HOTLINE: 1900 1286
Quản lý dự án là “chìa khóa” mở ra thành công khi vận hành các dự án, là cửa ngõ thành công cho doanh nghiệp. Không có nhà quản trị nào bẩm sinh đã xuất chúng, để quản lý dự án hiệu quả, nhà quản trị có thể tham khảo những phương pháp quản lý dự án hiệu quả, nổi tiếng trên thế giới dưới đây.
Phương pháp quản lý dự án Waterfall - Mô hình thác nước.
Phương pháp Waterfall hướng dẫn quản lý dự án theo mô hình thác nước. Nghĩa là, các công việc trong dự án được phân công và thực hiện theo trình tự từ trên xuống dưới, được mô phỏng giống như hình một thác nước chảy từ trên xuống dưới.
Khi quản lý dự án, xác định được mục tiêu, các nhóm sẽ được phân công công việc cụ thể. Mỗi bộ phận sẽ đảm nhiệm một vai trò khác nhau và vận hành theo quy trình, tuần tự liên tiếp.
>> Tham khảo: Bí quyết quản lý công việc cá nhân hiệu quả.
Phương pháp quản lý dự án Waterfall được áp dụng khá phổ biến bởi có nhiều ưu điểm sau:
- Đây là phương pháp thông dụng, dễ hiểu, dễ áp dụng để vận hành dự án.
- Waterfall là sự lựa chọn tuyệt vời cho các dự án có kế hoạch rõ ràng.
- Waterfall có quy trình làm việc được triển khai rõ ràng, dễ dàng phân phối dự án và phân bổ chi phí.
- Đặc biệt Waterfall phù hợp với các dự án nhỏ, không phát sinh quá nhiều vấn đề khác trong quá trình triển khai dự án.
- Waterfall giúp bạn quản lý và theo dõi tiến độ dự án, theo dõi tiến độ dự án hiệu quả thông qua việc các mục tiêu và kế hoạch đã được xác định cụ thể.
Bên cạnh những ưu điểm về tính thông dụng và hiệu quả, phương pháp Waterfall vẫn còn tồn tại một số hạn chế:
- Độ thích ứng thấp: Waterfall chỉ cho phép và áp dụng được với dự án đã có kế hoạch được đặt ra từ trước.
- Tính linh hoạt thấp: Nguyên tắc hoạt động của Waterfall là theo trình tự được ấn định sẵn. Vì vậy, trong quá trình áp dụng, nếu có ý kiến thay đổi dự án sẽ khá khó khăn vì phải tuân theo trình tự.
- Nếu dự án bị đánh giá là không hiệu quả thì nhóm sẽ phải thực hiện lại từ đầu.
Quản trị tinh gọn (Lean Management) là phương pháp quản lý dự án tối ưu đối với doanh nghiệp. Phương pháp này được áp dụng với mục đích tạo ra giá trị cho khách hàng, loại bỏ những bước thừa trong quá trình vận hành.
Bản chất của phương pháp Lean là tận dụng triệt để nguồn lực để đạt kết quả tốt nhất với nguồn kinh phí thấp nhất.
Mục tiêu của phương pháp này là tối thiểu hóa thời gian, tiền bạc, nhân công để tổ chức vận hành dự án gọn nhẹ, khai thác triệt để nguồn lực nhằm nâng cao chất lượng dự án để tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Phương pháp Lean có những ưu điểm sau đây:
- Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp áp dụng Lean sẽ tiết kiệm đáng kể chi phí, đặc biệt là các chi phí như chi phí thuê nhà kho, chi phí thuê nhân công quản lý.
- Tránh lãng phí những khoản không cần thiết: Lean giúp doanh nghiệp loại bỏ thời gian thừa, sản phẩm tồn kho, sản phẩm lỗi
- Nâng cao năng suất, tăng sự linh hoạt: Giảm thiểu thời gian sản xuất đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng.
- Cải thiện chất lượng sản phẩm: Lean vận hành quy trình sản xuất theo mô hình work cell, các sản phẩm sẽ được hoàn thiện và kiểm tra lỗi kỹ càng từng bước một.
- Khích lệ tinh thần của nhân viên và khách hàng: Vì nhân viên trực tiếp tham gia vào quá trình phát triển dự án nên sẽ được đóng góp và phát triển sản phẩm => Khích lệ tinh thần nhân viên.
>> Tham khảo: Hướng dẫn sử dụng Excel hàm Vlookup hỗ trợ công việc.
Bên cạnh những ưu điểm, phương pháp Lean vẫn tồn tại một số hạn chế sau:
- Phụ thuộc vào nhà cung ứng: Vì số lượng hàng tồn kho ít, phương pháp Lean vẫn bị phụ thuộc vào nhà cung ứng. Vì vậy, doanh nghiệp có thể gặp phải một số rủi ro về cung ứng.
- Chi phí vận hành cao: Phương pháp Lean không áp dụng được hệ thống máy móc cũ kỹ, lạc hậu nên nhà quản trị phải bố trí lại nên dẫn đến chi phí vận hành dự án sẽ bị tăng cao.
