HOTLINE: 1900 1286
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử không thể tránh khỏi những sự cố không mong muốn hay các trường hợp hủy hóa đơn do sai sót. Nhưng không phải kế toán nào cũng nắm rõ quy định pháp luật về vấn đề này. Trong bài viết dưới đây sẽ làm rõ cho các bạn về vấn đề này.
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hủy hóa đơn điện tử là hình thức xóa dữ liệu hóa đơn trên các thiết bị điện tử và sao lưu trực tuyến để không thể tra cứu hóa đơn theo mọi hình thức. Quá trình hủy hóa đơn là làm cho hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng nữa.
Quy định về các trường hợp được phép hủy hóa đơn điện tử?
Theo Khoản 4, Điều 11, Nghị định 119/NĐ-CP quy định nếu hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.
Các tổ chức, doanh nghiệp phải thực hiện hủy hóa đơn điện tử cụ thể trong các trường hợp sau:
Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp phải có mã của Cơ quan Thuế và phải hủy toàn bộ hóa đơn giấy còn tồn. Sau 31/10/2020 các doanh nghiệp còn tồn hóa đơn giấy cũng phải hủy toàn bộ để sử dụng hóa đơn điện tử có mã và không có mã của Cơ quan Thuế.
Theo Khoản 3, Điều 27, Nghị định 51/2010/NĐ-CP, quy định nếu đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không tiếp tục sử dụng hóa đơn đó thì doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy hóa đơn chậm nhất trong 30 ngày kể từ thời điểm không còn sử dụng.
Trong quá trình lập hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế, người bán đã gửi hóa đơn cho người mua nhưng phát hiện có sai sót thì hai bên lập văn bản thỏa thuận rõ sai sót. Sau đó, người bán thông báo tới Cơ quan Thuế về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập và tạo hóa đơn mới thay thế.
Trong trường hợp hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế, nếu phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót chưa được gửi cho người mua thì người bán cũng thông báo hủy hóa đơn điện tử tới Cơ quan Thuế. Đồng thời, người mua lập hóa đơn mới, ký số và gửi Cơ quan Thuế để được cấp mã và thay thế hóa đơn điện tử đã bị hủy.
Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử cần lưu ý.
Theo Điều 29, Thông tư 39/2014/TT-BTC, tổ chức, cá nhân có hóa đơn hết giá trị sử dụng phải hủy hóa đơn trong vòng 30 ngày kể từ ngày thông báo với Cơ quan Thuế. Trong trường hợp Cơ quan Thuế thông hóa hóa đơn không còn giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện cưỡng chế nợ thuế) thì tổ chức, đơn vị, cá nhân phải hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày Cơ quan Thuế thông báo hoặc tìm lại được hóa đơn đã mất.
Quá trình hủy hóa đơn đã lập phải được thực hiện theo quy định pháp luật về kế toán. Khi tiến hành hủy hóa đơn của tổ chức kinh doanh, đơn vị đó phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn và tiến hành lập hồ sơ hủy hóa đơn bao gồm: Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn, Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy, Biên bản hủy hóa đơn và Thông báo kết quả hủy hóa đơn.
Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải được lập thành hai bản, một bản đơn vị lưu và một bản để gửi đến Cơ quan Thuế quản lý doanh nghiệp, tổ chức trong thời gian 5 ngày kể từ ngày hủy hóa đơn. Hộ, cá nhân kinh doanh không cần thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, tuy nhiên vẫn phải lập hồ sơ hủy hóa đơn. Với những hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng trong các vụ án thì không hủy mà xử lý theo quy định của pháp luật.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.
Mọi thắc mắc về các trường hợp hủy hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh có thể gửi công văn lên Cơ quan Thuế hoặc tìm đến các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để được giải đáp chi tiết. Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn tự hào là một trong những đơn vị tiên phong cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice và đã triển khai thành công cho hàng nghìn doanh nghiệp như Coca-Cola, Samsung, KFC, Lazada, Grab, Lotte, Golden Gate,.... Tổng đài 24/7 của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp để lắng nghe và giải đáp mọi vấn đề phát sinh.
Mọi chi tiết về phần mềm E-invoice cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn
