyển đến các đơn vị phòng ban chuyên môn chịu trách nhiệm xử lý đúng thời hạn.
• Không gian lưu trữ văn bản được phân loại, sắp xếp một cách có khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu, theo dõi khi cần thiết.
• Giảm thiểu  tối đa tình trạng mất mát, thiếu sót hay thất lạc văn bản.
• Đổi mới, cải tiến quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả xử lý văn bản.

2. Một số phương pháp quản lý văn bản

2.1. Quản lý văn bản - hồ sơ giấy

Đây là phương pháp truyền thống thực hiện theo cách thủ công , được áp dụng rộng rãi khoảng thời gian trước đây, khi máy tính và công nghệ thông tin còn khá xa lạ với nhân viên.

Để sắp xếp văn bản khoa học trước tiên nên phân loại văn bản tổ chức theo dạng hình cây. Từ tổng thể đến chi tiết.

• Phân loại theo cơ quan ban hành : ví dụ : văn bản do cơ quan thuế ban hành, văn bản do các cơ quan bộ ban hành…..
• Phân loại theo chủ đề : ví dụ như  : văn bản đi, văn bản đến, báo cáo…
• Phân loại theo cụm nội dung: Trong cùng một chủ đề có thể phân theo cụm nội dung. Ví dụ : cụm văn bản về khiếu nại, văn bản về các quy phạm pháp luật,…
• Phân loại theo nhóm : Trong cùng một cụm có thể phân loại theo nhóm. Ví dụ : nhóm văn bản tháng 1- 2013, nhóm văn bản tháng 2 - 2014, nhóm văn bản tháng 9 - 2015

Sau khi đã phân loại văn bản – hồ sơ tài liệu, cần sắp xếp hồ sơ khoa học, dễ tìm kiếm khi cần thiết.

• Sắp xếp theo thời gian : Dựa vào thời gian phát sinh văn bản để sắp xếp thành một nhóm, cần ghi chú đánh dấu rõ ràng thời gian để thuận tiện cho việc tìm kiếm.
• Sắp xếp theo mẫu tự chữ cái : Sắp sếp theo thứ tự bảng chữ cái. Ví dụ : mẫu tự B : Báo cáo – Biên Bản.
• Sắp xếp theo tính chất : Dựa vào tính chất của hồ sơ. Ví dụ như : văn bản đã xử lý xong, văn bản đang chờ xử lý….

2.2. Quản lý văn bản trên các thiết bị máy tính bằng file excel hoặc word.

• Lập các folder quản lý các file theo nội dung. Nên tạo ra một mẫu chung excel hay word chung cho toàn đơn vị, để mọi người cùng tiếp cận dễ dàng.
• Nên lưu trữ văn bản – hồ sơ tại ổ D, để tránh mất tài liệu khi cài đặt lại máy tính.

2.3. Sử dụng phần mềm chuyên dụng để quản lý văn bản

Sử dụng phần mềm chuyên dụng để quản lý văn bản được xem  là phương pháp khoa học và chuyên nghiệp nhất. Phần mềm quản lý văn bản giúp đơn vị bạn lưu trữ quản lý theo một chuẩn nhất định. Có thể phân loại văn bản tài liệu hồ sơ một cách hiệu quả.Trong các trường hợp máy tính hay phần cứng có vấn đề sự cố, kho dữ liệu vẫn được đảm bảo an toàn do đã được lưu trữ trong hệ quản trị cơ sỡ dữ liệu chuyên dụng. Ngoài ra phần mềm quản lý văn bản, quản lý tài liệu này còn có thể lưu trữ một dung lượng lớn tài liệu, có thể kết nối quản lý thông suốt qua mạng nội bộ, hay có thể truy cập tìm kiếm tài liệu từ xa qua internet bằng các thiết bị di động thông minh.

Hiện nay trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý văn bản, trong đó  phần mềm quản lý văn bản hồ sơ tài liệu CloudOffice do công ty Thái Sơn phát triển đang rất được nhiều đơn vị, cơ quan, tổ chức cũng như các đơn vị doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Với giao diện thân thiện dễ sử dụng, đầy đủ tính năng nghiệp vụ quản lý văn bản, tích hợp nhiều tính năng vượt trội.

Phần mềm CloudOffice cho phép quản lý văn bản với đầy đủ các nghiệp vụ liên quan như cập nhật văn bản đi, đến,  phân loại văn bản, phê duyệt văn bản, thống kê báo cáo tình hình xử lý văn bản, theo dõi thời hạn xử lý văn bản...

Khác với hầu hết các phần mềm quản lý văn bản hiện nay vốn chỉ áp dụng được cho 1 cấp, chức năng quản lý văn bản trên CloudOffice là 1 hệ nhiều cấp (N-cấp) mà ở đó các đơn vị tham gia sử dụng có thể gửi văn bản cho nhau. Văn bản đi của đơn vị gửi là văn bản đến của đơn vị nhận. Cùng 1 văn bản, tại các vị trí đứng khác nhau sẽ cho ra hướng đi của văn bản khác nhau.

Mọi chi tiết về phần mềm cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Trung tâm tư vấn và hỗ trợ phần mềm CloudOffice:

Tổng đài điện thoại: 1900 1286, email: info@thaison.vn

Xem thêm: phần mềm quản lý hồ sơ

Mọi thông tin về phần mềm quản lý văn bản CloudOffice xin vui lòng liên hệ:

Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn

Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội

Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223,

Trung tâm tư vấn hỗ trợ CloudOffice:  1900 1286

Website: http://thaison.vn; http://cloudoffice.com.vn

Tham khảo chuyên trang:

• Quản lý công việc
• Quản lý công văn
• Quản lý hồ sơ
• Quản lý tài liệu
• Quản lý văn bản
• Quản lý văn thư