HOTLINE: 1900 4767
Hiện nay, ngày càng có nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử. Đây được đánh giá như một giải pháp, một công cụ hỗ trợ đắc lực giúp mọi doanh nghiệp vận hành quy củ và hiệu quả hơn các khối văn phòng.
Phần mềm quản lý văn phòng điện tử là xu hướng tất yếu thời đại số.
Phần mềm văn phòng điện tử được hiểu là một giải pháp tích hợp công nghệ số chuyên biệt, nhằm phục vụ cho các nhu cầu như: Quản lý, xử lý hồ sơ công việc; điều hành, trao đổi thông tin; khởi tạo và quản lý các văn bản tài liệu, báo cáo, công văn,...
Khái quát hơn, phần mềm văn phòng điện tử chính là một hệ thống phần mềm giúp cho các nghiệp vụ văn phòng được xử lý hoàn toàn trên nền tảng số, thông qua các phương tiện điện tử (máy tính, laptop, smartphone,...) có kết nối Internet.
Thực tế hiện nay cho thấy, mỗi văn phòng đều có các hoạt động khá đa dạng và phức tạp, từ việc tương tác giữa các nhân sự trong phòng, giữa các phòng ban với nhau đến việc luân chuyển giấy tờ tài liệu, việc bổ sung hay cắt giảm nhân sự,... nếu không được tổ chức khoa học thì sẽ gây ra nhiều khó khăn trong quản lý, giảm đi hiệu quả sản xuất, kinh doanh của các tổ chức, doanh nghiệp.
Bởi thế, phần mềm văn phòng điện tử đã ra đời nhằm giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa bộ máy quản lý của mình, mang lại hiệu quả cao hơn cho công tác quản lý, đồng thời nâng cao chất lượng cũng như hiệu suất làm việc cho mỗi nhân viên.
Đặc biệt trong thời đại mà mọi doanh nghiệp và quốc gia đều hướng đến mục tiêu chuyển đổi số, tận dụng các công nghệ để thay đổi phương thức vận hành và mang lại những giá trị mới cho khách hàng cũng như doanh nghiệp, thì ứng dụng văn phòng điện tử đã và đang trở thành xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh và nhanh chóng hội nhập chuyển đổi số.
>> Có thể bạn quan tâm: Phần mềm hóa đơn điện tử.
So với phương thức quản lý văn phòng truyền thống thì các phần mềm quản lý văn phòng điện tử cho thấy nhiều ưu điểm vượt trội hơn hẳn.
Phần mềm văn phòng điện tử tích hợp nhiều ưu điểm lớn.
Thứ nhất, khi được ứng dụng, các phần mềm văn phòng điện tử cho phép các doanh nghiệp nói chung, nhà quản lý nói riêng dễ dàng phân công công việc cho cấp dưới đồng thời có thể theo dõi sát sao tiến độ thực hiện của từng nhóm hay cá nhân. Ngược lại, các nhân viên sẽ không còn phải mất nhiều thời gian báo cáo trình bày vấn đề nữa. Tất cả khi này sẽ được tương tác hoàn toàn online, thông qua các phương tiện điện tử có kết nối mạng Internet.
Thứ hai, vì được tương tác, làm việc hoàn toàn online nên các văn bản tài liệu, công văn,... của doanh nghiệp cũng sẽ được đồng bộ số hóa. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ không cần tới vị trí nhân viên văn thư và cắt giảm đáng kể các chi phí in ấn: giấy, mực,...
Thứ ba, khi các giấy tờ đã được số hóa thì doanh nghiệp cũng không cần tới các kho lưu trữ nữa mà mọi dữ liệu sẽ được lưu hết trên hệ thống quản trị số của doanh nghiệp. Với các phần mềm văn phòng điện tử uy tín, chuyên nghiệp như CloudOffice của ThaisonSoft các doanh nghiệp còn có thể dễ dàng phân quyền cho người dùng khi sử dụng kho dữ liệu, giúp nâng cao tính bảo mật, an toàn cho hệ thống thông tin.
>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử.
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm văn phòng điện tử uy tín để các doanh nghiệp lựa chọn, trong đó có thể kể tới phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice của ThaisonSoft. Với hơn 18 năm hình thành và phát triển, đội ngũ chuyên gia công nghệ của ThaisonSoft không ngừng nâng cấp, cải tiến và mang tới các giải pháp phần mềm hữu ích cho các doanh nghiệp.
DN gia tăng nhiều lợi ích khi sử dụng phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice.
Theo đó, khi ứng dụng và vận hành phần mềm CloudOffice, các doanh nghiệp sẽ được sở hữu một hệ thống quản lý văn phòng đa chức năng:
Với phần mềm CloudOffice, các doanh nghiệp có thể dễ dàng cập nhật các cập nhật các văn bản tài liệu, công văn mới; phân loại từng văn bản khi lưu,... Người xem cũng có thể ghi chú, đóng góp ý kiến của mình trong phần bình luận của từng văn bản. Nhờ đó, việc quản lý văn bản tài liệu được sát sao, toàn diện hơn về cả số lượng lẫn chất lượng.
Trong lưu trữ, nhằm tối ưu hóa tính tiện dụng cho người dùng, hệ thống văn phòng điện tử CloudOffice còn được thiết kế phân loại, lưu trữ thông tin theo diễn tiến thời gian như: Lưu theo hồ sơ từng vụ việc, sự kiện, dự án,... Nhờ đó người dùng có thể dễ dàng và nhanh chóng tìm thấy tài liệu mình cần trên hệ thống lưu trữ.
Ngoài các tính năng nổi bật trong quản lý, lưu trữ văn bản tài liệu, hồ sơ, phần mềm CloudOffice còn cung cấp tính năng điều phối, phân công công việc, theo dõi tiến độ thực hiện việc đã giao rất thông minh, xứng đáng trở thành một trong những trợ thủ đắc lực của các lãnh đạo, các nhà quản lý.
Đặc biệt, CloudOffice còn có tính năng phân hệ chính rất rõ ràng, từ phân hệ các văn bản, tài liệu, công việc, tiện ích đến phân hệ quản trị, cá nhân. Điều này tạo ra sự rõ ràng và đơn giản cho người sử dụng. Các thông tin trên hệ thống cũng sẽ phân quyền truy cập theo từng tài khoản cá nhân, đảm bảo tối đa tính an toàn, bảo mật thông tin cho doanh nghiệp.
Để được tư vấn thêm về CloudOffice và quá trình triển khai phần mềm quản lý văn phòng điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
