HOTLINE: 1900 1286
Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử là gì? Quy trình tiêu hủy hóa đơn gồm những gì? Hình phạt với các trường hợp vi phạm trong việc hủy hóa đơn?
Quy định về hủy hóa đơn điện tử.
Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư 78/2021/TT-BTC, người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử nếu rơi vào 1 trong 2 trường hợp sau:
- Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót cần phải cấp lại mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua thì người bán hủy hóa đơn điện tử đã lập và tiến hành sửa đổi.
- Người bán lập hóa đơn thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ nhưng sau đó lại phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ thì người bán sẽ thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập.
>> Có thể bạn quan tâm: Cách lập mẫu kế hoạch quản lý tài chính chuyên nghiệp.
Để thực hiện việc hủy hóa đơn theo quy định mới nhất, quý doanh nghiệp có thể thực hiện như sau:
Theo khoản 2, Điều 27, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn đối với doanh nghiệp, tổ chức (không bao gồm hộ, cá nhân kinh doanh);
- Bảng kiểm kê các hóa đơn cần hủy, gồm các thông tin chi tiết, gồm:
Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy: Từ số X đến số Y (nếu số của hóa đơn cần hủy liên tục); Hoặc nêu rõ mẫu số hóa đơn nếu không liên tục.
- Biên bản tiêu hủy hóa đơn.
- Thông báo kết quả hủy có 2 bản: 1 bản bên nộp lưu giữ, 1 bản gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 5 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
Thông báo kết quả hủy phải có các nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy (điền theo mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
* Lưu ý: Hồ sơ tiêu hủy được lưu lại bên nộp (doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh…).
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.
- Người bán phát hiện HĐĐT (đã được cấp mã của cơ quan thuế) có sai sót.
- Người bán cần thông báo với cơ quan thuế theo mẫu quy định và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế. Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA trong Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
- HĐĐT đã được cấp mã có sai sót được hủy bởi cơ quan thuế (lưu trong hệ thống), cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn cũ đã lập trước đó. (Theo khoản 1, điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
- Cơ quan thuế sẽ thông báo về việc tiếp nhận kết quả xử lý hồ sơ trong thời gian 1 ngày làm việc. Những hóa đơn điện tử đã hủy sẽ không còn giá trị sử dụng. Tuy nhiên, chúng vẫn được lưu trữ để phục vụ mục đích tra cứu khi cần thiết.
Khoản 2 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh tiêu hủy hóa đơn như sau:
- Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy;
- Yêu cầu thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế (Bao gồm người đại diện ban lãnh đạo và người đại diện bộ phận kế toán).
- Các thành viên trong Hội đồng nêu trên phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn cũng như chịu trách nhiệm về những sai sót (nếu có).
>> Tham khảo: Tổng hợp các phương pháp lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả.
Nếu hủy hóa đơn quá thời hạn hoặc hủy sai quy định, theo khoản 3 Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì sẽ bị phạt tương ứng với các trường hợp sau:
Kể từ ngày hết hạn hủy hóa đơn, người bán không thực hiện hủy trong vòng 1-5 ngày làm việc (có tình tiết giảm nhẹ) sẽ bị cảnh cáo.
- Các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng được hủy không đúng quy định.
- Không hủy hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; Hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng;
- Các trường hợp hủy hóa đơn quá hạn từ 1-10 ngày trừ những trường hợp có tình tiết giảm nhẹ thuộc diện cảnh cáo.
- Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá hạn 11 ngày làm việc trở lên.
- Không hủy, tiêu hủy hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật
- Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo.
- Không hủy hóa đơn đặt in, chưa phát hành, nhưng chưa còn giá trị sử dụng.
- Tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của luật pháp.
- Hủy hóa đơn không nằm trong các trường hợp phải tiêu hủy.
Trên đây là những thông tin về các trường hợp hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, doanh nghiệp, người kinh doanh cần chú ý về hồ sơ cũng như quy định hủy hóa đơn để tránh gặp sai sót, nhầm lẫn.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
