CloudOffce
HOTLINE: 1900 1286
|
Tin tức

Tổng hợp các quy định về hóa đơn điện tử từ A-Z

Hiểu rõ các quy định về hóa đơn điện tử sẽ giúp các tổ chức, doanh nghiệp hiểu về cách sử dụng hóa đơn điện tử sao cho đúng, hợp pháp và tối đa hóa hiệu quả cũng như lợi ích mang lại. Bài viết này einvoice.vn sẽ giúp bạn tổng hợp tất cả các quy định về hóa đơn điện tử.

Tổng hợp các quy định về hóa đơn điện tử

Tổng hợp các quy định về hóa đơn điện tử từ A-Z

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Đây là định nghĩa về hóa đơn điện điện tử đã được quy định rất rõ tại Khoản 2, Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

2. Hóa đơn điện tử có bắt buộc hay không?

Để trả lời câu hỏi hóa đơn điện tử có bắt buộc không thì các tổ chức, doanh nghiệp phải luôn cập nhật các Nghị định, Thông tư mới nhất liên quan đến hóa đơn điện tử. Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC mới ban hành ngày 30/09/2019 của Bộ tài Chính thì từ ngày 01/11/2020, các tổ chức doanh nghiệp buộc phải thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử.

Như vậy, từ ngày 01/11/2020, các tổ chức, doanh nghiệp thuộc phạm vi quy định có bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử.

3. Quy định nội dung đối với hóa đơn điện tử

Nội dung yêu cầu đối với hóa đơn điện tử đã được quy định rất chi tiết trong Thông tư 68/2019/TT-BTC mới nhất của Bộ Tài Chính.

Quy định về nội dung hóa đơn điện tử trong Thông tư 68

Quy định nội dung HĐĐT được chi tiết hóa trong Thông tư 68/2019/TT-BTC

Theo đó quy định về hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các nội dung sau:

  • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
  • Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
  • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua.
  • Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
  • Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Khoản 5, Điều 3, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
  • Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).

Bên cạnh đó, các quy định về chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn điện tử cũng được quy định chi tiết tại Khoản 2, Điều 3 của thông tư này.

Lưu ý rằng, ngoài những nội dung chính đã nêu trên, trong hóa đơn điện tử, các tổ chức, doanh nghiệp cũng có thể tạo thêm các thông tin khác:

  • Thông tin về biểu trưng hay logo để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán.
  • Tùy theo đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý, trên hóa đơn có thể thể hiện thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.
  • Đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử trên phiếu thể hiện các thông tin liên quan lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa chỉ kho xuất, địa chỉ kho nhận; phương tiện vận chuyển.

Thực tế, vẫn có số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung quy định trên. Và những trường hợp này sẽ thực hiện theo hướng dẫn cụ thể của Bộ Tài Chính.

4. Quy định về hóa đơn điện tử hợp lệ - hợp pháp

Hóa đơn hợp lệ là hóa đơn phải phù hợp với các thông lệ. Theo đó, một hóa đơn điện tử muốn hợp lệ thì ngoài việc phải đảm bảo đầy đủ nội dung quy định thì còn phải đáp ứng các chỉ tiêu và yêu cầu ghi hóa đơn như sau:

  • Ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn; họ tên người mua, bán; địa chỉ công ty mua, bán;  mã số thuế;  hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản); số tài khoản (nếu có).
  • Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền thanh toán và số tiền bằng chữ.
  • Phải có chữ ký người mua, người bán; chữ ký của Giám đốc. Trường hợp không có chữ ký của Giám đốc thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên trên góc trái của hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.
  • Hoá đơn được lập theo đúng các Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 1/6/2014.

Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn do Tổng cục Thuế phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho những cơ sở kinh doanh. Với những hóa đơn GTGT hợp pháp do các cơ sở kinh doanh tự in theo mẫu, thì mẫu hóa đơn đó phải đảm bảo được cơ quan thuế chấp nhận trước khi đưa vào sử dụng.

Ngoài ra, các hóa đơn hợp pháp phải được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn. Trường hợp doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn mà đã sử dụng hóa đơn thì hóa đơn đó sẽ bị coi là hóa đơn bất hợp pháp.

5. Cách tra cứu hóa đơn hợp lệ, hợp lý, hợp pháp

Để tra cứu hóa đơn có hợp lệ hay không, bạn chỉ cần tiến hành bằng cách kiểm tra nội dung viết trên hóa đơn đã đúng nguyên tắc hay chưa. 

Các tra cứu hóa đơn điện tử

Cách tra cứu hóa đơn hợp lệ, hợp lý, hợp pháp

Sau đó, nếu muốn tiếp tục kiểm tra hóa đơn đã hợp lệ, hợp lý, hợp pháp hay chưa, bạn thực hiện tiếp theo hướng dẫn các bước bên dưới:

Bước 1: Truy cập vào website tra cứu hóa đơn: www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn.

Bước 2: Trên giao diện trang chủ, bạn chọn chức năng "Thông tin hóa đơn, biên lai", chọn tiếp “Hóa đơn” và chọn "Tra cứu một hóa đơn". Ngay sau đó, phần “Tra cứu hóa đơn” sẽ được hiển thị trên màn hình.

Bước 3: Bạn nhập các thông tin được yêu cầu tại mục “Điều kiện tra cứu” để có thể tra cứu hóa đơn. Sau khi hoàn tất thông tin cần điền, bạn nhấn “Tìm kiếm” để xem “Kết quả tra cứu”.

Với tra cứu hóa đơn GTGT hợp pháp, thì thông tin hiển thị sẽ bao gồm cả “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ” và “Thông tin hóa đơn”. Do đó, nếu kết quả tra cứu chỉ hiển thị 1 trong 2 thì hóa đơn bạn tra cứu không hợp pháp.

Với trường hợp tra cứu hóa đơn bán hàng (mua của Cục Thuế, Chi cục thuế), kết quả tra cứu chỉ hiển thị “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ”, còn “Thông tin hóa đơn” không hiển thị gì.

Sau khi đã tra cứu hóa đơn, nếu phát hiện kết quả là không hợp pháp thì bạn có thể liên hệ ngay với bên bán hàng để kiểm tra lại xem họ đã thông báo phát hành hóa đơn chưa.

Trường hợp hóa đơn đã phát hành thì bạn chỉ cần yêu cầu bên bán hàng chụp ảnh “Thông báo phát hành hóa đơn” và gửi lại bạn. Ngoài ra, bạn cũng có thể tra cứu hóa đơn hợp lệ, hợp lý và hợp pháp theo một cách khác là sử dụng phần mềm E-invoice - giải pháp hóa đơn điện tử uy tín, hàng đầu hiện nay, phổ biến sử dụng trong các doanh nghiệp FDI.

6. Thế nào là bản thể hiện của hóa đơn điện tử?

Thực tế, các doanh nghiệp bán hàng khi lưu trữ hóa đơn điện tử cần phải lưu đồng thời cả file định dạng PDF và XML. Trong đó, file XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi còn file PDF là bản thể hiện nội dung của hóa đơn điện tử, tương ứng như một tờ hóa đơn điện tử thông thường.

Ngoài ra, có một số trường hợp nhằm phục vụ cho việc lưu trữ chứng từ kế toán, chứng minh xuất xứ nguồn gốc,... bên mua và bên bán được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy. Khi này, chứng từ giấy cũng được hiểu là bản thể hiện của hóa đơn điện tử.

Như vậy, bản thể hiện của hóa đơn điện tử là bản thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng tương đương một tờ hóa đơn thông thường.

Bởi mang bản chất là bản thể hiện nội dung của hóa đơn điện tử nên các bản thể hiện hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu nội dung đối với hóa đơn điện tử thông thường.

 Cụ thể, bản thể hiện hóa đơn điện tử cần đáp ứng những yêu cầu sau:

  • Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
  • Đối với bản thể hiện hóa đơn điện tử dạng giấy, hóa đơn cần có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, đồng thời có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

7. Phân biệt hóa đơn điện tử có mã xác thực và không có mã xác thực

Từ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có mã xác thực và hóa đơn điện tử không có mã xác thực đã được đổi tên gọi thành hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Phân biệt hóa đơn điện tử có mã xác thực và không có mã xác thực của Cơ quan Thuế

Phân biệt hóa đơn điện tử có mã xác thực và không có mã xác thực

Tại Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử có mã và không có mã đã được phân biệt rất rõ. Theo đó, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, cũng bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền.

