Quản lý thời gian luôn đi đôi với hiệu quả, có nhiều cách để quản lý thời gian nhưng để đạt kết quả tốt nhất bạn cần có kế hoạch rõ ràng, phân chia mục tiêu và mức thời gian cụ thể. Tùy theo công việc đơn giản hay phức tạp, bạn có thể tự xây dựng một kế hoạch cho bản thân. Dưới đây là một số gợi ý để lập kế hoạch quản lý thời gian hiệu quả.

6 Bước lập kế hoạch quản lý thời gian.

Bước 1: Thiết lập mục tiêu

Với một mục tiêu và định hướng rõ ràng, kế hoạch thời gian của bạn sẽ khoa học và dễ giám sát hơn. Bạn có thể bắt đầu bằng việc liệt kê tất cả các mục tiêu, nhu cầu, mong muốn của bản thân, sau đó chọn ra 10 mục tiêu quan trọng, tiếp tục lược bỏ 3 mục tiêu ít quan trọng nhất trong số 10 mục tiêu đó. Bởi quá nhiều mục tiêu sẽ khiến bạn bị quá tải.

>> Có thể bạn quan tâm: Kỹ năng thuyết trình thành công.

Để thiết lập mục tiêu, bạn có thể tham khảo phương pháp SMART:

• S - Specific (cụ thể): Hãy cố gắng cụ thể hóa tất cả các mục tiêu đề ra, càng chi tiết càng tốt, hoàn thành một việc cụ thể sẽ dễ dàng hơn nhiều so với hoàn thành một mục tiêu chung chung, không rõ ràng.
• M - Measurable (có thể đo lường): Chính là thước đo cho các mục tiêu của bạn. Những con số, phần trăm, KPIs,... chính là thước đo và bạn có thể lồng ghép chúng cho các mục tiêu của mình.
• A - Achievable (Khả thi): Các mục tiêu mà bạn đặt ra phải có tính khả thi, tức là có khả năng hoàn thành được, không nên đặt ra những mục tiêu “không tưởng” vì sẽ khiến cho kế hoạch của bạn thất bại hoặc rất khó thực hiện.
• R - Relevant (liên quan): Các mục tiêu và công việc thực hiện phải có sự liên quan mật thiết đến nhau. Các đầu việc liệt kê phải phục vụ, được thực hiện vì mục tiêu và để đạt được mục tiêu.
• T - Time bound (giới hạn thời gian): Khi có áp lực và giới hạn về mức thời gian, bạn sẽ hoàn thành công việc trong thời hạn cho phép, không bị trì hoãn.

Xác định mục tiêu theo phương pháp SMART.

Bước 2: Liệt kê danh sách các việc cần làm

Bước tiếp theo, bạn cần phải liệt kê ra các công việc cụ thể cần làm. Bạn có thể ghi ra một cuốn sổ, hoặc sử dụng các ứng dụng hỗ trợ theo kiểu bảng to - do - list đơn giản và thuận tiện trên điện thoại di động.

Khi liệt kê danh sách các việc cần làm, bạn nên lưu ý”

• Phần lớn các công việc trên danh sách phải liên quan đến mục tiêu đề ra.
• Không liệt kê quá nhiều việc cho một ngày.
• Chỉ chọn ra khoảng 3-5 việc chính cho một ngày.
• Lên thời hạn hoàn thành cho từng đầu việc.
• Khi hoàn thành mỗi việc, bạn cần tích vào danh sách để dễ dàng theo dõi, giám sát.

>> Tham khảo: Tìm hiểu bố cục một bài thuyết trình.

Bước 3: Tạo mức độ ưu tiên

Sau khi đã lên được danh sách những việc cần làm, bạn cần phân chia mức độ ưu tiên cho từng đầu việc cụ thể. Bạn có thể đánh dấu sao hoặc chia mức độ ưu tiên theo thang điểm 5 hoặc xếp hạng theo A, B, C, D,... Việc xác định thứ tự ưu tiên cho danh sách công việc cần lưu ý:

• Nên đọc sơ lược lại danh sách và chọn mức độ ưu tiên cao nhất cho những công việc quan trọng, trực tiếp thực hiện mục tiêu đề ra.
• Chọn mức độ ưu tiên thấp đối với những việc chưa cần thực hiện ngay, ít quan trọng.
• Gạch bỏ những đầu việc không liên quan hoặc làm mất nhiều thời gian mà hiệu quả không cao.

Bước 4: Phân chia thời gian cho từng công việc

Đây là một trong những bước quan trọng nhất trong kế hoạch quản lý thời gian. Bạn có thể dựa vào kinh nghiệm có sẵn để ước tính quỹ thời gian hoặc đừng ngần ngại tham khảo ý kiến của người khác để tính toán thời gian sát nhất với từng công việc cụ thể.

Lưu ý khi ước tính thời gian cho công việc:

• Thời gian ước tính cho từng đầu việc phải căn cứ trên tổng quỹ thời gian bạn có thể bỏ ra để thực hiện mục tiêu.
• Không đặt mốc thời gian quá dài vì sẽ dễ dẫn đến tình trạng trì hoãn.
• Không đặt mốc thời gian quá gấp trừ những việc được ưu tiên mức độ 1, vì sẽ khiến cho nhiều công việc không thể hoàn thành.
• Lựa chọn ước tính thời gian theo mức độ ưu tiên của từng công việc.

Phân chia thời gian cho các đầu việc.

Bước 5: Tạo mẫu kế hoạch quản lý thời gian khoa học, rõ ràng

Bạn có thể tùy ý, tùy sức sáng tạo để tạo nên một mẫu quản lý thời gian phù hợp với bản thân. Mẫu quản lý thời gian không cần quá phức tạp, chỉ cần bạn cảm thấy dễ nhìn, bắt mắt để bạn có thể thường xuyên quan sát và theo dõi quá trình thực hiện công việc của bản thân.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

Tạo mẫu quản lý thời gian phù hợp.

Bước 6: Đánh giá hiệu quả

Sau khi đã hoàn thành công việc và mục tiêu, bạn cần dành thời gian để phân tích, xem xét tính hiệu quả khi thực hiện theo mẫu quản lý thời gian. Từ đó, bạn cần tìm ra điểm làm tốt, vấn đề chưa làm tốt để cải thiện.

Trên đây là 6 bước đơn giản để lập kế hoạch quản lý thời gian. Quỹ thời gian của mỗi người là như nhau, bạn nên có kế hoạch thời gian riêng cho mình để không bị phí phạm thời gian và học tập, làm việc hiệu quả.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://cloudoffice.com.vn/