- Dễ khiến khách hàng không hài lòng: Vì phương pháp Lean dễ gặp phải nhiều rủi ro và gián đoạn nên dễ dẫn tới khách hàng không hài lòng.
Phương pháp quản lý dự án Agile với tính linh hoạt cao.
Agile là phương pháp quản lý dự án dựa trên nguyên tắc phân đoạn vòng lặp và tăng trưởng. Vì mang tính linh hoạt cao nên phương pháp này được nhiều nhà quản trị lựa chọn và ứng dụng trong nhiều quy trình sản xuất sản phẩm khác nhau.
Agile được áp dụng trong nhiều dự án bởi 5 những ưu điểm nổi bật:
- Linh hoạt: Thông thường, những dự án áp dụng phương pháp Agile được phân chia thành nhiều giai đoạn khác nhau và hoàn toàn tách biệt nên dễ dàng điều chỉnh, thay đổi, sắp xếp cho phù hợp với tình hình triển khai dự án.
- Bàn giao nhanh gọn hơn so với khi áp dụng các phương pháp quản lý dự án khác.
- Đề cao phản hồi của khách hàng: Phản hồi của khách hàng là yếu tố quan trọng hàng đầu, khách hàng và người sử dụng sẽ trực tiếp tham gia vào quá trình trải nghiệm nên sẽ dễ dàng đánh giá và cải thiện chất lượng sản phẩm.
- Cải tiến liên tục: Tất cả các sản phẩm khi được phản hồi đều sẽ được kiểm tra lại.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.
Phương pháp Agile tồn tại một số hạn chế:
- Khó lập kế hoạch: Các dự án áp dụng Agile thường được chia nhỏ thành nhiều giai đoạn nên khá khó xác định thời gian bàn giao sản phẩm.
- Bắt buộc phải tham gia đào tạo chi tiết trước khi áp dụng phương pháp: Vì Agile là phương pháp khá phức tạp nên trước khi áp dụng, nhà quản trị phải được đào tạo và hướng dẫn kỹ lưỡng.
- Hạn chế về tài liệu hướng dẫn: Vì bản chất thường xuyên thay đổi nên rất khó khăn để tìm tài liệu hướng dẫn.
- Đòi hỏi tính tương tác, hợp tác cao: Phương pháp Agile đòi hỏi những người tham gia dự án phải có sự tương tác cao để đảm bảo tính hiệu quả khi sử dụng.
- Chi phí tương đối cao: Theo thống kê, chi phí trung bình cho một dự án thực hiện theo phương pháp Agile thường rất cao.
Scrum thực chất là một phần của phương pháp Agile, được áp dụng cho các doanh nghiệp để chia nhỏ nhiệm vụ. Áp dụng phương pháp này, nhà quản trị sẽ dễ dàng theo dõi và đánh giá công việc.
Scrum được áp dụng để phân chia cho một nhóm liên chức năng trong một khoảng thời gian nhất định.
Scrum còn được gọi là hệ thống quản lý dự án với nhiều ưu điểm nổi bật:
- Scrum chia dự án lớn thành các bộ phận nhỏ vớt ít đầu việc và dễ kiểm soát. Do vậy, các thành viên trong nhóm sẽ nắm rõ hơn về nhiệm vụ được phân công.
- Scrum đảm bảo tính minh bạch của các giai đoạn trong dự án, nhờ đó hỗ trợ nhà quản trị sử dụng thời gian, ngân sách và quản lý kế hoạch hiệu quả hơn.
- Cho phép nhà quản trị thay đổi linh hoạt trong trường hợp khách hàng muốn phát triển hoặc thay đổi sản phẩm.
- Khi áp dụng Scrum, các cuộc họp được tổ chức hàng ngày giúp các nhà quản trị giải quyết các vấn đề rủi ro tận gốc.
Scrum có một số hạn chế sau:
- Nhân viên tham gia dự án đòi hỏi phải có năng lực, tận tâm và chủ động.
- Scrum chỉ được áp dụng cho các nhóm dễ quản lý.
- Vì tiến hành họp thường xuyên nên dễ khiến các thành viên mệt mỏi và áp lực.
- Scrum không áp dụng được với các dự án có giới hạn.
Risk Management là phương pháp quản lý, nhận diện và đo rủi ro và đưa ra các phương án giải quyết. Đây là phương pháp được áp dụng phổ biến hiện nay để tránh xảy ra các rủi ro không đáng có.
Phương pháp Risk Management có nhiều ưu điểm:
- Nắm bắt đầy đủ các thông tin về rủi ro để có biện pháp xử lý.
- Giảm thiểu tương đối các tổn thất do rủi ro gây ra.
>> Tham khảo: 10 ý tưởng sáng tạo nội dung tuyển dụng.
Cũng tương tự như các phương pháp khác, Risk Management vẫn tồn tại một số hạn chế:
- Khó kiểm soát tất cả các rủi to.
- Khó hạn chế được tuyệt đối ảnh hưởng của các rủi ro.
Trên đây là 5 phương pháp quản lý dự án đang được áp dụng phổ biến nhất hiện nay. Quản lý dự án mang tính “cốt lõi” quyết định thành công của dự án nên doanh nghiệp cần cân nhắc ưu, nhược điểm của từng phương pháp để áp dụng.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
