Thời đại công nghệ phát triển vì vậy nếu như đơn vị, doanh nghiệp nào vẫn làm việc theo phương thức truyền thống bằng bàn giấy ắt hẳn sẽ bị thụt lùi. Ngày nay, sự số hóa văn phòng đang diễn ra ở nhiều doanh nghiệp và xu hướng làm việc điện tử đang chiếm vị thế trong thời đại phát triển nhanh chóng như hiện nay.

Không còn thấy hình ảnh của bàn tròn, bàn giấy

Trước đây để thông báo một cuộc họp nhân viên phụ trách phải đến từng phòng ban thông báo hay viết giấy mời và những người được thông báo nhanh chóng tập trung tại địa điểm họp với nhiều giấy tờ, sổ sách. Giờ đây, chỉ cần một vài dòng thông báo được soạn sẵn, nhân viên phụ trách đã có thể gửi tới toàn bộ mọi người trong công ty lời mời họp thông qua hệ thống email hay trên những phần mềm quản lý công việc.

Và hiện nay, chúng ta đều thấy những cuộc họp “sạch sẽ, tươm tất” hơn rất nhiều khi mọi thứ tài liệu, nội dung cuộc họp được ghi sẵn trong một file và được trình chiếu trên màn ảnh rộng để thông báo đến toàn thể các nhân viên. Song song với đó, nhân viên đi họp sẽ không cầm nhiều sổ sách giấy bút như trước đây mà thay vào đó là những thiết bị hiện đại như smartphone, máy tính, ipad…

Khảo sát một vòng quanh các doanh nghiệp hiện nay đâu đâu cũng là hệ thống phòng ốc khang trang, hiện đại với hệ thống máy móc, trang thiết bị hiện đại như máy in, máy tính bàn, mạng internet để phục vụ cho công việc. Những cuộc họp bàn tròn thưa dần mà thay vào đó là những cuộc họp online, trao đổi, bình luận đánh giá… trên phần mềm làm việc hiện đại.

Tìm kiếm tài liệu, trao đổi thông tin trên thiết bị hiện đại

Bên cạnh đó, việc tìm kiếm và quản lý tài liệu của các phòng ban trong doanh nghiệp nhanh chóng, thuận tiện hơn hẳn so với trước đây. Thay vì phải liên hệ với phòng hành chính, văn thư lưu trữ để tìm tài liệu, hồ sơ, giấy tờ thì nay những công việc ấy đều được thực hiện trên mang internet. Với việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản, phần mềm quản lý văn thư lưu trữ… mọi thông tin liên quan đến công văn đi – đến, mọi tài liệu đều được lưu trữ trên hệ thống. Người dùng mỗi khi muốn tìm kiếm tài liệu chỉ cần có tài khoản của phần mềm là có được tài liệu cần mong muốn.

Hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ, văn bản, công văn đi – đến không chỉ giúp cho việc sắp xếp, tìm kiếm tài liệu dễ hơn mà còn đẩy nhanh quá trình làm việc của doanh nghiệp với các đối tác. Không những vậy, nó còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí lớn cho việc xây dựng cơ sở để lưu trữ, bảo quản tài liệu, sổ sách, tiết kiệm chi phí cho việc thuê thêm nhân viên quản lý, mặt khác còn tiết kiệm tối đa thời gian cho nhân viên.

Điều hành, quản lý công việc dễ dàng trên phần mềm văn phòng điện tử

Việc điều hành, quản lý công việc của cả lãnh đạo và nhân viên thời công nghệ cũng khác nhiều so với trước đây. Nhờ có những thiết bị hiện đại, các nhà công nghệ đã phát triển ra những phần mềm làm việc hiệu quả phục vụ cho nhu cầu của thời đại. Điển hình trong số các phần mềm làm việc hiện đại đó là phần mềm văn phòng điện tử Cloudoffice. Với phần mềm này mọi hoạt động trong văn phòng, doanh nghiệp thay đổi hoàn toàn. Nhất là việc lãnh đạo có thể quản lý công việc của nhân viên chính xác, dễ dàng và nhanh chóng. Thậm chí khi lãnh đạo, quản lý không có mặt ở văn phòng cũng có thể theo dõi và điều phối được doanh nghiệp của mình. Thông qua phần mềm quản lý công việc được tích hợp trong phần mềm văn phòng điện tử, lãnh đạo ở xa có thể chỉ đạo và giao việc cho nhân viên ở nhà. Mọi hoạt động, kết quả của công việc đều được ghi lại trên phần mềm từ đó lãnh đạo có thể biết được nhân viên của mình làm việc như thế nào.

Thêm nữa, nhờ có phần mềm quản lý văn bản và phần mềm quản lý công việc, mọi hồ sơ, giấy tờ công văn đi – đến trong lúc lãnh đạo đi vắng cũng có thể được giải quyết kịp thời. Từ thiết bị di động có kết nối internet, lãnh đạo ở xa có thể phê duyệt văn bản để không làm cho công việc bị gián đoạn. Chính điều này đã phần nào nâng cao hiệu quả công việc lên một tầm cao hơn.

Không chỉ có lãnh đạo, nhân viên trong công ty cũng có thể quản lý công việc của mình khoa học và dễ dàng hơn. Nếu như có sự điều phối chỉ đạo của lãnh đạo đột xuất thì nhân viên có thể ngay lập tức nhận được và nhanh chóng hoàn thành công việc của mình. Bên cạnh đó, trong các phòng ban với nhau đều có thể trao đổi thông tin, bình luận, biểu quyết ngay trên phần mềm và không phải tổ chức một buổi họp nào cả.