HOTLINE: 1900 4767
Hiểu rõ các quy định về hóa đơn điện tử sẽ giúp các tổ chức, doanh nghiệp hiểu về cách sử dụng hóa đơn điện tử sao cho đúng, hợp pháp và tối đa hóa hiệu quả cũng như lợi ích mang lại. Bài viết này einvoice.vn sẽ giúp bạn tổng hợp tất cả các quy định về hóa đơn điện tử.
Tổng hợp các quy định về hóa đơn điện tử từ A-Z
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Đây là định nghĩa về hóa đơn điện điện tử đã được quy định rất rõ tại Khoản 2, Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Để trả lời câu hỏi hóa đơn điện tử có bắt buộc không thì các tổ chức, doanh nghiệp phải luôn cập nhật các Nghị định, Thông tư mới nhất liên quan đến hóa đơn điện tử. Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC mới ban hành ngày 30/09/2019 của Bộ tài Chính thì từ ngày 01/11/2020, các tổ chức doanh nghiệp buộc phải thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử.
Như vậy, từ ngày 01/11/2020, các tổ chức, doanh nghiệp thuộc phạm vi quy định có bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử.
Nội dung yêu cầu đối với hóa đơn điện tử đã được quy định rất chi tiết trong Thông tư 68/2019/TT-BTC mới nhất của Bộ Tài Chính.
Quy định nội dung HĐĐT được chi tiết hóa trong Thông tư 68/2019/TT-BTC
Theo đó quy định về hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các nội dung sau:
Bên cạnh đó, các quy định về chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn điện tử cũng được quy định chi tiết tại Khoản 2, Điều 3 của thông tư này.
Lưu ý rằng, ngoài những nội dung chính đã nêu trên, trong hóa đơn điện tử, các tổ chức, doanh nghiệp cũng có thể tạo thêm các thông tin khác:
Thực tế, vẫn có số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung quy định trên. Và những trường hợp này sẽ thực hiện theo hướng dẫn cụ thể của Bộ Tài Chính.
Hóa đơn hợp lệ là hóa đơn phải phù hợp với các thông lệ. Theo đó, một hóa đơn điện tử muốn hợp lệ thì ngoài việc phải đảm bảo đầy đủ nội dung quy định thì còn phải đáp ứng các chỉ tiêu và yêu cầu ghi hóa đơn như sau:
Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn do Tổng cục Thuế phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho những cơ sở kinh doanh. Với những hóa đơn GTGT hợp pháp do các cơ sở kinh doanh tự in theo mẫu, thì mẫu hóa đơn đó phải đảm bảo được cơ quan thuế chấp nhận trước khi đưa vào sử dụng.
Ngoài ra, các hóa đơn hợp pháp phải được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn. Trường hợp doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn mà đã sử dụng hóa đơn thì hóa đơn đó sẽ bị coi là hóa đơn bất hợp pháp.
Để tra cứu hóa đơn có hợp lệ hay không, bạn chỉ cần tiến hành bằng cách kiểm tra nội dung viết trên hóa đơn đã đúng nguyên tắc hay chưa.
Cách tra cứu hóa đơn hợp lệ, hợp lý, hợp pháp
Sau đó, nếu muốn tiếp tục kiểm tra hóa đơn đã hợp lệ, hợp lý, hợp pháp hay chưa, bạn thực hiện tiếp theo hướng dẫn các bước bên dưới:
Bước 1: Truy cập vào website tra cứu hóa đơn: www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
Bước 2: Trên giao diện trang chủ, bạn chọn chức năng "Thông tin hóa đơn, biên lai", chọn tiếp “Hóa đơn” và chọn "Tra cứu một hóa đơn". Ngay sau đó, phần “Tra cứu hóa đơn” sẽ được hiển thị trên màn hình.
Bước 3: Bạn nhập các thông tin được yêu cầu tại mục “Điều kiện tra cứu” để có thể tra cứu hóa đơn. Sau khi hoàn tất thông tin cần điền, bạn nhấn “Tìm kiếm” để xem “Kết quả tra cứu”.
Với tra cứu hóa đơn GTGT hợp pháp, thì thông tin hiển thị sẽ bao gồm cả “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ” và “Thông tin hóa đơn”. Do đó, nếu kết quả tra cứu chỉ hiển thị 1 trong 2 thì hóa đơn bạn tra cứu không hợp pháp.
Với trường hợp tra cứu hóa đơn bán hàng (mua của Cục Thuế, Chi cục thuế), kết quả tra cứu chỉ hiển thị “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ”, còn “Thông tin hóa đơn” không hiển thị gì.
Sau khi đã tra cứu hóa đơn, nếu phát hiện kết quả là không hợp pháp thì bạn có thể liên hệ ngay với bên bán hàng để kiểm tra lại xem họ đã thông báo phát hành hóa đơn chưa.
Trường hợp hóa đơn đã phát hành thì bạn chỉ cần yêu cầu bên bán hàng chụp ảnh “Thông báo phát hành hóa đơn” và gửi lại bạn. Ngoài ra, bạn cũng có thể tra cứu hóa đơn hợp lệ, hợp lý và hợp pháp theo một cách khác là sử dụng phần mềm E-invoice - giải pháp hóa đơn điện tử uy tín, hàng đầu hiện nay, phổ biến sử dụng trong các doanh nghiệp FDI.
Thực tế, các doanh nghiệp bán hàng khi lưu trữ hóa đơn điện tử cần phải lưu đồng thời cả file định dạng PDF và XML. Trong đó, file XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi còn file PDF là bản thể hiện nội dung của hóa đơn điện tử, tương ứng như một tờ hóa đơn điện tử thông thường.
Ngoài ra, có một số trường hợp nhằm phục vụ cho việc lưu trữ chứng từ kế toán, chứng minh xuất xứ nguồn gốc,... bên mua và bên bán được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy. Khi này, chứng từ giấy cũng được hiểu là bản thể hiện của hóa đơn điện tử.
Như vậy, bản thể hiện của hóa đơn điện tử là bản thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng tương đương một tờ hóa đơn thông thường.
Bởi mang bản chất là bản thể hiện nội dung của hóa đơn điện tử nên các bản thể hiện hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu nội dung đối với hóa đơn điện tử thông thường.
Cụ thể, bản thể hiện hóa đơn điện tử cần đáp ứng những yêu cầu sau:
Từ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có mã xác thực và hóa đơn điện tử không có mã xác thực đã được đổi tên gọi thành hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Phân biệt hóa đơn điện tử có mã xác thực và không có mã xác thực
Tại Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử có mã và không có mã đã được phân biệt rất rõ. Theo đó, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, cũng bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền.
Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử có mã phải truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Nội dung thông tin đăng ký sẽ thực hiện theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Sau khi đã nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT có mã từ các tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thuế có trách nhiệm phải gửi lại thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc có hay không chấp nhận đăng ký này.
Thông báo sẽ được gửi qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh.
Lưu ý rằng:
Ngoài ra, cơ quan thuế sẽ tiến hành rà soát các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế không thu tiền và gửi thông báo theo Mẫu số 07, Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT.
Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, các tổ chức doanh nghiệp có đủ điều kiện sử dụng HĐĐT không có mã phải tiến hành truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Nội dung thông tin đăng ký và các thay đổi thông tin đã đăng ký sẽ thực hiện theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Cơ quan thuế khi đã nhận được đăng ký có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Thời gian gửi thông báo là 1 ngày, kể từ ngày nhận được đăng ký của các tổ chức, doanh nghiệp.
Lưu ý rằng:
Ngoài ra, cơ quan thuế cũng sẽ sẽ tiến hành rà soát với các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và thông báo theo Mẫu số 07 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.
Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, hàng quý hoặc hàng tháng các tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân bán hàng dịch vụ có trách nhiệm phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng, dịch vụ phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế trực thuộc
Cũng theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, với quy định về báo cáo hình hình sử dụng hóa theo tháng, các tổ chức, doanh nghiệp cần nộp chậm nhất vào ngày 20 của tháng sau.
Với quy định về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý, các tổ chức, doanh nghiệp sẽ nộp như sau:
Chi tiết về cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, bạn có thể xem tại đây.
Như vậy, einvoice.vn đã giúp bạn tổng hợp các quy định về hóa đơn điện tử từ A-Z. Hy vọng, bài viết trên đây sẽ là một trong những thông tin hữu ích đối với bạn.
Để được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
