Vai trò của quản lý công việc trực tuyến là gì? Tại sao các doanh nghiệp nên ứng dụng các phần mềm quản lý công việc thay cho cách làm truyền thống? Điều này đã và đang là băn khoăn của nhiều đơn vị, bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp có câu trả lời đầy đủ nhất.

Quản lý công việc trực tuyến giúp tăng năng suất lao động

Tăng năng suất lao động luôn là vấn đề khiến bộ máy lãnh đạo các cơ quan, doanh nghiệp phải mất nhiều thời gian nghiên cứu. Quỹ thời gian 8 tiếng của người lao động hiện nay đều đang không được sử dụng hiệu quả, một phần do quy trình làm việc còn nhiều thủ tục rườm rà.

Quy trình làm việc tại nhiều cơ quan nhà nước và cả các doanh nghiệp còn nặng về thủ tục hành chính. Hoàn thiện một hồ sơ nhân lực hay duyệt ký văn bản có thể chiếm mất hàng giờ di chuyển và chờ đợi. Cách làm việc này đã không còn phù hợp trong thời đại internet đang phổ biến như hiện nay. Bài toán về tăng năng suất lao động thực ra chỉ đơn giản bằng giải pháp sử dụng phần mềm quản lý công việc trực tuyến.

Quản lý công việc trực tuyến có ưu điểm lớn trong điều phối công việc và kiểm soát tiến độ thực hiện. Với cách làm truyền thống, khi lãnh đạo muốn biết công việc đang được tiến hành ra sao, khi nào có kết quả sẽ cần phải gặp trực tiếp để trao đổi. Tuy nhiên, khi áp dụng quản lý công việc trực tuyến, những gì nhân viên đang làm đều sẽ được cập nhật trên hệ thống để người liên quan đều được biết.

Khi quản lý công việc trực tuyến, các cơ quan, doanh nghiệp sẽ giảm đáng kể thời gian di chuyển giữa các phòng ban, chi nhánh ở nhiều địa điểm khác nhau. Việc tìm kiếm tài liệu vốn tốn công sức nay chỉ gói gọn trong vài cú nhấp chuột. Đảm bảo về khả năng kiểm soát tiến độ đồng thời tăng quỹ thời gian làm việc là hai lợi ích dễ nhận thấy của cách quản lý công việc trực tuyến.

Bên cạnh đó, quản lý công việc trực tuyến không gò bó về không gian nên có thể thực hiện tại bất cứ đâu để tận dụng thời gian. Chỉ cần có sẵn máy tính, các thiết bị nối mạng internet, lãnh đạo hay nhân viên đang đi công tác hay ngồi chờ khách hàng tại tại một quán cà phê cũng có thể tranh thủ hoàn thiện phần việc của mình đảm bảo đúng tiến độ thực hiện.

Quản lý công việc trực tuyến tiết giảm chi phí thực hiện

Khi đơn vị sử dụng phần mềm quản lý công việc, năng suất lao động được tăng lên đồng nghĩa với doanh thu hay kết quả công việc sẽ được cải thiện. Bên cạnh đó, khi làm việc với phần mềm trực tuyến, nhiều chi phí về văn phòng phẩm sẽ được giảm thiểu đáng kể.

Để có thể tăng được doanh thu hàng năm lên 10 – 20%, doanh nghiệp có thể phải tốn rất nhiều công sức để thực hiện các chiến dịch truyền thông, marketing. Hiệu quả mang lại còn phụ thuộc nhiều yếu tố như đối thủ cạnh tranh, bối cảnh thị trường, đại lý, nhà phân phối…Tuy nhiên, để tiết kiệm chi phí 10 – 20% từ tăng năng suất lao động và giảm chi phí văn phòng phẩm lại rất đơn giản.

Chỉ tính riêng việc gửi email thay thư giấy mời họp, UBND TP.Hồ Chí Minh đã có thể tiết kiệm hơn 183 triệu đồng mỗi tháng. Đây là kết quả thu được sau hai tháng thực hiện thí điểm trong năm 2016 do UBND TP. Hồ Chí Minh công bố.

Văn phòng phẩm không chỉ có thư mời mà còn rất nhiều hạng mục liên quan khác như mực in, giấy in, tủ lưu trữ hồ sơ, cặp lưu hồ sơ…đều có thể tiêu tốn khoản tiền không nhỏ nếu đem “mổ xẻ” chi tiết. Bên cạnh đó, chi phí đi lại như xăng xe, phí ăn ở khi họp giữa nhiều chi nhánh cũng sẽ góp phần giảm thiểu nhờ làm việc trực tuyến.

Quản lý công việc trực tuyến với phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice

Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice là một hệ thống làm việc không giấy tờ có sự liên kết gữa các phòng ban như một văn phòng ngoài đời thực. Không chỉ đơn thuần giúp đơn vị sử dụng quản lý công việc trực tuyến, quản lý tài liệu mà còn tích hợp cả chức năng quản lý văn bản đi đến.

Ngoài ra phần mềm CloudOffice còn phù hợp với những cơ quan có tính phân quyền cao. Những phần mềm quản lý công việc thông thường chỉ giúp điều phối, giao việc đến từng bộ phận với quyền tác động vào hệ thống như nhau. Điều này gây nên những rủi ro khi không may phần việc hay dữ liệu trên hệ thống bị nhân viên lỡ tay xóa nhầm…

Phần mềm CloudOffice được xây dựng phù hợp với các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp có tính phàn quyền để đảm bảo tính bảo mật thông tin. Việc bút phê, giao việc của lãnh đạo sẽ vẫn được thực hiện đúng trình tự trên hệ thống tương ứng như văn phòng giấy tờ.

Phần mềm CloudOffice được xây dựng và phát triển bởi công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn. Công ty Thái Sơn đã có trên 10 năm kinh nghiệm về việc xây dựng, triển khai phần mềm trong lĩnh vực khai hải quan điện tử, thuế điện tử, hóa đơn điện tử, văn phòng điện tử và các giải pháp công nghệ khác. Với 3 năm liên tiếp giành giải thưởng Sao Khuê (2009,2010, 2011) do hiệp hội phần mềm Việt Nam và Bộ thông tin truyền thông tổ chức trao tặng cùng nhiều bằng khen của các tổ chức uy tín.

Mọi thông tin chi tiết về hệ thống văn phòng điện tử CloudOffice xin liên hệ:

Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn

Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội

Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223

Tổng đài hỗ trợ: 1900 1286