HOTLINE: 1900 4767
Doanh nghiệp bạn chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và đang thắc mắc về cách dùng hóa đơn điện tử sao cho đúng quy định pháp luật? Vậy thì đừng bỏ qua bài viết dưới đây để có hướng dẫn thật chi tiết về cách sử dụng hóa đơn điện tử với các doanh nghiệp đang muốn chuyển sang sử dụng loại hình hóa đơn số này.
Cách sử dụng hóa đơn điện tử.
Trước khi muốn biết cách dùng hóa đơn điện tử sao cho đơn giản, đúng quy định, bạn nên nắm được thời hạn mà các tổ chức, doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử để đảm bảo việc sử dụng HĐĐT được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.
Nắm vững thời hạn bắt buộc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử.
Theo như Thông tư 68/2019/TT-BTC được ban hành mới đây nhất của Bộ Tài chính thì từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ và cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định.
Điều này có nghĩa rằng, để dùng hóa đơn điện tử đúng quy định thì các tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh phải hoàn thành mọi thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử muộn nhất là vào ngày 31/10/2020.
Cách dùng hóa đơn điện tử đúng nhất là các tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh trước khi đăng ký dùng loại hình hóa đơn số này thì cần phải đáp ứng đầy đủ điều kiện với một tổ chức khởi tạo hóa đơn.
Cụ thể, các điều kiện đối với tổ chức khởi tạo hóa đơn (bên bán) đã được quy định tại Khoản 2, Điều 4, Thông tư 32/2011/TT-BTC:
- Là các tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; là các tổ chức kinh tế đã sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Là tổ chức kinh tế có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin và các thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác; có đủ khả năng kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ HĐĐT.
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập và sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
- Đã có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ gồm:
+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
+ Quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố phải đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc phải sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Sau khi đã nắm vững thời hạn chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử cũng như đáp ứng đầy đủ điều kiện đối với tổ chức khởi tạo hóa đơn theo pháp luật thì cách dùng hóa đơn điện tử đúng nhất và đơn giản nhất là các tổ chức, doanh nghiệp phải lựa chọn được nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chuyên nghiệp.
Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chuyên nghiệp.
Bởi thực tế, các nhà cung cấp hóa đơn điện tử càng uy tín, chuyên nghiệp thì càng đảm bảo tính hợp pháp cũng như tính tiện ích và dễ sử dụng của phần mềm HĐĐ.
Thông thường, khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chuyên nghiệp, các đơn vị kinh doanh sẽ dựa vào các tiêu chí sau:
- Các nhà cung cấp hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định về hóa đơn điện tử.
- Sản phẩm cung cấp có đầy đủ các tính năng, nghiệp vụ hóa đơn cần thiết
- Cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử dễ sử dụng
- Cập nhật, áp dụng công nghệ tiên tiến nhất trong bảo mật an toàn hóa đơn
- Có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7
Đáp ứng đầy đủ các tiêu chí trên, ThaisonSoft hiện cũng là nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chuyên nghiệp, được lựa chọn bởi hầu hết các doanh nghiệp FDI lớn tại Việt Nam. Do đó, bạn và doanh nghiệp nếu có nhu cầu cũng có thể tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị này.
Cuối cùng, sau khi đã chuẩn bị hết các yếu tố đã nêu ở trên thì cách dùng hóa đơn điện tử nhanh chóng, đơn giản nhất là bạn phải nộp hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT.
Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Theo quy định, hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử bao gồm các yêu cầu sau:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu số 02, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.
- Hóa đơn mẫu do doanh nghiệp tự chuẩn bị hoặc được lấy từ nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp bạn sử dụng.
Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử, các tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh có thể nộp lên cơ quan thuế trực thuộc theo 2 cách:
- Cách 1: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy và gửi đến cơ quan thuế trực thuộc.
- Cách 2: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử gửi qua cổng thông tin điện tử của Tổng Cục Thuế: https://thuedientu.gdt.gov.vn/.
Theo quy định mới nhất hiện hành, từ 1/11/2020, sau 01 ngày làm việc (tính từ ngày nộp hồ sơ) cơ quan thuế sẽ gửi lại thông báo về việc chấp nhận hay không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử cho đơn vị qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Dựa vào quyết định đó, doanh nghiệp sẽ được bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử hoặc sẽ phải đăng ký phát hành lại với cơ quan Thuế.
Như vậy, bài viết trên đây đã hướng dẫn bạn cách dùng hóa đơn điện tử đúng quy định nhất 2020 cho các doanh nghiệp mới sử dụng.
Mọi thắc mắc liên quan tới cách dùng hóa đơn điện tử hay hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7:
