Kỹ năng làm việc nhóm luôn được đề cao trong bất cứ môi trường làm việc nào bởi đây là kỹ năng quyết định năng suất và hiệu quả làm việc của đội nhóm. Sự nỗ lực của từng thành viên, kết hợp những ưu điểm và bù đắp cho các khuyết điểm sẽ tạo nên sức mạnh của đội nhóm, góp phần quan trọng để làm việc hiệu quả. Vậy để xây dựng đội nhóm, các cá nhân cần trang bị các kỹ năng làm việc nhóm như thế nào?

Kỹ năng làm việc nhóm đóng góp lớn cho hiệu quả công việc của doanh nghiệp.

1. Quy trình xây dựng và phát triển đội nhóm

Để biết được những kỹ năng làm việc nhóm mà mỗi cá nhân cần trang bị, bạn cần nắm được quy trình hình thành và phát triển của một đội nhóm. Tùy theo nhu cầu, mục đích được đề ra mà các nhóm sẽ hình thành và phát triển theo các hình thức khác nhau.

Tuy nhiên, nhìn chung đội nhóm đều trải qua quá trình cơ bản như sau:

Bước 1: Hình thành đội nhóm

Tạo dựng và hình thành là bước đầu tiên của đội nhóm. Khi các thành viên mới được đưa vào nhóm, phần lớn các cá nhân chưa bộc lộ được nhiều năng lực của bản thân. Đa phần các đội nhóm chưa có sự tiến bộ trong giai đoạn này.

>> Có thể bạn quan tâm: Kỹ năng thuyết trình hiệu quả.

Bước 2: Công phá

Đây là giai đoạn phát triển mạnh mẽ nhất nhưng cũng khó khăn nhất của đội nhóm. Các thành viên bắt đầu bộc lộ năng lực, quan điểm riêng của mình dẫn đến không tránh khỏi tranh cãi, xung đột. Nhưng nếu các thành viên cùng hướng tới mục chung thì sẽ tạo nên sức mạnh phát triển đội nhóm.

Giai đoạn công phá với nhiều năng lực, quan điểm cá nhân được bộc lộ.

Bước 3: Ổn định

Đây là giai đoạn các thành viên trong đội nhóm bắt đầu dung hòa những xung đột, giảm mâu thuẫn, tính hợp tác tăng lên. Các thành viên tập trung nhiều hơn cho công việc và bắt đầu có sự tiến bộ đáng kể.

Bước 4: Hoàn thiện

Hoàn thiện là bước mục tiêu của đội nhóm, các thành viên hiểu và thích nghi với điểm mạnh, điểm yếu của từng người, công việc sẽ được xúc tiến để thực hiện nhanh chóng, hiệu quả hơn.

Giai đoạn hoàn thiện đội nhóm thúc đẩy công việc đạt hiệu quả cao.

2. Những kỹ năng làm việc nhóm không thể thiếu

Vì quy trình xây dựng đội nhóm phần lớn đều trải qua 4 giai đoạn như trên nên dẫn tới tình trạng nhiều nhóm không hoạt động tốt vào giai đoạn đầu, ảnh hưởng đến kết quả làm việc về sau. Vì vậy, ngay từ những bước xây dựng nhóm đầu tiên, các thành viên trong nhóm cần trang bị cho bản thân những kỹ năng quan trọng sau:

Kỹ năng tổ chức hoạt động

Đội nhóm bao gồm nhiều cá thể nên để tổ chức thành một đội ngũ thống nhất, bạn cần biết cách tổ chức các hoạt động, lập các kế hoạch để mang lại hiệu quả tốt nhất. Một gợi ý được nhiều đội nhóm áp dụng tại các doanh nghiệp hiện nay là sử dụng nguyên lý 5W + 1H:

• What: Mục đích của kế hoạch để làm gì?
• Where: Kế hoạch đó xuất phát từ đâu, thực hiện ở đâu?
• When: Khi nào thực hiện kế hoạch?
• Who: Ai sẽ là người thực hiện kế hoạch?
• Why: Tại sao cần phải thực hiện bản kế hoạch này?
• How: Cách thức thực hiện kế hoạch này như thế nào?

Cách thức xây dựng kế hoạch của đội nhóm.

Tuy đây là nguyên tắc khá cơ bản nhưng sẽ giúp đội nhóm của bạn phân tích chi tiết các vấn đề và thông tin cần khai thác để xây dựng được một bản kế hoạch hoàn chỉnh và có cách thức thực hiện phù hợp.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp trong đội nhóm là kỹ năng quan trọng để các thành viên tạo được sự gắn kết, đồng thuận và hỗ trợ lẫn nhau. Giao tiếp ở đây không chỉ đơn thuần là trao đổi, trò chuyện mà cần tổng hợp nhiều kỹ năng liên quan như:

• Lắng nghe: Tiếp nhận thông tin và phân tích, phản hồi bằng thái độ tôn trọng người đưa ra ý kiến.
• Chất vấn: Chất vấn ở đây phải được thực hiện dựa trên mục đích để làm sáng tỏ bản chất vấn đề, loại bỏ các yếu tố cá nhân hoặc “cái tôi” cá nhân. Chất vấn đòi hỏi mức độ tư duy cao đồng thời cần có sự khéo léo.
• Thuyết phục: Trao đổi để đưa ra những ý kiến đúng, bảo vệ những quan điểm chính xác, lập luận và thuyết phục mọi người đồng tình với ý kiến đúng để dẫn dắt đội nhóm đi đúng hướng.
• Hỗ trợ: Các thành viên cần có sự hỗ trợ để đẩy mạnh những mặt ưu điểm, tích cực, lấp đầy những khiếm khuyết của từng cá nhân.

Sự đoàn kết, hỗ trợ giữa các thành viên sẽ giúp đội nhóm nhanh chóng phát triển.

• Chia sẻ: Chia sẻ các kinh nghiệm, kiến thức của bản thân để hỗ trợ các thành viên khác trong đội nhóm nâng cao khả năng, cùng nhau phát triển vì công việc chung.

Trên đây là một số kỹ năng làm việc nhóm mà bạn nên tham khảo. Hiểu bản chất và vận dụng một số lưu ý ở trên, vấn đề làm việc nhóm sẽ hiệu quả hơn, giảm bớt áp lực, bất đồng và nâng cao tinh thần tập thể, nâng cao hiệu quả công việc vì mục tiêu chung.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://cloudoffice.com.vn/