Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng quan trọng với bất kỳ ai để sắp xếp công việc, cuộc sống và sử dụng thời gian hiệu quả nhằm nâng cao hiệu suất làm việc. Vậy làm sao để rèn luyện và áp dụng kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Nếu bạn chưa xây dựng được phương pháp, kế hoạch cho riêng mình thì có thể tham khảo một số mô hình quản lý thời gian thông minh dưới đây.

5 Mô hình quản lý thời gian thông minh và hiệu quả.

1. Mô hình quản lý thời gian Eisenhower

Eisenhower là mô hình quản lý thời gian theo tính chất công việc. Được sáng tạo và đặt tên dựa theo tên vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ: Dwight D. Eisenhower, mô hình này có 2 đặc tính chủ yếu: Tỉnh quan trọng và tính khẩn cấp.

Eisenhower tuy không phải là một mô hình hoàn hảo nhưng sẽ là công cụ giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian, không đóng góp cho mục tiêu.

>> Tham khảo: Xây dựng cơ cấu quản lý nhân sự doanh nghiệp.

1.1. Cách áp dụng ma trận Eisenhower

Phương thức áp dụng ma trận Eisenhower khá đơn giản: Bạn chỉ cần liệt kê tất cả những nhiệm vụ cần làm, kể cả việc quan trọng và không quan trọng. Sau đó, bạn sắp xếp theo các cấp độ sau:

Cấp độ 1 (P1): Quan trọng, khẩn cấp

Các công việc ở cấp độ này bao gồm:

• Việc khẩn cấp xảy ra không báo trước: Nhiệm vụ bất ngờ, cuộc họp đột xuất, bệnh tật, email công việc, các cuộc điện thoại,...
• Các công việc quan trọng đoán trước được: Cuộc họp định kỳ, sinh nhật người thân, đám cưới,...
• Các công việc trì hoãn tới hạn chót: Báo cáo tháng, làm bài thuyết trình,...

Cấp độ 2 (P2): Quan trọng, không khẩn cấp

Nếu muốn quản lý thời gian tốt, bạn nên dành nhiều thời gian cho công việc thuộc cấp độ P2. Đây là những đầu việc không gấp nhưng sẽ tích lũy dần giúp bạn đạt được mục tiêu hiệu quả.

Lưu ý: Nếu bạn đang làm việc P2 nhưng có việc P1 xuất hiện thì hãy ưu tiên hoàn thành P1 trước. Sau khi giải quyết xong P1 thì bạn tiếp tục hoàn thành việc P1, và bạn nên để P2 hình thành như một thói quen.

Mô hình Eisenhower quản lý thời gian.

Cấp độ 3 (P3): Không quan trọng, khẩn cấp

Cấp độ này bao gồm những việc không quan trọng nhưng lại đột ngột xuất hiện làm bạn bối rối. Đây là những việc không đóng góp cho kết quả và mục tiêu nên bạn cần tìm giải quyết hoặc thoát khỏi chúng càng sớm càng tốt, bạn có thể học cách từ chối khéo léo.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

Cấp độ 4 (P4): Không quan trọng, không khẩn cấp

Đây là cấp độ bao gồm những việc mà bạn cần cắt giảm thời gian tối đa để không ảnh hưởng đến quỹ thời gian chung. Bởi các công việc này chỉ tiêu tốn thời gian mà không mang lại lợi ích. Bạn cần cân nhắc và tự hỏi xem có nhất thiết phải làm những việc này không?

1.2. Phân chia thời gian theo mô hình Eisenhower

Với 4 cấp độ nêu ra trên đây trong mô hình Eisenhower, cách phân chia thời gian như sau:

• P1: 15% - 20%.
• P2: 60% - 65%.
• P3: 10% - 15%.
• P4: Ít hơn 5%.

2. Mô hình quản lý thời gian Smart

Mô hình quản lý thời gian Smart hay còn gọi là nguyên tắc Smart, được Peter Drucker - cha đẻ của quản lý hiện đại đưa ra. Ban đầu, nguyên tắc này hướng đến các doanh nghiệp, tổ chức, sau đó được áp dụng rộng rãi trong cả tự quản cá nhân:

• S - Specific (cụ thể): Cụ thể hóa các hành động để đạt được mục tiêu.
• M - Measurable (có thể đo lường): Sử dụng thước đo cho các công việc và mục tiêu.
• A - Achievable (có thể thực hiện): Mức độ khả thi của mục tiêu.
• R - Relevant (tính tương quan): Các công việc phải liên quan mật thiết hoặc phục vụ cho quá trình thực hiện mục tiêu.
• T -  Time-related (thời gian thực hiện): Phân chia thời gian cho các công việc hợp lý.

Mô hình Smart trong quản lý thời gian.

3. Mô hình quản lý thời gian PDCA

Đây là mô hình quản lý thời gian được đề xuất lần đầu tiên bởi tiến sĩ Walter Andrew Shewhart - chuyên gia quản lý về chất lượng của Hoa Kỳ. Mô hình PDCA là bốn từ viết tắt của Plan, Do, Check và Action.

Trong bất cứ công việc gì, bạn cũng cần xây dựng cho mình một kế hoạch (Plan), sau đó là thực hiện kế hoạch (Do), kiểm tra việc thực hiện kế hoạch (Check) và cuối cùng là phân tích nguyên nhân dẫn đến kết quả để có hành động (Action) phù hợp nhằm điều chỉnh.

>> Tham khảo: Tổng hợp 8 kênh tuyển dụng hiệu quả.

4. Mô hình 5A trong quản lý thời gian

Mô hình 5A hiểu đơn giản là mô hình quản lý thời gian gồm 5 chữ A: Aware, Analyse, Attack, Assign, Arrange:

• Aware (Nhận biết): Nhận biết, xác định mục tiêu để làm việc có kế hoạch và hiệu quả.
• Analyse (Phân tích những điều cần làm): Giúp bạn cụ thể hóa những đầu việc cần thực hiện nhằm tiết kiệm thời gian và đi đúng hướng.
• Attack (Ăn cắp thời gian): Xác định những việc làm mất thời gian vô ích của bạn và loại bỏ chúng.
• Assign (Lập thứ tự ưu tiên): Lập mức độ ưu tiên cho các công việc đang cần thực hiện.
• Arrange (Lập kế hoạch): Sắp xếp thời gian và mục tiêu một cách hợp lý. Khi có kế hoạch cụ thể, công việc của bạn sẽ được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả hơn.

Mô hình 5A trong quản lý thời gian.

5. Mô hình quản lý thời gian 9 ô vuông - Nhật ký phong cách cửu cung

Mô hình 9 ô vuông có nghĩa là bạn chia một ngày thành 9 ô vuông. Ô vuông ở giữa sẽ viết ngày tháng và thời tiết, 8 ô xung quanh sẽ viết về các kế hoạch và mục tiêu.

Mỗi sáng, bạn sẽ viết ra những việc cần làm và buổi tối khi đi ngủ sẽ tổng kết lại những điều hôm nay đã thực hiện được. Thói quen này sẽ giúp bạn theo dõi và thực hiện những việc cần làm một cách có kế hoạch và hiệu quả hơn.

Trên đây là 5 mô hình quản lý thời gian nổi tiếng mà bạn có thể tham khảo. Quản lý thời gian là kỹ năng cần thiết với tất cả mọi người, không chỉ trong công việc mà còn cả trong cuộc sống. Áp dụng các mô hình quản lý thời gian là một cách để bạn tối ưu hóa hiệu suất nhằm đạt kết quả tốt nhất.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://cloudoffice.com.vn/