8. Quy định cách đăng ký hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế

8.1. Quy định đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử có mã phải truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Nội dung thông tin đăng ký sẽ thực hiện theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Sau khi đã nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT có mã từ các tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thuế có trách nhiệm phải gửi lại thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc có hay không chấp nhận đăng ký này.

Thông báo sẽ được gửi qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh.

Lưu ý rằng:

  • Kể từ thời điểm sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, các tổ chức, doanh nghiệp phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.
  • Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng HĐĐT các tổ chức, doanh nghiệp sẽ thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.

Ngoài ra, cơ quan thuế sẽ tiến hành rà soát các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế không thu tiền và gửi thông báo theo Mẫu số 07, Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT.

8.2. Quy định đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, các tổ chức doanh nghiệp có đủ điều kiện sử dụng HĐĐT không có mã phải tiến hành truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Nội dung thông tin đăng ký và các thay đổi thông tin đã đăng ký sẽ thực hiện theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Cơ quan thuế khi đã nhận được đăng ký có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Thời gian gửi thông báo là 1 ngày, kể từ ngày nhận được đăng ký của các tổ chức, doanh nghiệp.

Lưu ý rằng:

  • Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).
  • Với trường hợp cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT không có mã thì các tổ chức, doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Ngoài ra, cơ quan thuế cũng sẽ  sẽ tiến hành rà soát với các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và thông báo theo Mẫu số 07 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

9. Quy định về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, hàng quý hoặc hàng tháng các tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân bán hàng dịch vụ có trách nhiệm phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế

Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng, dịch vụ phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế trực thuộc

Cũng theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, với quy định về báo cáo hình hình sử dụng hóa theo tháng, các tổ chức, doanh nghiệp cần nộp chậm nhất vào ngày 20 của tháng sau.

Với quy định về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý, các tổ chức, doanh nghiệp sẽ nộp như sau:

  • Quý I: nộp chậm nhất là 30/4
  • Quý 2: nộp chậm nhất là 30/7
  • Quý 3: nộp chậm nhất là 30/10
  • Quý IV: nộp chậm nhất là 30/1 của năm sau.

Chi tiết về cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, bạn có thể xem tại đây.

Như vậy, einvoice.vn đã giúp bạn tổng hợp các quy định về hóa đơn điện tử từ A-Z. Hy vọng, bài viết trên đây sẽ là một trong những thông tin hữu ích đối với bạn.

Để được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:​

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

  • Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
  • Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
  • Tel : 024.37545222
  • Fax: 024.37545223
  • Website: https://einvoice.vn/
Phần mềm hải quan điện tử Phần mềm khai thuế điện tử chuyên nghiệp Phần mềm hóa đơn điện tử Phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử
Trụ sở Hà Nội
Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Viêt - Cầu Giấy - Hà Nội.
Điện thoại: 024.37545222, FAX: 024.37545223
Chi nhánh TP.HCM
33A - Cửu Long - F.2 -Tân Bình - TP.HCM.
Điện thoại: 028.35470355. FAX: 028.35470356
Chi nhánh Đồng Nai
93/75 Đồng Khởi - Tân Phong - TP.Biên Hoà - Đồng Nai.
Điện thoại : 02518.871868, Fax: 02518.871866
Chi nhánh Đà Nẵng
36 Đào Duy Từ - Thanh Khê - TP.ĐÀ NẴNG.
Điện thoại : 0236.3868363, Fax: 0236.3868364
Chi nhánh Bình Dương
B4-08 Cao ốc BICONSI, Yersin - Thủ Dầu Một - Bình Dương.
Điện thoại : 0274.3848886, Fax: 0274.3848882
Tư vấn, hỗ trợ 24/7
1900 1286
2020 © Xây dựng bởi Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn