HOTLINE: 1900 4767
Là một trong những kỹ năng không thể thiếu đối với mỗi cá nhân trong công việc và cuộc sống, kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc sẽ giúp mọi vấn đề được xử lý nhanh chóng và hiệu quả hơn. Chỉ có kế hoạch khoa học thì mọi việc mới được thực hiện đúng tiến độ, nhanh chóng và đạt được mục tiêu. Vậy có những kỹ năng, phương pháp lập kế hoạch nào?
Các phương pháp, kỹ năng lập kế hoạch.
Lập kế hoạch và tổ chức công việc là bước đầu tiên và quan trọng nhất đối với mọi công việc, giúp bạn xác định được mục tiêu và phương hướng. Vậy có những kỹ năng lập kế hoạch nào?
Việc lập kế hoạch theo thời gian (ngày, tuần, tháng, năm) thường được thực hiện vào ngay khi bắt đầu, chuẩn bị thực hiện công việc: Đầu ngày đầu tuần, đầu tháng, đầu năm, thậm chí có thể lập trước đó để chủ động. Điều này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan và kiểm soát thời gian, số lượng công việc.
Lập kế hoạch theo thời kỳ thường được áp dụng đối với dự án có thời hạn. Thông thường, tại thời điểm khởi đầu dự án, bạn sẽ cần lên kế hoạch chi tiết, phân chia thời gian thực hiện dự án theo từng giai đoạn nhỏ.
Sau khi chia nhỏ, bạn hoặc đội nhóm sẽ bắt tay vào thực hiện theo từng giai đoạn. Kết thúc mỗi giai đoạn, bạn sẽ đánh giá hiệu quả thực hiện để đưa ra quyết định có tiếp tục hay không hoặc cần điều chỉnh như thế nào để dự án được thực hiện tốt nhất.
>> Tham khảo: Tầm quan trọng của giao tiếp nơi công sở.
Phương pháp này được hiểu đúng như tên gọi, được dựa trên đánh giá, phân tích và kinh nghiệm của quản lý cấp cao, cấp trung. các nhà quản trị sẽ ước tính và bao quát tình hình thực tế, phân chia dự án thành các mục nhỏ.
Các đầu mục công việc đã được phân chia sẽ được chuyển dần xuống các cấp phía dưới, từ bộ phận quản lý cấp trung, trưởng phòng, trưởng nhóm,... Tiến trình này sẽ được tiếp tục thực hiện cho đến cấp thấp nhất là nhân viên để thực hiện kế hoạch tổng thể.
Trái ngược với phương pháp lập kế hoạch từ trên xuống, phương pháp lập kế hoạch từ dưới lên sẽ được thực hiện từ cấp thấp nhất - thông thường là nhân viên. Người trực tiếp thực hiện công việc sẽ dựa trên những đầu mục cần thực hiện để tự phác thảo ra bản kế hoạch làm việc, sau đó chuyển dần lên các bộ phận phía trên: Trưởng nhóm, trưởng phòng, quản lý bộ phận, quản lý cấp trung, quản lý cấp cao.
Từng bộ phận sẽ đưa ra ý kiến, góp ý và phê duyệt. Nếu kế hoạch được phê duyệt thì sẽ được đưa vào thực hiện.
So với phương pháp lập kế hoạch từ trên xuống, phương pháp này sẽ có tính cụ thể, rõ ràng hơn do người lập kế hoạch là người trực tiếp thực hiện. Tuy nhiên hạn chế sẽ nằm ở khả năng bao quát của phương pháp này sẽ khó nắm bắt hết các vấn đề tổng thể của tổ chức như: tình hình tài chính, tình hình nhân lực, một số yếu tố khách quan khác như tác động của thị trường, đối thủ,...
Vì hai phương pháp nêu trên: lập kế hoạch từ trên xuống và lập kế hoạch từ dưới lên đều có những ưu điểm, hạn chế riêng, bù trừ cho nhau, nên việc kết hợp hai phương pháp sẽ là lựa chọn tối ưu nhất. Kế hoạch phối hợp tức là sẽ có sự kết hợp và thống nhất giữa các bộ phận, từ nhà quản trị tới nhân viên.
Lập kế hoạch phối hợp sẽ phát huy tối đa tiềm năng các bộ phận.
Nghĩa là các bộ phận sẽ cùng làm việc để đưa ra bản kế hoạch hiệu quả nhất, mỗi cấp sẽ thực hiện đúng vai trò của mình. Cấp quản trị sẽ bao quát tình hình và đưa ra yêu cầu tổng thể cho bản kế hoạch. Cấp nhân viên sẽ căn cứ vào tình hình thực tế để đưa ra kế hoạch chi tiết dựa trên những yêu cầu của cấp trên.
>> Tham khảo: Kỹ năng giúp bạn thuyết trình thành công.
Ngoài các phương pháp lập kế hoạch đơn giản và phổ biến nêu trên, bạn có thể tham khảo một số phương pháp sau để áp dụng cho công việc:
SMART là phương pháp xác định mục tiêu không quá xa lạ với các doanh nghiệp hiện nay. Không chỉ được áp dụng để cụ thể hóa mục tiêu, phương pháp này sẽ rất hữu ích đối với việc lập kế hoạch.
SMART đại diện cho 5 tiêu chí cơ bản giúp bạn định hướng rõ ràng và cụ thể cho con đường sắp tới:
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Phương pháp SMART hữu ích đối với việc lập kế hoạch.
Phương pháp lập kế hoạch theo sơ đồ mạng lưới PERT là tên viết tắt của Project (or Program) Evaluation and Review Technique. Phương pháp này giúp bạn quản lý dự án trực quan, theo dõi các nhiệm vụ, lịch trình.
PERT gồm 4 yếu tố chủ chốt:
Phương pháp 5W1H2C5M được coi như “chìa khóa” thành công, được áp dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực bởi tính hiệu quả cao. Cơ chế áp dụng của phương pháp này là trả lời các câu hỏi.
>> Có thể bạn quan tâm: Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử ECN.
Phương pháp 5W1H2C5M được coi như “chìa khóa” thành công.
SWOT là phương pháp phân tích chiến lược kinh doanh nhằm đưa ra những bản kế hoạch tận dụng lợi thế cạnh tranh. SWOT là viết tắt của:
Trong quá trình lập kế hoạch, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:
Trên đây là một số kỹ năng, phương pháp lập kế hoạch hiệu quả. Khi bắt đầu một công việc, dự án mới, bạn cần lên kế hoạch thật cụ thể, chi tiết để việc thực hiện được dễ dàng và khả năng đạt mục tiêu cao nhất.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
