HOTLINE: 1900 4767
Mẫu excel bảng chấm công và bảng tính lương mà những chứng từ cần thiết của kế toán, đặc biệt vào mỗi cuối tháng, khi sắp đến hạn thanh toán lương cho nhân viên công ty. Theo đó, các bảng chấm công, bảng tính lương mới nhất, được thiết kế đúng quy định pháp luật và càng khoa học thì càng thuận lợi cho kế toán.
Mẫu bảng chấm công, tính lương mới nhất hiện nay.
Bảng chấm công là chứng từ dùng để theo dõi ngày công thực tế mà người lao động đã làm hoặc nghỉ việc, nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội trong tháng. Đây chính là căn cứ để tính lương hàng tháng cho người lao động, đảm bảo tính minh bạch và công bằng.
Kế toán doanh nghiệp được tự tạo bảng chấm công.
Liên quan tới chứng từ này, tại Thông tư số 133/2016/TT-BTC và Thông tư số 200/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã có quy định hướng dẫn chung về các chứng từ kế toán. Cụ thể: “Các chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc), doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng theo biểu mẫu ban hành kèm theo phụ lục số 3 Thông tư này hoặc được tự thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo cung cấp những thông tin theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế.”
Như vậy, mẫu excel bảng chấm công là một trong những chứng từ được áp dụng theo biểu mẫu ban hành kèm theo phụ lục số 3, Thông tư 200/2014/TT-BTC; hoặc kế toán doanh nghiệp có thể tự thiết kế để sử dụng, sao cho phù hợp và thuận tiện nhất với doanh nghiệp của mình.
>> Tham khảo: Bí quyết đăng tin tuyển dụng hiệu quả.
Vì được phép tự tạo, tự thiết kế nên cách lập bảng chấm công của các doanh nghiệp không nhất thiết phải giống nhau. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chuẩn xác, khoa học và dễ sử dụng, các bảng chấm công excel nói chung phải đáp ứng được các tiêu chí nội dung cơ bản.
Thông thường, một bảng chấm công excel của các doanh nghiệp phải bao gồm tối thiểu 13 sheet. Trong đó gồm: 1 sheet danh sách nhân viên và 12 sheet tương ứng với 12 tháng trong năm.
Nội dung của sheet danh sách nhân viên sẽ bao gồm:
- Tên nhân viên;
- Mã nhân viên.
Thực tế, đây là sheet rất quan trọng của bảng chấm công. Mục mã nhân viên là tất yếu nhằm tránh trường hợp công ty có các nhân viên trùng họ tên với nhau. Ngoài ra, kế toán khi tạo cũng có thể thêm một số mục khác, nếu thấy cần thiết, như: ngày sinh, quê quán, số chứng minh thư, ngày bắt đầu vào làm việc, bộ phận làm việc,...
Nội dung của sheet chấm công từng tháng sẽ bao gồm:
- Tiêu đề: bảng chấm công;
- Tháng chấm công;
- Họ tên nhân viên;
- Mã nhân viên;
- Các ngày trong tháng;
- Tổng ngày công;
- Ghi chú;
- Ký hiệu.
Lưu ý rằng:
- Các ngày trong tháng sẽ tương ứng với tổng số ngày trong một tháng. Tối thiểu là 28 ngày, tối đa là 31 ngày.
- Mục ghi chú thường để chú thích những thông tin cần thiết, liên quan tới vấn đề chấm công của nhân viên trong tháng.
- Người lập bảng chấm công nên chú thích rõ các ký hiệu được ghi trong bảng chấm công để tránh nhầm lẫn.
>> Tham khảo: Hướng dẫn xác định nhu cầu tuyển dụng.
Trong phụ lục số 3, ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, ngày 22/12/2014, Bộ Tài chính đã đưa ra mẫu số 01a-LĐTL bảng excel chấm công để các doanh nghiệp tham khảo.
Theo đó, các doanh nghiệp không muốn tự tạo mẫu riêng thì hoàn toàn có thể áp dụng bảng chấm công mẫu này.
Mẫu số 01a-LĐTL bảng chấm công.
Hiện nay, thông thường, các doanh nghiệp sẽ tự tạo bảng chấm công theo tháng với đầy đủ các tiêu thức bản, trình bày khoa học, dễ sử dụng.
Nếu bạn và doanh nghiệp còn phân vân nên tạo mẫu bảng chấm công như thế nào thì có thể tham khảo bảng chấm công tạo trên file excel bên dưới đây.
Mẫu bảng chấm công tự tạo khoa học.
Ngoài ra, tùy vào mục đích sử dụng, kế toán doanh nghiệp cũng có thể tạo tạo riêng bảng chấm công theo giờ hoặc bảng chấm công nghỉ bù. Trong đó:
- Bảng chấm công theo giờ dùng để ghi nhận trong một ngày người lao động làm được bao nhiêu việc, ghi rõ số giờ thực hiện công việc đó theo các ký hiệu tương ứng đã được quy định.
- Bảng chấm công nghỉ bù thường áp dụng cho các trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không tính lương làm thêm. Với cách chấm công này, người lao động nghỉ bù thì chấm “NB” và được trả lương thời gian.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.
Bảng tính lương là chứng từ được doanh nghiệp dùng làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp và các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lương cho người lao động.
Kế toán được tự thiết kế bảng tính lương.
Tương tự như bảng chấm công, bảng tính lương excel thuộc chứng từ kế toán loại hướng dẫn, không bắt buộc. Do đó, kế toán hoàn toàn được phép tự tạo bảng lương excel hoặc áp dụng theo biểu mẫu bảng lương được ban hành kèm theo phụ lục số 3, Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Thông thường, bảng tính lương, thanh toán tiền lương cho người lao động sẽ được lập theo tháng. Sau khi căn cứ vào các chứng từ có liên quan (bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hay xác nhận công việc hoàn thành…), kế toán tiền lương sẽ lập bảng tính lương, trình lên kế toán trưởng kiểm tra, gửi lên Giám đốc để ký duyệt, rồi chuyển qua kế toán lập phiếu chi và phát lương cho nhân viên.
Theo đúng quy định, bảng tính lương hàng tháng sẽ được lưu lại phòng kế toán để dễ dàng kiểm tra, đối chiếu khi cần.
Để lập bảng tính lương excel chính xác, khoa học, kế toán cần phải xác định các tiêu thức cơ bản cần có trong một bảng tính lương. Sau đó sẽ sắp xếp các tiêu thức này theo một trật tự logic.
Thông thường, một bảng tính lương cần có các tiêu thức cơ bản sau:
- Họ tên nhân viên;
- Mã nhân viên (nếu cần);
- Chức vụ nhân viên;
- Ngày công thực tế: là tổng số ngày đi làm thực tế của nhân sự trong tháng;
- Lương cơ bản: là mức lương được đề cập trong hợp đồng giữa người lao động với doanh nghiệp;
- Phụ cấp không đóng bảo hiểm: ăn trưa, điện thoại, xăng xe, hỗ trợ thêm...;
- Phụ cấp tham gia đóng bảo hiểm: phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm…;
- Tổng phụ cấp: là tổng số phụ cấp người lao động nhận được ở mục phụ cấp không đóng bảo hiểm và phụ cấp có tham gia đóng bảo hiểm;
- Tăng ca (nếu có);
- Thưởng (nếu có);
- Tổng thu nhập: là tổng của “Lương cơ bản” + “Tổng phụ cấp”;
- Tổng thu nhập thực tế: là tổng thu nhập những ngày đi làm thực tế, đã bao gồm cả tăng ca và thường, của người lao động;
Ảnh minh họa các tiêu thức trên bảng tính lương.
- Lương đóng bảo hiểm: là tổng “Lương cơ bản” + “Phụ cấp phải đóng bảo hiểm”;
- Bảo hiểm xã hội;
- Bảo hiểm y tế;
- Bảo hiểm thất nghiệp;
- Kinh phí công đoàn, chiếm 20% của lương đóng bảo hiểm;
- Tổng cộng: là tổng các khoản bảo hiểm và kinh phí công đoàn công ty phải đóng cho nhân viên;
- Các khoản trừ vào lương:
Ảnh minh họa các tiêu thức trên bảng tính lương.
- Thực lĩnh: Khoản tiền lương người lao động thực lĩnh sau khi đã cộng tất cả các khoản phụ cấp, thưởng và trừ đi các khoản bảo hiểm, tạm ứng và các khoản phải đóng góp khác;
- Ghi chú: chú thích những thông tin cần thiết, liên quan tới vấn đề tính và thanh toán lương của người lao động trong tháng.
Ảnh minh họa các tiêu thức trên bảng tính lương.
Lưu ý rằng:
- Mức lương cơ bản khi tính lương cho người lao động phải đảm bảo thỏa mãn mức lương tối thiểu vùng được quy định bởi pháp luật hiện hành.
- Vì các khoản phụ cấp sẽ ảnh hưởng tới việc tính thuế TNCN nên các khoản này cần được trình bày chi tiết trong bảng tính lương cho người lao động.
Hiện nay, căn cứ theo quy định pháp luật, kế toán doanh nghiệp có thể áp dụng mẫu số 02 - LĐTL bảng thanh toán tiền lương theo phụ lục số 3, Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Mẫu số 02 LĐTL bảng thanh toán tiền lương.
Hiện nay, để tăng tính phù hợp và dễ dàng khi sử dụng, đa phần các doanh nghiệp doanh nghiệp đều lựa chọn tự tạo bảng thanh toán tiền lương.
Nếu bạn và doanh nghiệp còn phân vân nên tạo mẫu bảng tính lương như thế nào thì có thể tham khảo bảng tính lương tạo trên file excel được rất nhiều đơn vị kinh doanh sử dụng bên dưới đây.
Mẫu bảng tính lương tự tạo.
Như vậy, bài viết trên đây đã hướng dẫn kế toán doanh nghiệp cách tự tạo bảng chấm công excel và bảng tính lương excel đơn giản, khoa học. Đồng thời cập nhật các mẫu excel bảng chấm công và bảng tính lương thông dụng, được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay.
Mọi thắc mắc hoặc muốn được được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, Quý doanh nghiệp xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
