Chữ ký số sẽ thay thế hoàn toàn chữ ký sống vào tháng 7/2017 tại TP.Hồ Chí Minh. Ước tính, chữ ký số sẽ tiết kiệm 100 triệu đồng mỗi tháng cho UBND thành phố.

Sáng 14-4, Phó Chủ tịch UBND TP HCM Trần Vĩnh Tuyến đã nghe Sở Thông tin và Truyền thông báo cáo việc ứng dụng chữ ký số.

Đi xa vẫn ký bình thường

Phó Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông Võ Thị Trung Trinh cho biết đã cấp chữ ký số và tổ chức tập huấn sử dụng cho 70 đơn vị. Cụ thể có 15 sở (thiếu Sở Văn hóa – Thể thao, Sở Du lịch, Sở Ngoại vụ), 34 ban/ngành và 21 quận/huyện (thiếu quận Phú Nhuận, quận 9, huyện Cần Giờ).

Đối với cá nhân, đã cấp chữ ký số cho 94 lãnh đạo văn phòng đăng ký đất đai và Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai tại các quận, huyện để phục vụ liên thông với cơ quan thuế. Hiện sở đã gửi hồ sơ đề nghị Cục Cơ yếu 893 cấp bổ sung chữ ký số cho UBND quận 9, UBND quận Phú Nhuận, UBND huyện Cần Giờ và Sở Du lịch.

“Có 2 loại chữ ký số là cá nhân và tổ chức. Khi lãnh đạo đi công tác xa vẫn có thể xử lý văn bản, công văn bình thường khi sử dụng chữ ký số cá nhân. Chữ ký số này được công nhận trên toàn quốc” – bà Trinh nói.

Theo bà Trinh, hiện nay các sở ngành, quận huyện vẫn sử dụng song song 2 hình thức. Đó là chữ ký sống trên văn bản giấy và chữ ký số trên văn bản điện tử để giao dịch. Bà Trinh cho hay hiện sở đang làm dự thảo Quy chế sử dụng văn bản điện tử có sử dụng chữ ký số. Quy chế này quy định rõ những loại văn bản nào sẽ áp dụng hình thức văn bản điện tử, loại văn bản nào vừa văn bản điện tử vừa văn bản giấy. Sở sẽ gửi dự thảo này đến các đơn vị để lấy ý kiến, sau đó trình UBND TP ban hành.

Trước những kết quả trên, Phó Chủ tịch UBND TP Trần Vĩnh Tuyến đã hoan nghênh Sở Thông tin và Truyền thông. Ông Tuyến yêu cầu các đơn vị nào chưa có phải làm ngay hồ sơ xin cấp chữ ký số, nếu không làm sẽ có biện pháp xử lý. Chữ ký số sẽ được cấp cho chủ tịch, các phó chủ tịch, giám đốc, phó giám đốc, chánh văn phòng và phó chánh văn phòng. Ông Tuyến cho biết đối với văn bản mật thì không sử dụng chữ ký số vì đây là quy định của Nhà nước.

Về tiến độ, ông Tuyến đề nghị Sở Thông tin và Truyền thông báo cáo quy chế sử dụng văn bản điện tử có sử dụng chữ ký số trong tháng 4 để đầu tháng 5 đưa vào sử dụng tại tất cả các cơ quan hành chính trên địa bàn TP, tiến đến tháng 7 sẽ chấm dứt sử dụng chữ ký sống và giao dịch văn bản bằng thủ công. Việc sử dụng văn bản giấy và chữ ký sống để phục vụ công tác lưu trữ hồ sơ hoặc khi cần thiết.

Ông Tuyến cho hay việc sử dụng chữ ký số chỉ áp dụng trong các cơ quan hành chính nhằm tạo sự liên thông nội bộ, quản lý công việc nhanh chóng và trách nhiệm hơn. Khi cơ quan hành chính nhà nước giao dịch với người dân, doanh nghiệp vẫn dùng chữ ký sống như hiện nay.

Chữ ký số là tiền đề để quản lý công việc bằng phương tiện điện tử. Tại nhiều cơ quan nhà nước, văn phòng giấy tờ đã được thay thế bằng văn phòng điện tử. Việc lưu trữ tài liệu, xử lý công việc được thực hiện linh hoạt tại bất cứ đâu để không làm gián đoạn công việc khi đi xa.

Tiết kiệm 100 triệu đồng/ tháng

Chữ ký số là chữ ký điện tử, được tạo ra bởi người ký. Nó có vai trò như chữ ký đối với cá nhân, hay con dấu đối với doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý. Đây được coi là phương án giải quyết tốt nhất mọi vấn đề khi giao dịch trên Internet và được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực bảo mật cao khác.

Việc sử dụng chữ ký số để UBND TP áp dụng đồng bộ với văn bản liên thông điện tử từ cấp quận huyện đến các sở ban ngành. Động thái này nằm trong nỗ lực cải cách hành chính đang được TP từng bước triển khai.

Hiện nay, TP HCM đang áp dụng song song với văn bản giấy luân chuyển qua đường văn thư, các sở ban ngành, quận huyện đều đính kèm văn bản trực tuyến để rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục cho người dân, thay vì kéo dài 7-8 ngày như trước đây.

Đến năm 2017, tất cả các văn bản liên thông giữa các quận huyện và sở ban ngành không còn lưu hành dưới dạng văn bản giấy mà dưới dạng văn bản trực tuyến. Đến năm 2020, tất cả dịch vụ công trực tuyến sẽ liên thông để tiết kiệm chi phí, nhân lực, thời gian, giảm ùn tắc giao thông.

Theo ông Tuyến, việc bãi bỏ văn bản giấy tiết kiệm về thời gian, chi phí, giấy, mực in... khi hoãn họp chỉ cần mất vài giây, còn phát thư mời giấy lại phải nhờ bưu điện, mọi người đổ xô ra đường gây áp lực lên hạ tầng giao thông. Đó là chưa kể tiết kiệm về nhân lực. Trước kia, cơ quan nào cũng phải bố trí người đánh máy, đóng dấu, bỏ thư mời vào bao thư.

Bằng hình thức này, sau khi thực hiện, UBND TP tiết kiệm mỗi tháng khoảng 100 triệu đồng về khoản giấy, mực in để phát hành thư mời giấy.