Để có thể tăng được năng suất lao động là bài toán nan giải ở hầu hết các doanh nghiệp. Bằng cách thay đổi phương thức làm việc truyền thống sang vận hành online, hiệu suất công việc sẽ được tăng lên đồng thời tiết kiệm đáng kể chi phí thực hiện.

Tăng năng suất lao động gắn liền với thay đổi phương thức làm việc

Năng suất lao động ở Việt Nam hiện nay đang ở mức mức, tăng trưởng chậm và ngày càng tụt hậu so với các nước trong khu vực. Theo báo cáo năng lực cạnh tranh toàn cầu năm 2014 - 2015 của Diễn đàn Kinh tế thế giới cho thấy: Việt Nam đứng thứ 68 trong các nền kinh tế về năng lực và năng suất so với các quốc gia ASEAN và Châu Á. Và đánh giá cũng cho thấy, năng suất lao động Việt Nam chỉ bằng 1/35 của Nhật Bản, bằng 1/15 của Singapore, 1/5 của Malaysia, bằng 2/5 của Thái Lan.

Chia sẻ về vấn đề này, Ông Nguyễn Anh Tuấn, Viện trưởng Viện Năng suất Việt Nam cho hay: Để cải thiện năng suất, Việt Nam cần tập trung đầu tư vào ba yếu tố: Vốn, khoa học công nghệ và con người. Trong đó, quan trọng nhất, để phát triển kinh tế một cách bền vững và bảo đảm bắt kịp các nước đã phát triển thì Việt Nam cần tập trung hơn nữa vào thúc đẩy tăng năng suất thông qua phát triển khoa học, công nghệ, kỹ thuật.

Ông Nguyễn Anh Tuấn đưa ra 3 yếu tố quyết định việc tăng năng suất ở Việt Nam.

Không thể phủ nhận rằng, năng suất lao động của người Việt Nam thấp có một phần đến từ tác phong nông nghiệp vốn thiếu sự khẩn trương. Bên cạnh đó do ảnh hưởng của bộ máy hành chính làm việc còn rườm rà khiến cho tiến độ công việc không được đẩy nhanh. Yếu tố con người bị phụ thuộc nhiều vào quy trình, phương thức làm việc còn chưa khoa học.

Ở thời đại khoa học, công nghệ phát triển như hiện nay, việc áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình làm việc sẽ góp phần đáng kể tăng năng suất lao động. Ở điểm này, Nhật Bản là quốc gia đã thực hiện rất thành công.

Ông chủ Sakichi Toyoda - người sáng lập ra Toyota từng đưa ra triết lý: "Không có con người tồi, chỉ có quá trình tồi!". Năng suất và chất lượng của công việc đều bị ảnh hưởng lớn từ phương thức làm việc.

Phương thức làm việc không khoa học chính là khởi đầu cho một chuỗi những sai lầm khiến cho cả năng suất và chất lượng không phát triển. Khi năng suất không được cải thiện, giá thành sản phẩm, dịch vụ không giảm hoặc tăng lên làm giảm năng lực cạnh tranh. Từ đó dẫn đến thu nhập của người lao động giảm sút. Vấn đề về thu nhập là một trong những mấu chốt của năng suất lao động.

Tăng lương là cách khích lệ năng suất lao động hiệu quả nhất thời tại nhiều doanh nghiệp nhưng nếu không tăng được doanh số mà tăng lương thì giảm doanh thu của doanh nghiệp, còn giữ nguyên quy trình làm việc với mức lương không tăng thì năng suất không được cải thiện. Bài toán năng suất bị rơi vào vòng luẩn quẩn đẩy việc doanh nghiệp bị đào thải là chuyện sớm muộn.

Giải pháp nào cho việc thay đổi phương thức làm việc trong cơ quan, doanh nghiệp?

Một trong những yếu tố mà Ông Nguyễn Anh Tuấn, Viện trưởng Viện Năng suất Việt Nam cho rằng cần thiết để cải thiện năng suất là tập trung khoa học công nghệ. Vấn đề này đã được áp dụng để cải cách bộ máy hành chính và thu được kết quả khả quan. Chẳng hạn như chuyển đổi từ khai bảo hiểm xã hội truyền thống sang khai bảo hiểm xã hội điện tử, chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Tuy nhiên những thay đổi này vẫn chỉ là một phần nhỏ trong cả quy trình làm việc.

Phương thức làm việc cần được thay đổi một cách toàn diện và có hệ thống. Chẳng hạn như chuyển đổi toàn bộ văn phòng giấy tờ sang văn phòng điện tử. Điều này đồng thời đạt được cả hai mục đích tăng năng suất lao động và tiến gần hơn tới một chính phủ điện tử.

Hiện nay, rất nhiều đơn vị là cơ quan nhà nước, doanh nghiệp đã mạnh dạn chuyển đổi phương thức làm việc truyền thống sang sử dụng những phần mềm quản lý công việc. Thay vì phải gặp trực tiếp lãnh đạo, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp, phần mềm quản lý công việc cho phép làm từ xa với mạng internet và các thiết bị thông minh như smartphone, laptop...

Làm việc mọi lúc mọi nơi với phần mềm quản lý công việc giúp tăng năng suất.

Phần mềm văn phòng điện tử Cloud Office là một trong những sản phẩm công nghệ tạo được niềm tin của khối cơ quan nhà nước hiện nay. Bên cạnh chức năng quan trọng là điều phối công việc hoàn toàn online, phần mềm có tính phân quyền cao phù hợp với cơ quan nhà nước.

Không chỉ tích hợp các tính năng quản lý văn bản, quản lý công việc, quản lý hồ sơ, quản lý tài liệu mà Cloud Office còn tích hợp các tiện ích văn phòng như: Thảo luận, chat, ghi chép, nhắc nhở…

Hiện nay đại đa số các cơ quan không tận dụng được hiệu quả thời gian 8 tiếng làm việc. Nguyên nhân có thể kể đến là không kiểm soát được khối lượng công việc để phân bổ, không tối ưu được thời gian trao đổi, ký duyệt, tìm kiếm tài liệu, không tận dụng được các khoảng thời gian trống khi đi công tác, chờ đợi…

Với phương thức làm việc trên hệ thống phần mềm như Cloud Office, đơn vị sử dụng có thể tiết kiệm đáng kể chi phí đầu vào như văn phòng phẩm và tăng được năng suất lao động khi triệt tiêu được những vấn đề tồn đọng kể trên.

Lãnh đạo, nhân viên có thể trao đổi, ký duyệt hoàn toàn trên phần mềm, không tốn thời gian di chuyển giữa các phòng ban. Có thể làm việc bất cứ đâu có mạng internet: Trong khi chờ đợi tại sân bay, trong khi đi công tác xa, trong khi chờ đợi đối tác tại quán cà phê, tăng ca ngay tại nhà…

Nhìn chung, việc tăng năng suất lao động cần rất nhiều yếu tố để có thể thúc đẩy được hiệu quả. Vấn đề về vốn và con người là những vấn đề cơ quan, doanh nghiệp luôn bị phụ thuộc vào nhiều yếu tố khách quan. Riêng phương thức làm việc lại nằm trong khả năng của chủ cơ quan, doanh nghiệp và có thể cải thiện tốt năng suất lao động.

Để tham khảo thêm về phần mềm văn phòng điện tử Cloud Office xin vui lòng liên hệ:

Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn      

Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội

Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223