Văn phòng điện tử hay văn phòng không giấy tờ đang là xu hướng được nhiều cơ quan, doanh nghiệp áp dụng. Không chỉ giúp quản lý công việc hiệu quả, văn phòng không giấy tờ còn tiết kiệm đáng kể chi phí thực hiện.

Những lợi ích thiết thực từ văn phòng điện tử

Văn phòng không giấy tờ hay văn phòng điện tử là cách gọi chung cho văn phòng sử dụng phần mềm quản lý công việc. Thay vì phải làm việc offline với bộ máy cồng kềnh, tất cả công việc sẽ được số hóa trên phần mềm quản lý công việc. Dưới đây là những lợi ích từ văn phòng không giấy tờ đã và đang mang lại cho nhiều cơ quan, doanh nghiệp:

Văn phòng điện tử quản lý công hiệu quả

Khi làm việc với văn phòng giấy tờ, tất cả công việc được giao sẽ được thực hiện thông qua giấy tờ hay trao đổi qua đối thoại. Cách làm này khiến cho người làm công tác quản lý khó nắm bắt được tiến độ thực hiện công việc. Các thành viên trong cùng cơ quan, doanh nghiệp sẽ chỉ biết về phần việc mà mình được giao phó.

Về phía lãnh đạo, quản lý, sau khi giao việc cần chờ nhân viên báo cáo kết quả hoặc trực tiếp hỏi mới có thể biết được tiến độ làm việc. Trong khi đó, khi sử dụng văn phòng điện tử tất cả nhân viên có mặt trong hệ thống đều có thể biết được tiến độ công việc chung cũng như của các thành viên để nhịp nhàng phối hợp đưa công việc về đích nhanh nhất.

Nhà quản lý sẽ dễ dàng điều phối lượng công việc sao cho phù hợp để không dồn việc vào một thời gian nhất định mà căn cứ vào lượng công việc, tiến độ thực hiện được hệ thống cập nhật để phân bổ đầu việc hợp lý.

Văn phòng điện tử quản lý tài liệu khoa học

Quản lý công văn, tài liệu luôn là vấn đề đau đầu với những cơ quan, đơn vị sử dụng nhiều giấy tờ như ngành giáo dục hay bệnh viện, các tập đoàn lớn, các doanh nghiệp trong lĩnh vực in ấn…Việc cập nhật văn bản đến và đi cần phải có riêng một người phụ trách nếu làm việc theo cách làm truyền thống.

Tuy nhiên khi sử dụng văn phòng không giấy tờ, những thống tin về văn bản đi, đến cũng được số hóa tạo điều kiện thuận lợi trong việc phân loại, lưu trữ và tìm kiếm. Chỉ một nhân viên hành chính trong cơ quan, doanh nghiệp có thể dễ dàng đảm trách phần công việc này cùng rất nhiều hạng mục thông tin khác như hồ sơ, tài liệu. Khi cần tìm kiếm chỉ vài cú nhấp chuột đã xong trong khi cách làm cũ có thể sẽ khiến bị thất lạc hay mất nhiều giờ lục tìm.

Văn phòng điện tử tiết kiệm chi phí thực hiện

Khi chuyển từ văn phòng giấy tờ sang văn phòng không giấy tờ, chi phí tiết kiệm đầu tiên chính là văn phòng phẩm bao gồm giấy in, mực in, bao bì chuyển phát, phí thư tín, vận chuyển…Bên cạnh đó, một chi phí rất đáng nói là giảm lãng phí về mặt thời gian.

Đối với bất kỳ cơ quan hay doanh nghiệp nào, thời gian làm việc được tính bằng lương, thưởng và hiệu suất công việc. Khi tăng được thời gian làm việc do quản lý hiệu quả đồng nghĩa với tiết kiệm được chi phí thừa phải trả do lãng phí thời gian gây ra.

Xu hướng sử dụng văn phòng điện tử dần soán ngôi văn phòng giấy tờ

Với những lợi ích thiết thực mà văn phòng điện tử mang lại, cách làm việc với văn phòng giấy tờ đang dần bị thay thế. Hàng loạt các phần mềm văn phòng điện tử đã được ra đời để đáp ứng nhu cầu ngày một tăng nhanh của các cơ quan, doanh nghiệp. Một trong những phần mềm văn phòng điện tử được sử dụng nhiều nhất hiện nay phải kể đến Cloud Office của công ty phát triển công nghệ Thái Sơn.

Phần mềm hiện đang được sử dụng rộng rãi cả khối cơ quan và doanh nghiệp trên cả nước như: Cục Thuế Tỉnh Nghệ An, Cục Thuế Tỉnh Bà Rịa –Vũng Tàu, Cục Hải quan Hải Phòng, Cục Hải quan Bình Dương, Cục Hải quan Đồng Nai, Cục Hải quan Vũng Tàu, Cục Hải quan Đà Nẵng, Công ty nước sạch VINACONEX, Công ty cổ phần CONECO Miền Trung, Học viện Thanh Thiếu Niên Việt Nam, Bưu điện Tỉnh Điện Biên,…

Sử dụng phần mềm văn phòng điện tử không chỉ giúp cho công việc chung của cơ quan, doanh nghiệp cải thiện hiệu suất, chất lượng mà còn giúp nhân viên tăng được cảm hứng làm việc.

Chị Dung, nhân viên tại UBND huyện Nam Trực, Nam Định cho biết phần mềm này đã giúp chị thực hiện công việc hiệu quả và năng suất hơn rất nhiều. Nếu như trước kia, khi nhận được một văn bản, chị phải thực hiện vào số văn bản, sau đó chuyển phát tới đơn vị theo đường bưu điện, khá mất thời gian. Từ khi sử dụng phần mềm này, khi muốn chuyển văn bản đi, tất cả những gì chị cần làm là tích chọn nơi nhận trên hệ thống.

Còn anh Nguyễn Văn Sinh, Chánh văn phòng UBND huyện Nam Trực, Nam Định thì cho biết với phần mềm này anh có thể chủ động hơn nhiều trong việc nhắc nhở các đơn vị xử lý văn bản. Nếu như trước đây sau khi công văn giấy được gửi đi, việc đơn vị xử lý như thế nào quản lý rất kém hiệu quả. Tuy nhiên hiện tại anh có thể ngồi tại văn phòng và kiểm tra được ai đã nhận công văn, ai đã đọc và ai đã xử lý văn bản đó.

Với những cán bộ, quản lý thường xuyên phải đi công tác, phần mềm quản lý công việc như Cloud Office giúp họ làm việc từ xa để không làm gián đoạn tiến độ công việc.

Tính đến thời điểm hiện tại, hầu hết các tỉnh thành trên cả nước đều đã đưa văn phòng điện tử tại một hay nhiều cơ quan, doanh nghiệp. Với khối cơ quan hành chính nhà nước, phần mềm có tính phân quyền cao như Cloud Office là sự lựa chọn tối ưu.

Do phần mềm có tính phân quyền cao nên khi áp dụng vào thực tế sẽ không làm thay đổi nhiều đến quy trình làm việc cũng như tính bảo mật có tính đặc thù của công việc.

Để biết thêm thông tin về phần mềm văn phòng điện tử Cloud Office vui lòng liên hệ:

Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn

Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội

Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223

Tổng đài hỗ trợ: 1900 1286