Với hàng loạt các công việc phải giải quyết hàng ngày, làm thế nào để tổ chức sắp xếp và thực hiện các công việc đúng hạn? Lập kế hoạch chính là phương án để đảm bảo công việc được thực hiện đầy đủ và đúng hạn? Vậy quy trình các bước và công cụ nào giúp lập kế hoạch hiệu quả?

Lập kế hoạch cần có quy trình, công cụ hiệu quả.

1. Quy trình lập kế hoạch

Để xây dựng kế hoạch được chi tiết và khoa học, người lập kế hoạch cần có quy trình cụ thể:

1.1. Phân tích bối cảnh, điều kiện

Phân tích bối cảnh là việc nghiên cứu và phân tích hoàn cảnh, điều kiện hiện tại của bản thân hoặc của đội nhóm, tổ chức sẽ thực hiện kế hoạch. Bối cảnh và điều kiện sẽ bao gồm các yếu tố khách quan và chủ quan sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình xây dựng và triển khai kế hoạch.

Việc phân tích bối cảnh sẽ giúp người lập kế hoạch xác định được nguồn lực và đánh giá các yếu tố rủi ro có thể tác động, từ đó sẽ đưa ra được kế hoạch phù hợp và dự kiến thời gian, mức độ hoàn thành kế hoạch.

>> Tham khảo: Mở đầu bài thuyết trình hiệu quả thế nào?

1.2. Xác định mục tiêu

Trước khi tiến hành xây dựng kế hoạch cần xác định được mục tiêu để hưởng tới. Mục tiêu sẽ bao gồm kết quả đạt được và thời gian cần thiết hoàn thành, hướng xử lý trong trường hợp không hoàn thành kế hoạch.

Đối với kế hoạch có nhiều mục tiêu cùng một lúc, bạn cần phân biệt rõ ràng và xác định mức độ quan trọng để đặt thứ tự mục tiêu ưu tiên. Việc xác định thứ tự quan trọng sẽ giúp các công việc quan trọng và khẩn cấp được hoàn thành kịp thời và hiệu quả hơn.

1.3. Liệt kê các công việc cần thực hiện

Sau khi đã xác định và phân chia mục tiêu, bạn cần liệt kê công việc cần làm đối với mỗi mục tiêu tương ứng, ghi chú thời gian, điều kiện và cách thức thực hiện. Tương tự như mục tiêu, các việc cần làm cũng sẽ được phân thứ tự ưu tiên một cách hợp lý và khoa học.

Lập kế hoạch cần có quy trình chi tiết.

1.4. Xác định phương pháp thực hiện kế hoạch

Có nhiều phương pháp thực hiện kế hoạch mà bạn có thể áp dụng. Tùy theo mục tiêu của kế hoạch, nguồn nhân lực hiện có, bạn có thể đưa ra một số phương pháp khác nhau để thực hiện kế hoạch với thời gian phù hợp nhất.

1.5. Phân chia nguồn nhân lực

Dựa trên mục tiêu và các công việc đã được liệt kê, bạn cần phân bổ nguồn nhân lực hợp lý. Đối với công việc cá nhân, bạn cần tự chất vấn bản thân xem có khả năng thực hiện những công việc nào trong thời gian bao lâu. Nếu kế hoạch dành cho đội nhóm, bạn cần trả lời câu hỏi đội nhóm có những gì, có những ai và tiềm năng, điểm mạnh, điểm yếu của mỗi cá nhân như thế nào để sắp xếp vị trí công việc phù hợp nhất.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

1.6. Thực hiện kế hoạch

Kế hoạch đã được đưa vào triển khai không có nghĩa là người lập kế hoạch hết trách nhiệm. Ngay cả trong quá trình triển khai, bạn cũng cần theo sát kế hoạch, đảm bảo thực hiện công việc đúng kế hoạch đồng thời để xử lý kịp thời những vấn đề phát sinh.

1.7. Kiểm tra, đánh giá thực hiện kế hoạch theo giai đoạn

Người lập kế hoạch cần phải có sự giám sát, theo dõi thực hiện kế hoạch theo giai đoạn. Bước này sẽ giúp bạn kiểm soát dễ dàng tiến độ và điều chỉnh kịp thời nếu cần có sự thay đổi.

2. Các công cụ lập kế hoạch

Một số công cụ lập kế hoạch điển hình thường được sử dụng như sau:

• Thu thập thông tin.
• Đánh giá thực hiện kế hoạch.
• Phân tích vấn đề.
• Xếp hạng, đánh giá theo thang điểm.

Ngoài ra, hiện nay có nhiều công cụ hỗ trợ lập kế hoạch nhanh chóng, hiệu quả và thuận tiện được nhiều người áp dụng, đặc biệt trong các doanh nghiệp:

• Sử dụng các mô hình lập kế hoạch: Phương pháp 5W1H2C5M, mô hình phân tích SWOT, mô hình SMART, mô hình 2C...
• Sử dụng các mẫu lập kế hoạch trên Excel.
• Sử dụng phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch công việc.

>> Tham khảo: Những ứng dụng quản lý thời gian hữu ích.

Phương pháp 5W1H2C5M hỗ trợ lập kế hoạch.

3. Một số sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch

Trong quá trình xây dựng kế hoạch, bạn cần tránh mắc phải những sai lầm sau:

• Xây dựng kế hoạch phi thực tế, vượt quá điều kiện và khả năng cho phép: Khiến cho bản thân và đội nhóm dễ chán nản, kế hoạch dễ bị thất bại.
• Mục tiêu không rõ ràng: Mục tiêu là đích đến của quá trình lập kế hoạch, việc lập quá nhiều mục tiêu hay mục tiêu thiếu rõ ràng sẽ khiến nguồn lực bị phân tán hoặc phân bổ không hợp lý. Mục tiêu càng cụ thể thì khả năng hoàn thành mục tiêu càng cao.
• Không theo dõi, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch: Kể cả trong quá trình lập kế hoạch, việc triển khai kế hoạch khó tránh khỏi những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn, đi lệch mục tiêu. Không kiểm soát các vấn đề này sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch đi sai hướng.

Kế hoạch sai lầm có thể dẫn tới thất bại cho đội nhóm.

• Không lựa chọn mức độ ưu tiên: Nguồn lực có hạn nên trước hàng loạt các công việc cần thực hiện, nếu người lập kế hoạch “tham lam” yêu cầu thực hiện tất cả các công việc cùng lúc sẽ dễ dẫn tới tình trạng công việc dở dang, không hoàn thành bất cứ mục tiêu nào và gây chậm tiến độ.
• Không lường trước những rủi ro: Những rủi ro, những vấn đề ngoài dự kiến là điều dễ ảnh hưởng đến kế hoạch. Việc không lường trước rủi ro, không có phương án dự phòng sẽ khiến cả nhóm bị lúng túng, bị động khi gặp phải các vấn đề ngoài ý muốn.

>> Có thể bạn quan tâm: Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử ECN.

Trên đây là quy trình lập kế hoạch, một số công cụ và các sai lầm phổ biến khi lập kế hoạch. Dựa vào các thông tin này, bạn có thể sử dụng để xây dựng kế hoạch cá nhân hoặc lập kế hoạch cho nhóm, tập thể để đảm bảo công việc được hoàn thành với hiệu quả cao nhất.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://cloudoffice.com.vn/